Kurumsal seyahat muhasebe ve e-fatura entegrasyonu: alıcı her zaman kurum

Kurumsal seyahat muhasebe entegrasyonu, portaldan yapılan satışın acentenin muhasebesine hangi belgeyle ve kimin adına girdiğini belirler. Kurumsal.pro'da ayrı bir muhasebe hattı kurulmaz: kurumsal satışlar, acentenin bağlı olduğu Paraşüt, Luca, Logo Netsis, Arkman veya SYS bağlantısından geçer. Fark, belgenin alıcısındadır; alıcı her zaman kurumun kendisidir.

Kurumsal satış muhasebeye nasıl yansır?

Kurumsal portaldan ya da acentenin "Kurum adına çalış" ekranından yapılan satış, acentenin diğer satışlarıyla aynı muhasebe belgesi hattından geçer. Belge, kurumun fatura profilindeki bilgilerle tüzel kişi adına düzenlenir; satış sırasında yazılan satış notu da belgenin fatura notuna taşınır.

Bu yaklaşım acentenin muhasebe ekibine yeni bir program ya da ikinci bir kayıt düzeni getirmez. Kurumsal satış, zaten kullandığınız belge sağlayıcısının hattından kurumun fatura profiliyle geçer; SYS kullanan acentede satış ayrıca kurumun muhasebe koduyla o kurumun carisine yazılır.

Belgenin alıcısı nasıl belirlenir?

Alıcı, kurumun fatura profillerinden belirli bir sırayla seçilir: önce personelin rezervasyon sırasında sepette seçtiği fatura profili, seçim yoksa kurumun varsayılan profili, o da yoksa kök kurumun varsayılan profili kullanılır. Profil unvan, vergi no ve dairesi, adres ve fatura e-postasını taşır.

Fatura profilleri şirket ve şube bazında tanımlanır ve her birinde e-Fatura veya e-Arşiv türü seçilir. Böylece bir holdingin farklı şirketleri kendi unvanlarıyla, bir şirketin şubeleri de kendi adresleriyle fatura alabilir. Profil kavramının kısa tanımı fatura profili maddesindedir.

Hangi muhasebe ve e-belge bağlantıları bulunur?

Platform kodunda beş muhasebe bağlantısı bulunur: Paraşüt, Luca ve Logo Netsis e-Fatura ve e-Arşiv üretir, Arkman cari ve bilet aktarımı yapar, SYS ise satış beslemesidir.

"Logo" bağlantısı yalnız Logo Netsis'i kapsar; Logo Tiger, Logo GO, Mikro, Uyumsoft, Nilvera, İzibiz ve Foriba için hazır bağlantı yoktur. Her bağlantının logosu bu sayfadaki listededir. SYS'in kurumsal satıştaki davranışı ayrıntılı olarak SYS muhasebe entegrasyonu sayfasında anlatılır.

e-Fatura ve e-Arşiv GİB'e nasıl iletilir?

İletim, acentenin bağlı olduğu belge sağlayıcısı üzerinden yapılır; platformun kendisi GİB entegratörü değildir. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge uygulamaları arasında yer alır. Platform belgeyi Paraşüt, Luca veya Logo Netsis gibi bağlı sağlayıcıda oluşturur; mükellefiyet, başvuru ve iletim koşulları sağlayıcı ile GİB kurallarına göre yürür.

Belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağı bağlı belge sağlayıcısında belirlenir. İki belge türünün farkı ve seyahat satışındaki yeri için e-Fatura ve e-Arşiv maddesine ve seyahat satışında e-fatura entegrasyonu yazısına bakabilirsiniz.

Belgeler mükerrer oluşur mu veya kaybolur mu?

Belgeler satır bazında idempotent kaydedilir; aynı satır için ikinci bir belge üretilmez. Oluşması gerekip oluşmamış belgeleri bulan bir eksik belge tarayıcısı çalışır. Belge sağlayıcısında geçici bir hata olduğunda belge en çok 8 kez otomatik olarak yeniden denenir. Bu üç kural, yoğun dönemlerde de muhasebe kaydının eksiksiz ve tekil kalmasına yardım eder.

Sözleşme modeli faturayı nasıl etkiler?

Acentenin kurumla yaptığı sözleşme modeli belgedeki satır yapısını belirler. Şeffaf modelde hizmet bedeli faturada ayrı bir "Hizmet Bedeli" satırı olarak görünür. Gizli marj modelinde hizmet bedeli satır fiyatına katlanır ve faturadaki satırlar tek satırda birleşir. Gizli markup ise iki modelde de belgelerde görünmez. Fiyat katmanlarının tanımı hizmet bedeli maddesindedir.

Kurulumda muhasebe tarafında neler hazırlanır?

Muhasebe tarafının kurulumu üç hazırlıktan oluşur. Önce acentenin kullandığı belge sağlayıcısının (Paraşüt, Luca veya Logo Netsis) ya da Arkman ve SYS hesabının bilgileri platforma tanımlanır. Ardından her kurum için fatura profilleri açılır: unvan, vergi no ve dairesi, adres, fatura e-postası ve belge türü (e-Fatura veya e-Arşiv). Son olarak kurumların muhasebe kodları girilir; bu kod SYS beslemesinde cari kodu olarak kullanılır.

Çok sayıda kurumla çalışan bir acente bu bilgileri tek tek girmek zorunda değildir. Excel veya CSV ile toplu kurum aktarımı şablonu firma adı, vergi dairesi ve no, muhasebe kodu, kişi tipi, muhasebe yetkilisi, fatura unvanı, fatura e-postası ve fatura tipi sütunlarını taşır. Dosya önce yazmadan önizlenir; kurumlar vergi no veya muhasebe koduyla eşleştirilerek oluşturulur ya da güncellenir.

Acente kurum faturalarını nereden izler?

Acente panelindeki kurum faturaları ekranı dönem, kurum, fatura profili ve durum (Kesildi, Bekliyor, Gönderilemedi, İptal faturası) filtreleriyle çalışır. Liste 10.000 satıra kadar Excel'e aktarılır; fatura PDF'i kurumsal sitenin markasıyla ve seçilen dilde indirilir. Kurum satış dökümü ise xlsx, csv veya pdf olarak alınır ve haftalık ya da aylık olarak kurumun muhasebe iletişim adresine zamanlanmış e-postayla gönderilebilir.

Kurum tarafında ise firma yöneticisi ve finans rolü portaldaki faturalar listesinden PDF indirir. Ödeme ve fatura akışının bütünü kurumsal fatura ve ödeme yönetimi sayfasında, acentenin muhasebe programı seçimi seyahat acentesi muhasebe programı entegrasyonu yazısında anlatılır. Kendi muhasebe hattınızla nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz.