Seyahat politikası yönetimi: kurallar aramada, sepette ve gönderimde işler

Seyahat politikası yönetimi, kurumsal müşterinin iş seyahati kurallarını portala bir kez tanımlayıp her aramada, sepette ve gönderimde aynı biçimde uygulamasını sağlar. Kurallar yolcuya göre işler, politika dışı seçim engellenir ya da onaya gider ve her değişiklik sürüm olarak saklanır. Bu katman, DIJI.TECH'in kurumsal seyahat yönetim sistemi içinde onay akışını tetikleyen karar noktasıdır.

Bu sayfa acentelere yöneliktir: politika ekranları, kurumsal müşterinize kendi markanızla açtığınız portalın "Politikalar" bölümündedir. Kuralları kurumun yöneticisi yazar; acente panelindeki kurum detayında politika modu, çakışma kuralı ve etkin politikalar salt okunur görünür.

Seyahat politikası kime uygulanır?

Politika, rezervasyonu yapan kişiye değil seyahat eden yolcuya uygulanır. Bir asistan yöneticisi adına bilet aradığında sonuçlar yöneticinin politikasıyla değerlendirilir. Her politika bir veya birden çok kapsama bağlanır ve o kapsamdaki herkes için geçerli olur.

Kapsam türleri şunlardır:

• Kurum: Kök şirket ve ona bağlı tüm birimler.
• Şube: Kurum ağacındaki belirli bir şirket veya şube.
• Departman: Seçilen departman; istenirse alt birimleriyle birlikte.
• Unvan kademesi: Personel kaydındaki kademe (ör. yönetici, uzman).
• Kişi: Tek tek seçilen personel.

Kurum ağacı ve departmanlar firma yöneticisi panelinde kurulduğu için politika kapsamı ayrıca bir liste tutmayı gerektirmez. Yeni bir personel bir departmana eklendiği anda o departmanın politikası ona da uygulanır.

Birden çok politika aynı kişiye uyarsa hangisi geçerli olur?

Kurum, çakışmalar için iki kuraldan birini seçer ve bu seçim tüm politikalara uygulanır. Böylece bir yolcu hem departman hem kademe politikasına girdiğinde sonuç önceden bellidir; aynı durum her talepte aynı biçimde çözülür.

Seyahat politikasında hangi 13 kural türü var?

Politika motoru 13 kural türü sunar. Her kural bir ürüne veya tüm ürünlere bağlanır ve kendi sonucunu taşır. Limit tutarları TRY, USD, EUR veya GBP olarak girilir. Aşağıdaki tablodaki örnekler kuralların nasıl kullanılabileceğini gösterir; ürün sınırı değildir.

Kategori kuralı farklı ürünlerde farklı anlam taşır: araç ve transferde araç sınıfını, yat, tur, villa ve etkinlikte ürün tipini, kurumsal otobüs biletinde koltuk düzenini sınırlar. Kabin kuralları kurumsal uçak bileti aramasında, şehir bazlı gecelik limit ve yıldız kuralı kurumsal otel rezervasyonunda en çok kullanılan kurallardır.

Bir kural ihlal edilince ne olur?

Her kuralın sonucu ayrı seçilir; aynı politikada bir kural engellerken başka bir kural yalnız onaya gönderebilir. Dört sonuç vardır ve bir seyahatte birden çok kural ihlal edilirse en güçlü sonuç uygulanır: engelleme onaydan, onay bilgilendirmeden güçlüdür.

Kurum genelinde ayrıca bir politika modu seçilir. Uygula modunda kurallar sonuçlarına göre çalışır. Yalnız bilgilendir modu pilot kullanım içindir: hiçbir kural engellemez veya onaya göndermez, ihlaller yalnız gösterilir. Yeni bir kurumu portala alırken bu mod, kuralların gerçek seyahatlerde nasıl sonuç verdiğini görmek için kullanılır.

"En uygun seçenek" nasıl tanımlanır?

"En uygundan en fazla % fark" kuralı ve aramadaki "En uygun" etiketi, kurumun yaptığı en uygun seçenek tanımına göre hesaplanır. Bu tanım olmadan aktarmalı, bagajsız bir uçuşla aktarmasız bir uçuşun fiyatı haksız biçimde karşılaştırılırdı.

Uçak için tanım dört ayardan oluşur:

• Kalkış aralığı: Aynı gün ±2 saat, ±4 saat veya aynı gün.
• En çok aktarma: Aktarmasız veya bir aktarmalı.
• Kabin: Aynı kabin veya kabin fark etmez.
• Bagaj: Bagaj dahil veya bagajsız karşılaştırma.

Varsayılan tanım aynı gün ±2 saat, aktarmasız, aynı kabin ve bagaj dahildir. Aynı tanım raporlamada da kullanılır: kurumsal seyahat raporlama bölümündeki tasarruf raporu, seçilen seçenekle en uygun seçenek arasındaki farkı "kaçırılan tasarruf" olarak gösterir.

Politika dışı seçimde gerekçe nasıl alınır?

