Kurumsal seyahat raporlama: kurumsal müşterileriniz için 11 hazır rapor

Kurumsal müşteriler bir seyahat acentasından bilet ve konaklamanın ötesinde görünürlük ister: kim, nereye, ne kadar harcayarak, hangi kurala uyarak seyahat etti? Kurumsal.pro, DIJI.TECH altyapısıyla acentenizin kurumsal müşterilerine verdiği portalda bu soruları rezervasyon verisinden cevaplar. Portaldan yapılan her satış rapor tablosuna kendiliğinden düşer; Excel'de birleştirme, elle sınıflandırma ya da ay sonu derlemesi gerekmez.

Kurumsal seyahat raporlama neyi kapsar?

Kurumsal seyahat raporlama, şirket adına yapılan seyahatlerin harcama, uyum, onay, bütçe, tasarruf ve etki boyutlarında ölçülmesidir. Kurumsal.pro portalında bu iş bir özet sayfası ve 11 rapordan oluşur. Harcama odaklı raporlar kesinleşen işlemlerden, onay raporu ise onay talebi kayıtlarından üretilir; iadeler harcamadan düşülür, iptaller satış sonrası raporunda ayrıca görünür.

Özet sayfası dönemin ana göstergelerini tek ekranda toplar: toplam harcama ve önceki döneme göre değişimi, politika uyumu oranı, kaçırılan tasarruf ve ortalama onay süresi. Yönetici, finans ve rapor rollerindeki kullanıcıların ana sayfasında da harcama, uyum, bekleyen onay ve cüzdan bakiyesi göstergeleri ile bütçe kullanım çubukları yer alır. Ayrıntıya inmek isteyen kullanıcı ilgili rapora geçer.

Portalda hangi 11 rapor var?

Portalda özet sayfasına ek olarak 11 rapor vardır: Harcama, Güzergâh ve tedarikçi, Politika uyumu, Onay süreçleri, Tasarruf, Satış sonrası, Kim nerede, Karbon, Bütçe, Finans ve Satış dökümü. Her biri farklı bir yönetim sorusunu cevaplar ve KPI şeridi, grafik, ayrıntı tablosu ile dışa aktarma düğmesiyle gelir.

Filtreler rapora göre değişir: tarih aralığı, ürün (uçaktan vizeye on ürün), yurt içi veya yurt dışı, birim (şirket veya şube), departman, kişi ve satış kanalı. Harcama raporunda kırılım ürün, birim, departman veya kişi olarak seçilir; bu sayede departman bazlı maliyet analizi ek bir araç kullanmadan yapılır.

Hangi metriklerin yönetim toplantısında izlenmesi gerektiğini ayrıntılı olarak şirket seyahat raporu nasıl hazırlanır yazısında anlattık.

Raporları kim görür, veri nasıl sınırlanır?

Rapora erişim iki yetkiyle yönetilir. Rapor görüntüleme yetkisi olan kişi 11 raporun tamamını açar. Yalnız finans yetkisi olan kişi Harcama, Tasarruf, Bütçe, Finans ve Satış dökümü raporlarını görür. Bu ayrım, finans ekibine seyahat ayrıntısını açmadan mali tabloyu vermeye yarar. Her firmaya otomatik oluşturulan yedi hazır rol arasında Finans ve Rapor izleyici rolleri de bulunur; firma yöneticisi bu rolleri ilgili kişilere atayarak rapor erişimini yeni bir rol tasarlamadan dağıtabilir.

İkinci katman veri kapsamıdır. Portaldaki rol modeli yedi kapsam tanır: kişinin kendisi, belirli kişiler, departmanı, şubesi, şirketi, şirketi ve alt şubeleri, tüm kurum. Her rapor, açan kişinin rolündeki kapsama göre daraltılır. Bir departman yöneticisi yalnız kendi departmanının harcamasını görür; holding finans ekibi tüm şirketleri tek raporda toplar. Rol ve kapsamların nasıl tanımlandığını firma yöneticisi paneli sayfasında bulabilirsiniz.

Tek sorguda seçilebilecek dönem en çok 370 gündür. Bu süre, tam bir mali yılı tek raporda görmeye yeter; önceki yılla karşılaştırma için aynı rapor iki ayrı dönem için alınır.

