İş seyahatinde araç kiralama ve transfer yönetimi: kapıdan kapıya planlama

İş seyahatinde araç kiralama ve transfer yönetimi, havalimanı, otel ve toplantı yeri arasındaki ulaşımın uçuş ve otelle birlikte planlanması ve aynı şirket kurallarıyla satın alınmasıdır. Ulaşımın bu "son kilometresi" planlanmadığında yolcu havalimanında araç arar, şirket ise sonradan gelen ve politikayla bağı olmayan harcamalarla karşılaşır. Bu yazı, eski "kapıdan kapıya konfor" yazımızı güncel ve doğrulanmış ürün bilgisiyle yeniden ele alır.

İş seyahatinde ulaşımın son kilometresi neden planlanmalı?

Uçak bileti ve otel genellikle önceden ve kurallı alınır, ama aradaki ulaşım çoğu zaman son ana bırakılır. Bu da iş seyahatinin en kontrolsüz harcamasını yaratır: yolcu varışta ne bulursa onu kullanır, fiyatı karşılaştıramaz ve belgeyi sonradan toplamaya çalışır.

Eski yazımızın temel fikri bugün de doğru: havalimanına indiğinde aracı hazır olan veya transferi ayarlanmış bir yolcu, seyahatin ilk saatlerini toplantıya hazırlanarak geçirir. Bunun için ulaşımın uçuşla aynı anda planlanması gerekir. Kurumsal portalda bu, uçuşu ve oteli eklediğiniz seyahat sepetine transferi veya kiralık aracı da eklemek anlamına gelir; ayrı sitelerde ayrı ödeme yapmaya gerek kalmaz.

Transfer mi, araç kiralama mı?

Doğru seçim yolcunun güzergâhına ve süresine bağlıdır. Kısa ve tek noktalı yolculukta transfer, çok noktalı ve uzun programda araç kiralama genellikle daha uygundur.

Şirket bu tercihleri kişisel karara bırakmak zorunda değildir; politika kurallarıyla hangi sınıfın kime açık olduğunu belirleyebilir.

Kurumsal transfer rezervasyonu nasıl yapılır?

Kurumsal transfer, yolcunun alış ve bırakış noktası, tarih ve saati, kişi ve bagaj sayısı girilerek aranır ve seçilen araç seyahat sepetine eklenir. Önemli olan, transferin uçuş ve otelle aynı talep içinde onaya ve faturaya girmesidir.

Kurumsal.pro'da, yani acentenin kurumsal müşterisine kendi markasıyla açtığı portalda, transfer araması şu alanlarla yapılır:

• Yön: Tek yön veya gidiş-dönüş.
• Yer seçimi: Alış ve bırakış noktası koordinatlı olarak seçilir; havalimanı, otel veya ofis adresi aynı biçimde girilir.
• Ayrıntılar: Tarih ve saat, yolcu sayısı, bagaj sayısı.
• Sonuç ve filtreler: Araç sınıfına ve ücretsiz iptal seçeneğine göre süzme; seçilen transferin sepete eklenmesi.

Transfer, uçuş ve otelle aynı sepette yer aldığı için onaycı tek talepte tüm seyahati görür. Ayrıntılar kurumsal transfer sayfasında yer alır.

İş seyahatinde araç kiralarken nelere dikkat edilir?

İş seyahatinde araç kiralarken alış ve iade noktası, sürücü yaşı, araç sınıfı, iptal koşulu ve güvence kapsamı birlikte değerlendirilmelidir. En düşük günlük fiyat, farklı ofise iade ücreti veya kapsamı dar bir güvence paketiyle birleştiğinde en ekonomik seçenek olmayabilir.

Kurumsal portalda araç kiralama araması şu alanlarla yapılır:

• Alış ve iade ofisi: İki ofis ayrı seçilebilir; arama sonucunda aynı aracın diğer ofislerdeki teklifleri de görünür.
• Tarih, saat ve sürücü yaşı: Sürücü yaşı tedarikçinin teklifini etkileyebileceği için aramada girilir.
• Filtreler: Araç sınıfı, vites ve yakıt türü.
• Sepet: Seçilen araç, seçilen güvence paketiyle birlikte seyahat sepetine eklenir.

Adrese teslim ve adresten iade, tedarikçinin ek hizmet olarak sunduğu durumda seçilebilir; bu hizmet seçilirse adres zorunlu alandır. Kiralama ofisinde istenebilecek ehliyet, depozito veya kart gibi koşullar tedarikçinin kiralama kurallarına bağlıdır ve yolculuktan önce kontrol edilmelidir. Ayrıntılar iş seyahatinde araç kiralama sayfasında yer alır.

Araç kiralamada sigorta ve güvence paketi nasıl seçilir?