Kurum, politika dışı seçimde yolcudan açıklama isteyip istemeyeceğini ve bu açıklamanın biçimini belirler. Gerekçe, onay detayında ihlallerin yanında görünür; onaycı talebi bu açıklamayla birlikte değerlendirir.

• Gerekçe modu: Zorunlu, isteğe bağlı veya istenmez.
• Biçim: Hazır neden listesi ve açıklama, yalnız serbest metin ya da yalnız hazır neden.
• Hazır nedenler: Varsayılan listede "Toplantı mekânına yakınlık", "Limit içinde müsait seçenek yoktu", "Müşteri talebi", "Uygun saat yoktu" ve "Diğer" bulunur; kurum listeyi düzenler.

Gerekçe zorunluysa ve sepet politika dışıysa portal gerekçe yazılmadan gönderimi kabul etmez. Yalnız bilgilendir modunda bu zorunluluk kalkar.

Politika arama sonuçlarında ve sepette nasıl görünür?

Politika, yolcu daha seçim yapmadan çalışır. Arama sonuçlarında her satırda o yolcuya uygulanan karar görünür: "Politika içi", "Politika dışı" ve nedeni ya da "Engellendi". Yolcu politika filtresiyle yalnız politika içi seçenekleri listeleyebilir.

Kararın uygulandığı noktalar şunlardır:

• Arama: Uçak, otel ve diğer ürünlerde satır bazında karar; otel detayında oda bazında karar.
• Ana sayfa: Personel "Size uygulanan politika" kartında kendi kurallarını görür.
• Sepet: Her değişiklikte ön değerlendirme yapılır; politika dışı kalem için gerekçe alanı açılır.
• Gönderim: Değerlendirme kalıcı olarak kaydedilir ve bütçe kontrolü yapılır. Politika dışı kalem veya bütçe aşımı varsa portal "Onaya gönder", yoksa "Satın al" yolunu kendisi seçer.

Acente personelinin kurum adına satış ekranından yaptığı satışlarda da politika değerlendirilir. Bu satışlar onaya gitmez; ihlal kayda geçer ve politika uyum raporunda ayrı kanal olarak görünür.

Politika değişiklikleri nasıl izlenir?

Politika her kaydedildiğinde yeni bir sürüm oluşur. Sürüm geçmişi, politika kurallarının zaman içinde nasıl değiştiğini ve her sürümle kaç talebin değerlendirildiğini gösterir; bu da iç denetimde "o tarihte kural neydi?" sorusunu cevaplar.

• Sürüm geçmişi: Tarih, değiştiren kişi, değişiklik notu ve sürümle değerlendirilen talep sayısı.
• Karşılaştırma: İki sürüm yan yana açılır, değişen kurallar görünür.
• Geri dönme: Eski bir sürüm yeniden yayımlanabilir.
• Açık talepler: Onayda bekleyen talepler oluşturuldukları sürümle değerlendirilmeye devam eder.

Politika sürümlerinde yayımlayan kişi ve tarih denetim izi olarak tutulur. Suiistimali önlemeye yönelik süreç önerileri için personel seyahatlerinde suiistimalleri önleme yazısına bakabilirsiniz.

Yeni bir kurum hangi politikayla başlar?

Acente yeni kurumu kurum sihirbazıyla açtığında kuruma otomatik olarak "Varsayılan Politika" tanımlanır. Bu politika tüm kurumu alt birimleriyle kapsar ve tek kural içerir: vize için kişi başı tutar limiti. Limit aşılırsa talep engellenmez, onaya gider. Excel veya CSV ile toplu aktarılan kurumlarda bu politika oluşmaz; politikayı kurum yöneticisi portalda kendisi tanımlar.

Politika metnini kurum içinde yazmak için madde madde bir şablon arıyorsanız kurumsal seyahat politikası oluşturma rehberi şablon maddelerini bu 13 kural türüyle eşleştirir.

Politika motorunda neler yok?

Politika motorunda tercihli havayolu kuralı, politika silme veya arşivleme, tur, villa ve yat detayında politika rozeti ve ihlal için e-posta uyarısı yoktur.

• Tercihli havayolu kuralı yoktur; yalnız yasaklı havayolu kuralı vardır.
• Politika silme veya arşivleme yoktur; politikalar sürümlenerek güncellenir.
• Tur, villa ve yat detay sayfalarında politika rozeti gösterilmez; değerlendirme sepette ve gönderimde yapılır.
• Politika ihlali için e-posta veya SMS uyarısı gönderilmez; "uyarı", arama ve sepetteki rozet anlamındadır. İhlaller pano ve politika uyum raporunda izlenir.

Politika, onay ve bütçe birlikte nasıl çalışır?

Politika hangi seyahatin onaya gideceğini belirler; onay akışı kimin, hangi sırayla ve ne kadar sürede karar vereceğini belirler; bütçe ise dönemlik harcama tavanını korur. Üçü aynı gönderimde birlikte değerlendirilir.

Onay kademeleri, tutar bandı ve e-postadan onay için seyahat onay sistemi, departman ve şube bazında dönemlik tavanlar için seyahat bütçesi yönetimi sayfalarına geçebilirsiniz. Politika motorunu kendi kurumsal müşterilerinizin kurallarıyla görmek için demo talep edin.