Firma yöneticisi paneli: kurumsal organizasyon ve personel yönetimi

Kurumsal bir müşteriye seyahat portalı vermek, o şirketin yapısını sisteme doğru taşımakla başlar: kim kimin adına rezervasyon yapar, kim onaylar, kim faturayı görür, hangi şube hangi fatura bilgisiyle çalışır. Kurumsal.pro'da bu sorulara acentenin değil, kurumun kendi yöneticisi cevap verir. DIJI.TECH altyapılı portalın Kurum yönetimi bölümü, firma yöneticisine rolleri, organizasyon ağacını ve personeli kendi başına yönetme imkânı verir; acente ise bu tanımları kendi panelindeki kurum detayından izler.

Firma yöneticisi paneli nedir ve kimin içindir?

Firma yöneticisi paneli, kurumsal portalın yönetim yetkisi olan kullanıcılara açılan bölümüdür. Organizasyon, personel, roller, fatura profilleri, güvenlik, seyahat politikaları, onay akışları ve bütçeler bu bölümde tanımlanır. Menü kişinin rolüne göre çizildiği için yönetim ekranlarını yalnız yetkili kullanıcılar görür.

Paneli çoğunlukla kurumun seyahat sorumlusu, insan kaynakları veya finans ekibinden atanan kurum yöneticisi kullanır. Acente yeni bir kurum açtığında ilk kurum yöneticisine davet gider; bu kişi portala girdikten sonra organizasyonu kurar ve diğer personeli ekler. Acentenin kurum açma sihirbazı kurumsal seyahat acentesi yazılımı sayfasında anlatılır.

Rol ve yetki modeli nasıl çalışır?

Portalda her rol iki sorunun cevabıdır: kişi ne yapabilir ve bunu kimin verisinde yapabilir. "Ne yapabilir" dokuz eylemden, "kimin verisinde" yedi veri kapsamından seçilir. Örneğin bir onaycı rolü onay görüntüleme ve onaylama eylemlerini departman kapsamında taşır; aynı eylemler şirket kapsamında verildiğinde rol tüm şirketin taleplerini görür.

Veri kapsamları dardan genişe şöyledir: Kendisi, Belirli kişiler, Departmanı, Şubesi, Şirketi, Şirketi ve alt şubeleri, Tüm kurum.

Bir kişiye birden çok rol verilebilir. Bu durumda kişinin tüm eylemleri rollerindeki en geniş kapsamla çalışır; sistem her eylem için ayrı kapsam tutmaz. Bu yüzden geniş kapsamlı bir rapor rolü ile dar kapsamlı bir rezervasyon rolünü aynı kişide birleştirmeden önce sonucun istenen yetki olduğundan emin olunmalıdır.

Hazır roller nelerdir?

Her firmaya kurulumda yedi hazır rol otomatik tanımlanır. Hazır roller kurumsal seyahatte en sık görülen görev dağılımını karşılar; silinemez ve yeniden adlandırılamaz. Aşağıdaki tablo her rolün varsayılan eylemlerini, kapsamını ve iki adımlı doğrulama (2FA) zorunluluğunu gösterir.

Şube yöneticisi rolü yönetim ve finans eylemlerini içermez; şubenin organizasyonunu veya cüzdanını yönetecek kişiye bu eylemleri içeren ayrı bir rol verilir.

Özel rol nasıl oluşturulur ve silinir?

Özel rol, hazır rollerden biri şablon alınarak ya da boş bir rolden başlanarak oluşturulur. Yönetici eylemleri ve kapsamı değiştirir, "Belirli kişiler" kapsamında kişileri tek tek seçer ve rolü kaydeder. Örneğin "Şube finans sorumlusu" gibi bir rol, Finans şablonundan alınıp kapsamı şubeye daraltılarak tanımlanabilir.

Onaylama eylemi taşıyan bir rolde "Kendisi" kapsamı bulunamaz; bu birleşim "Kendi kendine onay yok" uyarısıyla reddedilir. Rolden "Kendisi" kapsamı çıkarılır ya da onay yetkisi kaldırılır. Özel rol silindiğinde rol, onu taşıyan tüm kişilerden de kaldırılır. Kalan rollerin etkisi personel ekranından kontrol edilebilir.

Kurum ağacı ve departmanlar nasıl kurulur?

