Şirket seyahat raporu nasıl hazırlanır? Yöneticilerin izlediği 5 metrik

Şirket seyahat raporu, belirli bir dönemdeki iş seyahatlerinin maliyetini, kurallara uyumunu ve etkisini yönetimin karar alabileceği birkaç sayıya indiren belgedir. İyi bir rapor beş metrik grubuna dayanır: toplam harcama, politika uyumu, kaçırılan tasarruf, bütçe kullanımı ve karbon emisyonu. Her biri bir önceki dönemle karşılaştırılır ve bir aksiyon önerisine bağlanır.

"Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz" sözü seyahat harcaması için özellikle doğrudur: bu kalem çoğu şirkette genel giderlerin içinde kaybolur. Aşağıda eski yazımızdaki beş metrik yaklaşımını koruyarak, her metriğin nasıl okunacağını ve Kurumsal.pro ile acentelerin kurumsal müşterilerine sunduğu portalda hangi rapordan geldiğini anlatıyoruz.

Şirket seyahat raporu kimin için hazırlanır?

Rapor üç okura hizmet eder: üst yönetim toplam maliyeti ve trendi, finans bütçe sapmasını ve faturaları, seyahat ya da satın alma sorumlusu ise politikanın işleyip işlemediğini görmek ister. Bu yüzden tek bir sayfa özetle başlayıp ayrıntıyı kırılımlara bırakmak en verimli yapıdır.

Portalda bu yapı hazır gelir: bir özet ekranı ve 11 ayrı rapor vardır. Özet ekranı dönemin harcamasını (önceki döneme göre değişimiyle), politika uyumunu, kaçırılan tasarrufu ve ortalama onay süresini tek bakışta gösterir. Ayrıntı için harcama, güzergâh ve tedarikçi, politika uyumu, onay süreçleri, tasarruf, satış sonrası, kim nerede, karbon, bütçe, finans ve satış dökümü raporları açılır.

Yöneticilerin görmek istediği 5 metrik hangileri?

Yöneticilerin görmek istediği beş metrik toplam ve kişi başı harcama, politika uyumu oranı, gerçekleşen ve kaçırılan tasarruf, bütçe kullanımı ve karbon emisyonudur. Her biri yönetimin sorduğu bir soruya cevap verir; aşağıdaki tablo metriği, sorusunu ve portalda okunduğu raporu eşler.

1. Toplam harcama ve kişi başı maliyet nasıl okunur?

Raporun ilk satırı nettir: bu dönem ne kadar harcandı ve geçen döneme göre ne değişti? Toplam tek başına yanıltıcı olabilir; seyahat eden kişi sayısı arttıysa toplamın artması doğaldır. Bu yüzden toplamın yanına kişi başı ortalama maliyet ve ürün dağılımı (uçak, otel ve diğerleri) konur.

Harcama raporu tam olarak bu üçlüyü verir: toplam harcama ve işlem sayısı, uçak ve otelin toplam içindeki payı, kişi başı ortalama ve seyahat eden kişi sayısı. Aylık grafik dönem içindeki dalgalanmayı gösterir; ürün, yurt içi / yurt dışı, birim ve departman süzgeçleriyle harcamanın nerede yoğunlaştığı bulunur.

2. Politika uyumu oranı neyi gösterir?

Politika uyumu oranı, şirket kurallarına uygun yapılan rezervasyonların payıdır. Oranın kendisi kadar en sık ihlal edilen kural da önemlidir: aynı kural sürekli ihlal ediliyorsa sorun personelde değil, kuralın gerçekçi olmamasında olabilir. Örneğin bir şehirdeki gecelik otel limiti piyasanın altında kalmış olabilir.

Politika uyumu raporu politika içi oranı, ihlal sayısını ve en sık ihlali gösterir; departman, kişi ve kanal bazında süzülür. Kanal süzgeci, personelin portaldan kendi yaptığı rezervasyonlarla acente personelinin kurum adına yaptığı satışları ayırır. Böylece "ihlaller self booking'de mi, acente destekli satışta mı?" sorusu cevaplanır.

