İş seyahatinde araç kiralama: kurumsal portalda politikaya uygun araç ve güvence

İş seyahatinde araç kiralama, personelin bir seyahat süresince kullandığı günlük kiralık aracın kurumun politika, onay ve fatura kurallarıyla birlikte ayrılmasıdır. Kurumsal.pro'da bu, acentenizin kendi markasıyla kurumsal müşterilerine açtığı portalın araç kiralama modülüdür. Personel aracı ve güvence paketini kendisi seçer, kurallar her adımda çalışır, operasyon acentenizde kalır.

Araç kiralamada fiyatı yalnız araç değil, seçilen güvence ve ofis belirler. DIJI.TECH'in kurumsal seyahat yönetim sistemi bu yüzden güvence paketlerini aracın yanında karşılaştırır ve araç sınıfını kurumun politikasına bağlar; aşağıdaki bölümler bu akışı adım adım açar.

İş seyahatinde araç kiralama ile kurumsal filo kiralama farkı nedir?

Kurumsal filo kiralaması, şirketin aylar boyunca kullandığı araçlar için yapılan uzun dönem sözleşmedir. İş seyahatinde araç kiralama ise belirli bir seyahat için birkaç günlük kiralamadır ve uçuş, otel gibi diğer seyahat kalemleriyle birlikte planlanır. Kurumsal.pro portalı bu ikinci ihtiyacı karşılar.

Ayrım önemlidir, çünkü Türkçede "kurumsal araç kiralama" araması çoğunlukla aylık ve uzun dönem kiralama niyeti taşır. Portalda uzun dönem kiralama, filo sözleşmesi veya aylık araç tahsisi yönetilmez. Günlük kiralama ise uçuşla aynı sepette, aynı politika ve onay kurallarıyla ilerler; bu da sahada çalışan ekipler ve şehir dışı toplantılar için tek akış sağlar.

Personel araç aramasında neleri seçer?

Personel alış ofisini, iade ofisini (farklı ofis seçilebilir), alış ve iade tarih-saatini ve sürücü yaşını girer. Sonuçlar tedarikçilerden geldikçe listelenir ve araç sınıfı, vites tipi ve yakıt tipine göre süzülür. Aynı aracın diğer ofislerdeki teklifleri de gösterilir. Arama sonucunda her teklifte araç sınıfı, vites, yakıt tipi ve fiyat birlikte görünür.

Her sonuçta personele uygulanan politika kararı görünür. Portal tedarikçi adını ve net fiyatı göstermez; personel yalnız kendisine satılan fiyatı görür.

Sigorta ve güvence paketleri nasıl seçilir ve karşılaştırılır?

Personel aracı seçtiğinde tedarikçinin sunduğu sigorta ve güvence paketleri listelenir. Her paketin fiyatı kiralama süresine göre hesaplanır; günlük fiyatlı paketlerde gün sayısıyla çarpılır, toplam fiyatlı paketlerde tek tutar gösterilir. Teminatlar, paketleri yan yana koyan bir karşılaştırma tablosunda satır satır yer alır.

Karşılaştırma tablosu şöyle okunur:

Tedarikçi teminat için açıklama gönderdiyse bu açıklama başlıkta ve hücrede ayrıca görünür. Personel bir paket seçer ya da paketsiz devam eder; seçilen paket araçla aynı sepet satırına, fiyatıyla eklenir ve politika ön değerlendirmesine girer.

Ek hizmet listesi sunan tedarikçilerde ve acentenizin kendi filosunda paketlerin yanında ek hizmetler de gelir; hizmetler adet seçimiyle eklenir ve kiralama süresine göre fiyatlanır. Böylece onaycı, aracın fiyatını seçilen güvence paketi ve varsa ek hizmetlerle birlikte görür; "araç ucuz ama güvencesiz" gibi bir durumu talep üzerinde fark eder.

Araç kiralamada seyahat politikası nasıl uygulanır?

Araç kuralları kurum yöneticisi tarafından portalın politika ekranında tanımlanır ve aracı kullanacak yolcuya uygulanır. Kiralamaya özgü iki kural vardır: günlük birim fiyat limiti ve izinli araç sınıfı. Karar arama sonucunda, sepette ve gönderimde yeniden hesaplanır; sonucu engelleme, onaya gönderme veya yalnız bilgilendirme olur.