Kurum ağacı holding, şirket ve şube düzeylerinden oluşur ve her düğümde vergi kimlik numarası tutulur. Departman ağacı ise bunun içinde, departman yöneticisi ve personel sayısıyla birlikte tanımlanır; yöneticisi atanmamış departmanlar için uyarı gösterilir. Bu iki ağaç, rollerdeki "Departmanı" ve "Şubesi" kapsamlarının temelidir.

Yönetici departman ekler, başka bir üst departmana taşır, pasifleştirir ve yeniden etkinleştirir; taşıma sırasında döngü oluşturan yerleşim engellenir. Bir departman pasifleştirilirken personeli seçilen hedef departmana taşınır, böylece kimse departmansız kalmaz. Şirket ve şube eklenir ve düzenlenir. Şirket veya şube silme ya da pasifleştirme ve departman silme portalda yoktur; yapı değiştiğinde birimler yeniden düzenlenir.

Holding ve çok şirketli yapılarda ne değişir?

Çok şirketli yapılarda kurum ağacı tek bir kök altında birden fazla şirketi ve şubeyi taşır. Şubeler üst şirketin THY kurumsal kodunu miras alır, fatura profilleri şirket veya şube bazında ayrılır ve seyahat politikalarında çakışma için "en özel politika geçerli" ya da "en sıkı kural geçerli" kuralı seçilir.

Finans hazır rolünün "Şirketi ve alt şubeleri" kapsamı, bir şirketin finans ekibinin kendi şubelerini görmesine uygundur. Raporlar da şirket ve şube kırılımıyla alınır. Holdinglerin seyahat yönetimine geçişi holdingler için online seyahat rezervasyon sistemi yazısında ayrıntılı ele alınır.

Fatura profilleri ve unvan kademesi ne işe yarar?

Fatura profili, rezervasyonun hangi tüzel kişi bilgisiyle faturalanacağını belirler. Profiller şirket veya şube bazında tanımlanır; her profilde e-Fatura veya e-Arşiv türü ve fatura e-postası bulunur, biri varsayılan seçilir, kullanılmayan profil pasife alınır. Personel kaydına varsayılan fatura profili atanır ve rezervasyonda gerekirse başka profil seçilir.

Unvan kademesi personel kaydında tutulur ve seyahat politikasının kapsamı olarak kullanılır. Böylece aynı departmandaki farklı kademelere farklı kabin veya gecelik otel limiti uygulanabilir. Fatura profili kavramı fatura profili maddesinde, faturalama düzeni kurumsal fatura ve ödeme sayfasında anlatılır.

Personel portala nasıl eklenir?

Personel iki yolla eklenir: tek tek davetle veya Excel şablonuyla toplu olarak. Davette ad, soyad, iş e-postası, departman, yönetici ve roller girilir; e-posta adresi kurumun izinli alan adı listesine uymalıdır. Portala hiç girmeyecek kişiler için "hesap açmadan yalnız yolcu profili oluştur" seçeneği vardır.

Toplu yükleme şu sırayla ilerler:

1. Yönetici Excel (.xlsx) personel şablonunu indirir ve doldurur.
2. Dosyayı yükler; tek dosyada en çok 5.000 satır kabul edilir.
3. Sistem doğrulama raporu üretir: yeni, güncellenecek ve hatalı satırlar ile oluşacak yeni departmanlar listelenir; hatalı satırlar CSV olarak indirilir.
4. Yönetici raporu onaylar ve kayıtlar yazılır.

Davet bağlantısı varsayılan olarak 7 gün geçerlidir; davetli kişi KVKK onay kutusunu işaretleyip şifresini belirleyerek hesabını açar. Portalda kendi kendine kayıt yoktur. İK yazılımı entegrasyonu, SCIM ile dizin eşitleme ve tek oturum açma (SSO) hazır özellik değildir; personel verisinin İK sistemlerinden nasıl taşınabileceği İK yazılımları ile entegre seyahat modülü yazısında bilgi amaçlı ele alınır.

Personel kaydında hangi bilgiler ve hesap işlemleri bulunur?

Personel kaydı ad, soyad, Kimlik No, e-posta, telefon, doğum tarihi, şirket veya şube, departman, unvan, yönetici, unvan kademesi, varsayılan fatura profili ve rollerden oluşur. Kimlik No yönetici ekranında maskeli ve salt okunurdur. Personel listesi ad aramasıyla ve departman, rol, hesap durumu filtreleriyle daraltılır.