3. Kaçırılan tasarruf nasıl hesaplanır?

Kaçırılan tasarruf, personelin seçtiği seçenek ile aynı arama anındaki en uygun seçenek arasındaki farktır. Bu metrik, "daha ucuza alabilir miydik?" sorusunu tahmine değil kayda dayandırır. Gerçekleşen tasarruf ise kuruma uygulanan özel fiyat ve onaycının alternatif seçimi sayesinde elde edilen kazancı gösterir.

Tasarruf raporu gerçekleşen tasarrufu, kaçırılan tasarrufu, en uygunu seçme oranını ve onaycının alternatif seçmesiyle elde edilen tasarrufu ayrı ayrı verir. "En uygun" tanımı politikada yapılır; örneğin uçakta kalkış saatine göre bir zaman aralığı, aktarma sayısı, aynı kabin ve bagaj dahil olma koşulları. Bu tanım değiştikçe kaçırılan tasarruf rakamı da değişir; raporu yorumlarken tanımı not etmek gerekir.

4. Bütçe sapması nasıl izlenir?

Bütçe sapması, dönemlik seyahat bütçesinin ne kadarının kullanıldığını gösterir. Doğru okuma için yalnız gerçekleşen harcamaya değil, onay bekleyen taleplerin oluşturduğu taahhüde de bakılır; aksi halde bütçe kâğıt üzerinde rahat görünürken onay kuyruğu onu çoktan doldurmuş olabilir.

Bütçe raporu her bütçe için planlanan, taahhüt, gerçekleşen ve kalan tutarları gösterir. Bir talep onaya gittiği anda tutarı bütçede ayrılır; talep reddedilir, süresi dolar ya da iptal edilirse ayrılan tutar yeniden kullanılabilir hale gelir, satın alma tamamlandığında ise gerçekleşen harcamaya geçer. Bütçeyi departman, şirket ya da şube bazında kurmak "departman bazlı maliyet analizi"ni doğrudan rapora taşır. Bütçe kurma yöntemi seyahat bütçesi yönetimi sayfasında anlatılır.

5. Karbon emisyonu rapora nasıl girer?

Sürdürülebilirlik raporlaması yapan şirketler iş seyahatinin karbon etkisini de ister. Bu metrik bir ölçüm değil, katsayılarla yapılan bir tahmindir ve raporda böyle sunulmalıdır.

Karbon raporu toplam ve kişi başı emisyonu, uçak ve otel kırılımıyla verir. Hesap uçakta mesafe ve kabin katsayısıyla, otelde gece sayısı ve ülke katsayısıyla, araç ve transferde tahmini kilometre ve araç katsayısıyla yapılır. Uçuş katsayıları, İngiltere hükümetinin şirket raporlaması için yayımladığı sera gazı dönüşüm katsayılarının (yaygın adıyla DEFRA katsayıları) iş seyahati bantlarına dayanır. Yöntemin ayrıntısı iş seyahati karbon emisyonu yazısındadır.

Ortalama bilet fiyatı, erken rezervasyon ve tedarikçi dağılımı nasıl izlenir?

Bu üç metrik portalda ayrı rapor olarak değil, mevcut raporlardan türetilerek izlenir: tedarikçi dağılımı güzergâh ve tedarikçi raporundan, ortalama bilet fiyatı satış dökümünün Excel çıktısından, erken rezervasyon ise politikadaki "satın alma öncesi en az gün" kuralının uyum raporuna yansımasından okunur.

• Tedarikçi dağılımı: Güzergâh ve tedarikçi raporu farklı güzergâh sayısını, en çok gidilen güzergâhı, havayolu ve otel sayısını ve harcamanın havayolları ile oteller arasındaki dağılımını gösterir. Bu veri, şirketinizin bir sonraki dönem için acentesiyle ya da havayoluyla konuşurken elini güçlendirir.
• Ortalama bilet fiyatı: Satış dökümü raporu güzergâh, ücret, hizmet bedeli ve KDV kolonlarını içerir. Döküm Excel'e aktarılıp güzergâh bazında ortalama alınarak en sık uçulan hatların ortalama bilet fiyatı çıkarılır.
• Erken rezervasyon: Ayrı bir erken rezervasyon raporu yoktur. Bunun yerine politikaya "satın alma öncesi en az gün" kuralı eklenir; kuralı ihlal eden talepler politika dışı işaretlenir ve politika uyumu raporuna yansır.