Güvence paketi, kiralık araçta hasar veya kayıp durumunda yolcunun ve şirketin ne kadar sorumluluk taşıyacağını belirler. Doğru paket, aracın fiyatı kadar önemlidir; kapsamı dar bir paket, olası bir hasarda beklenmedik bir maliyete dönüşebilir.

Kurumsal portalda araç seçildikten sonra tedarikçinin sunduğu sigorta ve güvence paketleri listelenir. Paketler bir karşılaştırma tablosunda yan yana gösterilir; yolcu veya rezervasyonu yapan kişi kapsamları karşılaştırıp şirketin beklentisine uyan paketi seçer. Seçilen paket araç kalemiyle birlikte sepete girer; böylece onaycı yalnız aracı değil, seçilen güvenceyi de görür.

Paket seçerken sorulacak sorular şunlardır:

• Hasar durumunda yolcunun ödeyeceği muafiyet tutarı var mı?
• Cam, lastik veya hırsızlık gibi kalemler kapsamda mı?
• Ek sürücü tanımlanacak mı?
• Şirket, belirli bir güvence seviyesini tüm kiralamalar için standart kabul ediyor mu?

Son soru şirket politikasının konusudur. Güvence beklentisini politika metninde yazılı hâle getirmek, her kiralamada aynı tartışmanın tekrarlanmasını önler.

Şirket politikası transfer ve araç kiralamaya nasıl uygulanır?

Transfer ve araç kiralama, seyahat politikasının dışında kalmamalıdır. Kurumsal portalda bu kalemler de arama sonucunda politika kararıyla gösterilir ve sepette aynı değerlendirmeden geçer.

Politikada kullanılabilecek kurallar şunlardır:

• Kategori kuralı: Araç kiralama ve transfer için izin verilen araç sınıfları.
• Birim fiyat limiti: Araç kiralamada günlük tutar sınırı; büyük şehirler için ayrı tutar ve "diğer şehirler" için genel tutar tanımlanabilir.
• Kişi başı ve kalem toplamı limitleri: Tüm ürünler için veya yalnız seçilen ürün için.
• Satın alma öncesi en az gün: Son dakika rezervasyonunu görünür kılmak için.
• En uygundan en fazla yüzde fark: Seçilen seçeneğin en uygun seçenekten ne kadar pahalı olabileceği.

Her kuralın sonucu engelleme, onaya gönderme veya yalnız bilgilendirme olarak seçilir. Onaya giden taleplerde fiyat toleransı da devreye girer: son onay anında transfer veya araç fiyatı yeniden alınır ve değişim şirketin tanımladığı yüzde toleransın dışındaysa talep yeniden onaya döner. Kuralların tamamı seyahat politikası yönetimi sayfasında, onay kademeleri seyahat onay sistemi sayfasında anlatılır.

Fatura ve ödeme nasıl yönetilir?

Transfer ve araç kiralama da uçuş ve otel gibi şirketin fatura profiline faturalanmalıdır. Kurumsal portalda personel sepet ekranında fatura profilini seçer; kurumsal satışta faturanın alıcısı her zaman bu profildeki şirkettir.

Acente kurum için hangi ödeme yolunu açtıysa o kullanılır: ön ödemeli kurum cüzdanı ya da, acente izin veriyorsa, 3D Secure ile kart (kart bilgisi saklanmaz). Onaya giden sepet ödeme yapmaz; satın alma son onaydan sonra kurum cüzdanından yapılır. İptal gerekirse portaldan iptal talebi açılır, ceza ve iade önizlemesi gösterilir ve işlemi acentenin operasyon ekibi tamamlar.

Transfer ve araç kiralama raporlarda nasıl görünür?

Portaldan yapılan transfer ve araç kiralamalar, diğer ürünlerle birlikte harcama ve satış dökümü raporlarına düşer; ürün, departman ve kişi kırılımında izlenebilir. Karbon raporunda araç ve transfer için kiralama günü veya transfer başına varsayılan mesafe ile araç katsayısı kullanılır ve ekranda rakamların tahmini olduğu belirtilir. Hesaplama yöntemini iş seyahati karbon emisyonu yazımızda anlattık.

Bir not da eski yazımızdaki bazı ifadeler için: kurumsal portalda uçuş numarasına göre şoför yönlendirme, sürücü veya araç konum takibi, şoförlü günlük kiralama ve uzun dönem filo kiralama sunulmaz; bu ifadeler yazıdan çıkarıldı. Acentenin hangi transfer ve araç tedarikçileriyle çalıştığı kurulumda belirlenir; kurumsal portal tedarikçi adını göstermez. Tedarikçi kataloğu için entegrasyonlar sayfasına bakabilir, portalı kurumsal müşterilerinize nasıl sunabileceğinizi konuşmak için DIJI.TECH demo sayfasından görüşme talep edebilirsiniz.