Tutar tavanları, satın alma öncesi en az gün, riskli ülke ve her talepte onay gibi genel kurallar araçta da çalışır; hepsi seyahat politikası yönetimi sayfasında anlatılır. Politika gerekçeyi zorunlu tutuyorsa, politika dışı kiralama gerekçe yazılmadan gönderilemez.

Kategori kuralı sahada en çok sorulan kuraldır, çünkü personel çoğu zaman "bir üst sınıf" araca yönelir. Kurum, örneğin yalnız ekonomi ve orta sınıfı izinli tanımlarsa, üst sınıf bir teklif sonuç listesinde "Politika dışı" rozeti ve nedeniyle görünür; kural sonucu engelleme ise "Engellendi" yazar. Personel politika filtresiyle yalnız izinli sınıfları da listeleyebilir. Politika dışı aracı sepete eklerse aynı karar sepet satırında ön değerlendirmeyle yeniden görünür ve gerekçe alanı açılır. Onaycı talepte aracın sınıfını, ihlal nedenini ve personelin yazdığı gerekçeyi birlikte okur; böylece "neden bu araç?" sorusu talep üzerinde cevaplanmış olur.

Adrese teslim ve farklı ofise iade nasıl çalışır?

Farklı ofise iade, aramada alış ve iade ofisinin ayrı seçilmesiyle yapılır; koşulları tedarikçinin teklifine bağlıdır ve personel teklifin fiyatını seçmeden önce görür. Adrese teslim ve adresten iade ise yalnız bu hizmeti ek hizmet listesinde sunan tedarikçilerde ve acentenin kendi filosunda seçilebilir. Hizmet seçildiğinde adres zorunlu alan olur.

Bu hizmetin olmadığı tekliflerde araç seçilen ofisten alınır ve ofise iade edilir. Havalimanından şehre ulaşım için aracın yerine transfer daha uygunsa personel aynı sepete kurumsal transfer de ekleyebilir.

Araç kiralama onay ve sepet akışına nasıl girer?

Kiralama tek başına onaya gitmez; sepetteki uçuş ve otelle birlikte tek talep olur. Araç teklifleri onay sırasında değişebileceği için akışın araç satırında ayrı bir yüzde tolerans bulunur (varsayılan yüzde 5, 0 ile 50 arası ayarlanır). Son onay, kurum cüzdanıyla satın almayı başlatır ve fiyatı tedarikçiden yeniden ister; fark bu sınırın üstündeyse talep onaycıya geri döner.

• Gerekçe ve not: Politika dışı kalem için gerekçe; onaycıya ayrıca not yazılabilir.
• Başkası adına: Rezervasyon yapan veya yönetici, kapsamındaki personel adına kiralama yapabilir.
• Bütçe: Gönderimde bütçe kontrolü yapılır; onaya giden tutar bütçeden taahhüt olarak düşer.
• Onaycı alternatifi: Akışta açıksa onaycı, kalem bazında başka bir seçenekle onay verebilir.

Onaya gönderim sırasında tedarikçide ön rezervasyon yapılmaz; bu yüzden onay süresince araç ve fiyat garanti edilmez, tolerans kuralı bu farkı yönetmek içindir. Onay kademeleri için seyahat onay sistemi sayfasına bakabilirsiniz.

Ödeme, fatura ve belgeler nasıl oluşur?

Onay gerektirmeyen kiralamada ödeme kurum cüzdanıyla yapılır; acenteniz kart yolunu açtıysa personel 3D Secure ile tek çekim kartı da seçebilir ve kart bilgisi saklanmaz. Fatura, sepette seçilen kurum fatura profiline tüzel kişi adına düzenlenir. Kesinleşen araç satırı seyahat dosyasında durumu ve fiyat dökümüyle görünür; araç voucher'ı, seyahat planı ve fatura PDF olarak buradan indirilir ve belgeler acentenizin markasını taşır.