Raporlar nasıl dışa aktarılır ve zamanlanır?

Her rapor Excel (.xlsx), CSV ve PDF olarak dışa aktarılır. Ekrandaki tablo ilk satırları gösterir; indirilen dosya seçili filtrelerle tüm kayıtları içerir. Muhasebe ekibi Excel'i kendi tablolarına alır, yönetim PDF'i sunuma ekler.

Düzenli ihtiyaçlar için zamanlanmış rapor kurulur:

• Sıklık: Aylık gönderim ayın ilk günü 08:00'de önceki ayı, haftalık gönderim her pazartesi 08:00'de önceki haftayı kapsar. Saatler İstanbul saatidir.
• Format: Excel, CSV veya PDF.
• Alıcılar: Portaldaki kişiler arasından seçilir. Her alıcı raporu kendi yetki kapsamıyla alır; departman yöneticisine giden rapor yalnız onun departmanını içerir.
• Yönetim: Zamanlanmış raporlar tek listede görünür; gerekmeyen zamanlama onaylanarak kaldırılır.

Zamanlamanın, dağıtımın ve rapor otomasyonunun pratik tarafını otomatik seyahat raporlama yazısında ele aldık.

Tasarruf raporu neyi ölçer?

Tasarruf raporu, seçilen seçenekle o arama için politikada tanımlı en uygun seçenek arasındaki farkı ölçer. Gerçekleşen tasarruf kurum fiyatı ve onaycının daha uygun alternatif seçmesiyle kazanılan tutarı, kaçırılan tasarruf ise en uygun seçenek yerine daha pahalı olanın alınmasıyla oluşan farkı gösterir. Yanında en uygunu seçme oranı ve alternatif seçimiyle sağlanan tasarruf yer alır.

"En uygun seçenek" tanımı seyahat politikasında yapılır. Uçuşta kalkış saati aralığı (±2 saat, ±4 saat veya aynı gün), en çok aktarma sayısı, aynı kabin ve bagaj dahil olma koşulları belirlenir. Böylece tasarruf rakamı, şirketin kendi kabul ettiği ölçüte göre hesaplanır. Kuralların ayrıntısı seyahat politikası yönetimi sayfasındadır.

Rapor bir öneri motoru değildir; ne olduğunu gösterir, ne yapılması gerektiğini önermez. Yorumu ve aksiyonu şirket yönetimi ile acenteniz birlikte belirler.

Karbon raporu nasıl hesaplanır?

Karbon raporu, seyahatlerin tahmini sera gazı emisyonunu ürün, departman ve kişi bazında ton CO₂e olarak gösterir. Hesap ölçüme değil, resmi dönüşüm katsayılarına dayanan bir tahmindir ve ürün türüne göre üç yöntemle yapılır:

• Uçak: uçuş mesafesi × kabin katsayısı. Katsayılar, Birleşik Krallık Enerji Güvenliği ve Net Sıfır Bakanlığının (DESNZ; sektörde DEFRA katsayıları olarak da anılır) şirket raporlaması için yayımladığı sera gazı dönüşüm katsayılarına dayanır. Bu set uçuşları yurt içi, kısa ve uzun mesafe olarak ayırır ve oturma sınıfına göre ayrı katsayı verir (2026 yöntem raporu, erişim 4 Kasım 2026).
• Otel: gece sayısı × ülke katsayısı.
• Araç ve transfer: tahmini kilometre × araç sınıfı katsayısı.

Raporun yöntem notu ekranda açıkça yazar: rakamlar tahmindir, tedarikçiden gelen gerçek yakıt veya enerji tüketimi kullanılmaz. Katsayılar platform tarafından yönetilir; firma veya acente ekrandan katsayı değiştirmez. Yöntemi örneklerle iş seyahati karbon emisyonu nasıl hesaplanır yazısında açıkladık.

Kim nerede raporu ne gösterir?

Kim nerede raporu, kesinleşmiş seyahat kayıtlarına göre bugün seyahatte olan, yurt dışında bulunan ve bugün uçuşta olan personeli listeler. Tabloda kişi, departman, şehir, konaklama, dönüş tarihi ve telefon yer alır; şehirlere göre dağılım grafiği eşlik eder.

