Personel uçak bileti ve konaklama harcama takibi: kâğıttan rezervasyon verisine

Personel uçak bileti ve konaklama harcama takibi, seyahat sonrası fiş toplamak yerine harcamayı rezervasyon anında kayda geçirmektir. Bilet ve otel tek bir kanaldan alındığında kim için, hangi departman adına, hangi fatura bilgisiyle ve ne tutarla alındığı zaten bellidir; dönem sonunda bu veriyi raporlamak yeterli olur.

Bilet ve konaklama harcaması neden ayrı takip edilmeli?

Uçak bileti ve konaklama, iş seyahatinin en görünür ve planlanabilir kalemleridir; önceden satın alındıkları için rezervasyon verisinden izlenebilirler. Taksi, yemek gibi yerinde harcamalardan farklı olarak fişe ihtiyaç duymadan kayda geçebilirler.

Elle yürütülen süreçte ise bu kalemler de dağınık kalır. Çalışan seyahatten döner, bilet ve otel belgelerini toplar, bir forma veya tabloya işler; muhasebe aynı bilgileri bir kez daha kontrol eder. Bu düzenin bilinen sorunları vardır:

• Kayıp belge: Belgesi bulunamayan harcama doğru hesaba işlenemez ve kontrolü zorlaşır.
• Hatalı veri girişi: Elle yapılan girişlerde tutar, tarih ve isim hataları sık görülür.
• Geç raporlama: Harcama haftalar sonra kayda girdiği için yönetim güncel tabloyu göremez.
• Eksik kırılım: Harcamanın hangi departmana ait olduğu çoğu zaman sonradan tahmin edilir.

Seyahat harcaması takibi ile masraf yönetimi aynı şey mi?

Hayır. Seyahat harcaması takibi, önceden rezerve edilen bilet, otel, transfer ve benzeri hizmetlerin maliyetini izler. Masraf yönetimi ise seyahat sırasında yapılan ve çalışana sonradan geri ödenen harcamaları, yani fişleri, harcırahı ve avansı yönetir.

Bu ayrım, hangi aracın hangi işi gördüğünü netleştirir. Bu yazıda anlatılan kurumsal portalın masraf, fiş toplama, OCR ile belge okuma veya harcırah modülü yoktur; portal kendi üzerinden yapılan rezervasyonların harcamasını izler. Kavram farkı seyahat yönetimi ile masraf yönetimi farkı yazısında ayrıntılı anlatılır.

Bilet ve konaklama harcamasında hangi bilgiler izlenmeli?

Takibin değeri, kayda geçen alanlara bağlıdır. Harcamanın kime ve hangi birime ait olduğunu, neyin satın alındığını ve hangi fatura bilgisiyle alındığını gösteren alanlar asgari settir.

Rezervasyondan gelen veriyle harcama nasıl izlenir?

Acentenin kendi markasıyla açtığı Kurumsal.pro portalında (DIJI.TECH altyapısı) her rezervasyon harcama verisini kendisi üretir; ayrıca form doldurmak gerekmez.

Portalda 11 rapor ve bir özet ekranı bulunur. Bilet ve konaklama harcaması için en çok kullanılanlar şunlardır:

• Harcama raporu: Harcamayı ürün, birim (şirket veya şube), departman ve kişi kırılımıyla gösterir; özet ekranında önceki döneme göre değişim görünür.
• Satış dökümü: Ürüne göre değişen kolonlarla satır satır döküm verir: rezervasyon no, PNR, bilet no, güzergâh, otel, gece sayısı, cari, fatura no, ücret, hizmet bedeli, KDV ve toplam.
• Finans raporu: Dönemdeki fatura sayısını ve toplamını, cüzdan bakiyesini ve cüzdan çıkışını, fatura bazında tarih, yolcu, fatura profili ve fatura no ile gösterir.
• Bütçe raporu: Departman, şirket veya şube bütçesinin planlanan, gerçekleşen, taahhüt edilen ve kalan tutarını gösterir.
• Tasarruf raporu: Seçilen ile en uygun seçenek arasındaki farkı, yani kaçırılan tasarrufu gösterir.

Her rapor çağıranın rol kapsamına daraltılır; bir departman yöneticisi yalnız kendi departmanını, holding finans ekibi tüm kurumu görebilir. Yalnız finans yetkisi olan kullanıcı Harcama, Tasarruf, Bütçe, Finans ve Satış dökümü raporlarına erişir. Raporlarda en çok 370 günlük dönem seçilir; sonuçlar Excel, CSV veya PDF olarak alınır ve aylık ya da haftalık e-postayla planlanabilir. Raporlamanın tamamı kurumsal seyahat raporlama sayfasında anlatılır.