Hesap durumları Aktif, Davet bekliyor, Hesabı yok ve Kapalı olarak izlenir. Yönetici personel detayından şu işlemleri yapar:

• hesap kilidini açma,
• daveti yeniden gönderme,
• iki adımlı doğrulamayı sıfırlama,
• hesabı kapatma ve gerektiğinde yeniden açma.

Hesap kapatma işlem anında uygulanır, ileri bir tarihe planlanmaz. Pasaport, belge ve sadakat kartı bilgilerini personel kendi profilinde tutar; bu sekmeler yönetici ekranında görünmez.

Ana sayfa panosu yöneticiye neyi gösterir?

Kurum yöneticisi, Finans ve Rapor izleyici rollerinde ana sayfa bir yönetim panosu olarak açılır. Panoda harcama, politika uyum yüzdesi, bekleyen onay sayısı ve ortalama onay süresi, cüzdan bakiyesi gibi göstergeler, bütçe kullanım çubukları, son politika ihlalleri ve cüzdan bakiyesi eşiğin altına indiğinde uyarı yer alır.

Onaycı rolündeki kişiler ana sayfada bekleyen onaylarını görür. Göstergelerin ayrıntısı on bir rapor ve özet ekranında incelenir; raporların listesi kurumsal seyahat raporlama sayfasındadır.

Kurum güvenlik ayarları nelerdir?

Firma yöneticisi, güvenlik ekranından hazır roller için iki adımlı doğrulama zorunluluğunu ve kurum genelinde geçerli olan oturum boşta kalma süresini belirler. Varsayılan olarak Kurum yöneticisi, Finans ve Onaycı rollerinde 2FA zorunludur; Kurum yöneticisi için kapatılamaz. Boşta kalma süresi 15, 30 veya 60 dakika seçilir.

Özel rollerde 2FA zorunluluğu rolün kendi ayarına bağlıdır. İki adımlı doğrulama, kimlik doğrulayıcı uygulamadan alınan 6 haneli kodla yapılır; personel ayrıca geçiş anahtarı (passkey) ile şifresiz giriş kullanabilir. Varsayılan ayarda art arda 5 hatalı denemede hesap 15 dakika kilitlenir. Ayrıntılar güvenlik sayfasında ve iki adımlı doğrulama maddesinde yer alır.

Politika, onay, bütçe ve ödeme ayarları nereden yönetilir?

Seyahat politikaları, onay akışları ve bütçeler de aynı Kurum yönetimi bölümünden, yönetim düzenleme yetkisi olan kullanıcılar tarafından tanımlanır. Organizasyon ve personel tanımları bu kuralların zeminidir: politika kapsamları, onay kademeleri ve bütçe birimleri bu sayfada anlatılan ağaç, kademe ve rol yapısını kullanır.

• Seyahat politikaları: kurum, şube, departman, unvan kademesi veya kişi kapsamında 13 kural türü; ayrıntı seyahat politikası yönetimi.
• Onay akışları: sıralı veya paralel kademeler, vekil atama, tutar bandı; ayrıntı seyahat onay sistemi.
• Bütçeler: departman, şirket veya şube için dönemlik tavan; ayrıntı seyahat bütçesi yönetimi.
• Kartla ödeme: acente ve platform izin verdiği ölçüde portalda kartla ödemeyi açıp kapatma.

Firma yöneticisi paneli acenteye ne kazandırır?

Firma yöneticisi paneli, kurumsal müşterinin günlük yönetim işlerini kurumun kendi ekibine bırakır. Yeni çalışan, departman değişikliği, rol ataması ve politika güncellemesi kurum tarafında yapılır. Acente kurum ağacını ve personeli panelindeki kurum detayında görür, politika, onay akışı ve bütçe tanımlarını salt okunur özet olarak izler; böylece acenta ekibi zamanını satışa ve operasyona ayırır.

Bu yapı, DIJI.TECH'in kurumsal seyahat yönetim sistemi altyapısıyla acentenin kendi markasında sunulur. Portalın personel tarafı kurumsal rezervasyon portalı sayfasında anlatılır. Ekranları örnek bir kurum üzerinde görmek için demo talep edebilirsiniz.