İptal veya değişiklik gerektiğinde personel seyahat dosyasından talep açar; saklı iptal koşullarına göre ceza ve iade önizlemesini görür. Talep acentenin operasyon masasına düşer ve gerçek işlemi acente yapar. Kurumsal satışın muhasebe tarafında araç kiralama, SYS beslemesine giren ürünler arasındadır.

Araç kiralama hangi kurumlarda portala açılır?

Araç kiralama, kurumun portalında görünen ürünlerden biridir ve acenteniz bunu kurum bazında yönetir. Portalda açılan modüller, kurumsal sitenizde etkin modüllerle kurumun görünür ürünlerinin kesişimidir. Acente, kurum detayındaki ayarlar sekmesinden araç kiralamayı o kurum için açık ya da kapalı tutar. Kapalı olduğu kurumda personel araç aramasını hiç görmez.

Bu esneklik, aynı acentenin farklı kurumsal müşterilerine farklı ürün setleri sunmasını sağlar. Sahada çalışan ekibi olan bir kuruma araç kiralama ve transfer birlikte açılırken, yalnız uçuş ve otel kullanan bir kurumda araç modülü kapalı kalabilir. Kurumun yöneticisi ise açık ürünlerde politika, bütçe ve onay kurallarını kendisi tanımlar.

Kurumun bütçesi ürün seçimli kurulabilir: araç kiralamayı da kapsayan bir departman bütçesinde, onaya giden kiralama tutarı taahhüt olarak düşer, satın almada gerçekleşene döner, iptal veya iadede bütçeye geri döner. Ayrıntılar seyahat bütçesi yönetimi sayfasındadır.

Raporlarda araç kiralama nasıl görünür?

Kiralama harcaması, kurumun portal raporlarında uçuş ve otelden ayrı bir ürün satırı olarak izlenir ve birim, departman ya da kişi bazında okunabilir. Kurum, araç harcamasını politika uyumu, tasarruf ve bütçe raporlarında da ayrıca görür. Karbon raporunda araç için tahmini kilometre ve araç sınıfı katsayısıyla hesaplanan değer gösterilir; ekranda rakamların tahmin olduğu yazar.

Rapor ayrıntıları ve dışa aktarma seçenekleri kurumsal seyahat raporlama sayfasındadır. Araç ve transfer süreçlerinin şirket tarafındaki planlaması ise şirket araç kiralama ve transfer süreçleri yazısında anlatılır.

Hangi araç kiralama tedarikçileri bağlanır?

Araç aramasına kiracınızda açık olan kiralama tedarikçileri ve acentenizin kendi filosu birlikte gelir; portal için ayrı bir bağlantı gerekmez. Kodda Yolcu360, Avis, YesCar ve Booking Agora kayıtlıdır. Acentenizin kendi araç filosu da aynı aramada yer alır ve kendi güvence paketleri ile ek hizmet kataloğuyla gelir.

Hangi tedarikçinin kiracınızda açık olduğu kurulumda belirlenir; personel sonuçlarda tedarikçi adını görmez. Tedarikçi listesinin tamamı entegrasyonlar sayfasındadır.

Acenteniz araç kiralamadan nasıl kazanır?

Kârınızı kurum bazında siz belirlersiniz. Kurum fiyat formunda araç kiralama için yurt içi ve yurt dışı ayrı Hizmet Bedeli, gizli markup ve komisyon tanımlanır. Detaylı kural motorunda hizmet bedeli gün veya rezervasyon başına, sabit ya da yüzde olarak çalışabilir; kurum kuralları alt şirket ve şubelere miras geçer.

Telefonla gelen talepler için acenta personeliniz panelden "Kurum adına çalış" ile aynı kurum fiyatıyla araç kiralar ve araç seçeneklerini içeren teklif PDF'i hazırlar. Kiralamanın net maliyeti ve sizin payınız kurumun ekranına taşınmaz; kurum kiralamayı yalnız satış fiyatıyla görür.

Güvence paketi karşılaştırmasını ve araç politikasını kendi kurumsal müşteri senaryonuzda görmek için demo talep edebilirsiniz. Araç modülü mevcut kurulumunuza ek modül olarak 1 iş gününde açılır.