Faturalar ve seyahat belgeleri nereden alınır?

Belgeler, rezervasyonun yapıldığı seyahat dosyasından indirilir. Portal seyahat planını (itinerary), uçak için e-bileti, diğer kalemler için voucher'ı ve faturayı PDF olarak üretir; belgeler acentenin markasını taşır. Finans yetkisi olan kullanıcı ayrıca "Cüzdan ve finans" ekranında faturalar listesini ve fatura PDF'lerini görür.

Faturanın kime kesileceğini rezervasyon sırasında seçilen fatura profili belirler. Fatura profilleri şirket ve şube bazında tanımlanır; her profilde e-Fatura veya e-Arşiv türü ve fatura e-postası tutulur. Alıcı her zaman tüzel kişidir. Belgeyi acentenin muhasebe sağlayıcısı düzenler; e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin GİB'e iletimi de o sağlayıcı üzerinden yürür. Uçak bileti ve otel faturasının şirkete nasıl kesildiği iş seyahati faturası ve e-fatura yazısında ele alınır.

Portalın karşılamadığı harcamalar nasıl yönetilir?

Portal yalnız kendi üzerinden yapılan rezervasyonların harcamasını izler. Şunlar kapsam dışındadır ve şirketin masraf sürecinde yönetilmelidir:

• Taksi, yemek, otopark gibi seyahat sırasında yapılan harcamalar ve bunların fişleri.
• Harcırah, yolluk ve avans hesaplaması.
• Otelde yapılan kişisel harcamalar (mini bar, ek hizmetler).
• Fiş fotoğrafından bilgi okuma (OCR) ve mobil uygulamadan belge yükleme; portal duyarlı web olarak çalışır, ayrı bir mobil uygulaması yoktur.
• ERP veya masraf yazılımına otomatik aktarım; şirket tarafında raporlar Excel veya CSV olarak alınıp kendi sisteminize aktarılabilir.

Bir not daha: raporlarda masraf merkezi veya proje kodu kırılımı yoktur; kırılım departman, birim, kişi ve ürün üzerindendir. Masraf merkezinin ne olduğu masraf merkezi sözlük maddesinde açıklanır.

Harcama verisi her ay nasıl incelenmeli?

Aylık inceleme, birkaç sabit soruya cevap arayarak yapıldığında kısa sürer. Rapor alındıktan sonra önce toplamı değil, değişimi okuyun: hangi departmanın harcaması önceki aya göre arttı, artış hangi üründen geldi?

Ardından ayrıntıya inin. Uçuşta en sık kullanılan güzergâhları, son dakika alınan biletleri ve politika dışı işaretli satırları ayırın. Konaklamada şehir bazında ortalama gecelik tutarı, gece sayısını ve iptal edilen rezervasyonları kontrol edin. Satış dökümündeki hizmet bedeli ve KDV kolonları, faturalarla tutar eşleştirmesini kolaylaştırır; fatura no kolonu da hangi satırın hangi belgeye ait olduğunu gösterir.

Son olarak kaçırılan tasarrufa bakın. Seçilen ile en uygun seçenek arasındaki fark belirli kişilerde veya güzergâhlarda yoğunlaşıyorsa, sorun çoğu zaman bireysel değil kuralla ilgilidir: limit gerçekçi olmayabilir ya da rezervasyonlar geç yapılıyor olabilir. Bu bulgular politikayı güncellemek için en sağlam veridir.

Kâğıttan rezervasyon verisine geçiş nasıl yapılır?

Geçiş, önce kanalı tekleştirip sonra raporu düzene sokarak yapılır. Aşağıdaki sıra çoğu şirket için uygulanabilir:

1. Tek kanal belirleyin. Uçak, otel ve diğer seyahat rezervasyonlarının portal üzerinden yapılmasını politika maddesi haline getirin.
2. Fatura profillerini kurun. Her şirket ve şube için doğru unvan, vergi bilgisi ve e-Fatura veya e-Arşiv türüyle profil tanımlayın.
3. Departman yapısını tamamlayın. Personelin doğru departmana bağlı olduğundan emin olun; rapor kırılımı buna dayanır.
4. Raporları planlayın. Finans ekibi için aylık harcama ve satış dökümünü e-postayla planlayın.
5. Masraf sürecini ayırın. Yerinde harcamalar için şirketin masraf prosedürünü ayrı tutun ve iki süreci aynı dönem kapanışında birleştirin.

Harcama raporunun ve satış dökümünün kurumsal müşteri tarafındaki görünümü DIJI.TECH demo sayfasında incelenebilir.