Tabloyu tamamlayan iki gösterge daha vardır: onay süreçleri raporu ortalama onay süresini, bekleyen talepleri, eskalasyon sayısını ve red oranını; satış sonrası raporu iptal, değişiklik, ceza toplamı ve iade tutarlarını verir. Uzun onay süreleri fiyat kaybına, yüksek ceza toplamı ise planlama sorununa işaret eder.

Rapor hazırlarken hangi adımlar izlenir?

Rapor hazırlamak, veriyi toplamaktan çok onu bir karara bağlamaktır. Aşağıdaki sıra, aylık ya da çeyreklik yönetim raporu için pratik bir iskelettir.

1. Dönemi ve kapsamı belirleyin. Ay, çeyrek veya yıl; şirketin tamamı mı, belirli şube ve departmanlar mı?
2. Beş temel metriği aynı dönem için çıkarın. Harcama, uyum, tasarruf, bütçe ve karbon; özet ekranındaki dört gösterge iyi bir başlangıçtır.
3. Önceki dönemle karşılaştırın. Değişimi en sık ihlal, en çok gidilen güzergâh veya departman kırılımıyla açıklayın.
4. İki üç aksiyon önerisi yazın. Örneğin en sık ihlal edilen kuralı gözden geçirmek, bütçesi dolan departmanın taleplerini önceden planlamak.
5. Raporu dışa aktarın ve paylaşın. Her rapor Excel, CSV veya PDF olarak alınır; tekrarlayan raporlar zamanlanabilir.

Raporu kim görebilir ve veri kapsamı nasıl çalışır?

Seyahat verisi kişisel ve finansal bilgi içerdiği için raporlar herkese açık değildir. Portalda rapor yetkisi olan roller 11 raporun tamamını görür; yalnız finans yetkisi olan roller harcama, tasarruf, bütçe, finans ve satış dökümü raporlarını açar.

Her rapor, açan kişinin rolündeki veri kapsamına göre daraltılır. Veri kapsamı "Departmanı" olan bir rol yalnız o departmanın verisini, kapsamı "Tüm kurum" olan kurum yöneticisi ise tüm kurumu görür. Bir rapor en çok 370 günlük dönem için alınabilir; bu da yıllık karşılaştırmaya yeter. Raporların tamamı ve yetki yapısı kurumsal seyahat raporlama sayfasında özetlenir.

Raporlar elle mi hazırlanmalı, otomatik mi gönderilmeli?

Aylık yönetim raporu her ay aynı metriklerle hazırlanıyorsa, onu elle üretmek yerine zamanlamak daha doğrudur. Portalda raporlar aylık (ayın ilk günü, önceki ay için) veya haftalık (pazartesi, önceki hafta için) e-postayla gönderilebilir ve her alıcı raporu kendi veri kapsamıyla alır. Zamanlama ve dağıtım seçenekleri otomatik seyahat raporlama yazısında ayrıntılı anlatılır.

Elle hazırlanan raporun yeri, olağan dışı bir sorunun incelenmesidir: belirli bir güzergâhta harcamanın neden arttığı ya da bir departmanın bütçeyi neden erken doldurduğu gibi. Böyle durumlarda dışa aktarılan Excel verisi üzerinde çalışmak en esnek yoldur.

Kurumsal.pro bu raporları nasıl sağlar?

Kurumsal.pro, seyahat acentelerinin kurumsal müşterilerine kendi markalarıyla sunduğu, DIJI.TECH altyapılı bir portaldır. Raporlar ayrı bir veri girişi gerektirmez; portaldaki arama, sepet, onay ve satın alma kayıtlarından üretilir. Bu yüzden rapordaki bir politika ihlalinin arkasında, personelin gönderimde yazdığı gerekçe ve onay geçmişi de kayıtlıdır.

Şirketiniz bir acenteyle çalışıyorsa, raporlama özelliğini acentenizden isteyebilirsiniz; bir acenteyseniz ürünü DIJI.TECH demo sayfasından inceleyebilirsiniz.