Bu rapor bir konum takibi aracı değildir. Cihaz konumu, GPS ya da canlı uçuş durumu kullanılmaz; yalnız portalda kesinleşen rezervasyonlar esas alınır. Acil bir durumda "o şehirde kimimiz var?" sorusuna hızlı bir başlangıç noktası verir, ancak bir duty of care çözümünün yerini tutmaz. Konunun hukuki ve operasyonel çerçevesini iş seyahatinde çalışan güvenliği yazısında ele aldık.

Bütçe ve finans raporları nasıl birlikte çalışır?

Bütçe raporu, departman, şirket veya şube bütçelerinin planlanan, taahhüt edilen, gerçekleşen ve kalan tutarlarını gösterir. Onaya giden talep tutarı taahhüt olarak düşer; satın almada gerçekleşene döner, ret veya iptalde serbest kalır. Bu defter mantığı seyahat bütçesi yönetimi sayfasında ayrıntılıdır.

Finans raporu fatura sayısını ve toplamını, cüzdan bakiyesini ve dönem içindeki cüzdan çıkışını gösterir; fatura toplamlarını fatura profiline göre dağıtır. Satış dökümü ise muhasebenin ihtiyaç duyduğu satır düzeyindeki veriyi verir: ücret, hizmet bedeli, KDV, toplam ve ürüne göre PNR, bilet no, otel, gece sayısı veya vize türü. Personelin bilet ve konaklama harcamasını bu raporlarla nasıl izleyeceğinizi personel uçak bileti ve konaklama harcama takibi yazısında anlattık. Finans yetkisi olan kullanıcı aynı verinin ayrıntısına portalın Cüzdan ve finans ekranından da ulaşır: bakiye, hareket defteri, aylık ekstre ve fatura listesi orada toplanır. Fatura ve ödeme tarafı kurumsal fatura ve ödeme sayfasındadır.

Acente tarafında hangi raporlar var?

Acente panelinde kurumsal kanal için ayrı raporlar bulunur. Satış ve kâr raporu kurum bazında satışı ve kârı katman katman gösterir: komisyon, kurum fiyat katmanı ve hizmet bedeli. Satış kanalı kurumsal portal veya acente personelinin kurum adına satışı olarak ayrılır. Politika uyumu raporu portaldan yapılan satışların ve acente personelinin panelden yaptığı satışların ihlallerini ayrı listeler; Excel, CSV ve PDF olarak alınır.

Kurum satış dökümü kurumu ve alt kurumlarını en çok 370 günlük dönemde ürün, birim ve kullanıcıya göre döker; markup ve komisyon dökümde görünmez. Acente bu dökümü düzenli aralıklarla kurumun muhasebe adresine e-postayla da gönderebilir; mutabakattaki kullanımı kurumsal fatura ve ödeme sayfasında anlatılır. Bu raporlar acentenin kurumsal müşteriyle düzenli hesap görüşmesini kolaylaştırır; ayrıntısı kurumsal seyahat acentesi yazılımı sayfasındadır.

Diji ile rapor üretilebilir mi?

Evet. Portalın içindeki yapay zekâ asistanı Diji, personelin kendi yetkisiyle çalışır ve sohbetten rapor, tablo veya grafik üretebilir. Diji'nin hazırladığı raporlar portalda ayrı bir sayfada sürümleriyle saklanır ve şirket içinde paylaşılabilir. Diji, kullanıcının göremediği bir veriye erişmez; rol kapsamı burada da geçerlidir. Ayrıntılar yapay zekâ seyahat asistanı sayfasında.

Raporlama portalın geri kalanıyla nasıl bağlantılıdır?

Raporlar, kurumsal seyahat yönetim sistemi içinde arama, sepet, politika, onay ve bütçe adımlarının doğal çıktısıdır. Politika kararı sepet gönderiminde kalıcı olarak kaydedildiği için uyum raporu, onay hareketleri kaydedildiği için onay raporu, bütçe defteri tutulduğu için bütçe raporu kendiliğinden oluşur. Acentenizin kurumsal müşterisi raporu yalnız okur; verinin doğruluğu süreçlerin tek portalda yürümesinden gelir.

Raporların canlı bir demo ortamında nasıl göründüğünü incelemek için demo talep edebilirsiniz.