Kurumsal transfer: havalimanı transferi politika, onay ve faturayla aynı akışta

Kurumsal transfer, iş seyahatinin en çok unutulan halkasıdır: uçuş politikayla seçilir, otel onaydan geçer, ama havalimanından toplantıya giden araç çoğu zaman telefonla ve ayrı bir faturayla ayarlanır. Kurumsal.pro bu halkayı portalın içine alır. Acentenizin kurumsal müşterilerine verdiği portalda personel transferi uçuş ve otelle aynı sepete ekler; şirketin politikası, onay akışı ve fatura profili transfer için de çalışır.

Kurumsal transfer modülü ne yapar?

Kurumsal transfer modülü, personelin havalimanı, otel ve adres arasındaki transferi portaldan aramasını, şirket kurallarına göre seçmesini ve diğer seyahat kalemleriyle birlikte onaya ya da satın almaya göndermesini sağlar. Acente tarafında transfer satışı, kuruma özel fiyat ve hizmet bedeliyle aynı kurumsal kanaldan yönetilir.

Transfer, DIJI.TECH altyapısındaki kurumsal seyahat yönetim sistemi ile gelen portalda uçak ve otelin yanındaki ürün sekmelerinden biridir; ayrıca kurulan bir sistem değildir. Firma bazında görünür ürünler acente tarafından açılıp kapatıldığı için transfer, istenen kurumsal müşteride açık, istenende kapalı tutulabilir.

Personel transferi nasıl arar ve seçer?

Personel arama formunda tek yön ya da gidiş-dönüş seçer, nereden ve nereye alanına havalimanı, otel ya da adres yazar ve konumu koordinatıyla işaretler. Tarih ve saat, gidiş-dönüşte dönüş saati, yolcu ve bagaj sayısı girildikten sonra uygun araçlar listelenir.

Sonuç listesinde her satır bir araç teklifidir ve şu bilgileri birlikte gösterir:

Liste araç tipine ve ücretsiz iptal seçeneğine göre süzülür; politika filtresi yalnız politika içi teklifleri göstermeye yarar. Seçilen araç sepete eklenir ve seyahat dosyasının bir kalemi olur. Personel başka bir çalışan için de arama yapıyorsa, yetkisi dahilinde o kişi adına sepet açar; politika her zaman rezervasyonu yapana değil, yolcuya uygulanır.

Transfer seyahat politikasına nasıl bağlanır?

Transfer, şirketin seyahat politikasındaki kurallarla arama anında değerlendirilir. Transferde öne çıkan kural kategori kuralıdır: izinli transfer araç sınıflarını listeler. Bunun yanında kişi başı tutar, seyahat toplamı, satın alma öncesi en az gün ve en uygun seçenekten yüzde fark kuralları transfer kalemine de uygulanır.

Politika motorundaki on üç kural türünden transferi doğrudan ilgilendirenler şunlardır:

Transfer kuralına takılan bir seçimde ne olacağını şirket kural bazında belirler: seçim engellenebilir, yalnız ihlal varsa ya da her durumda onaya gönderilebilir veya yalnız bilgi olarak gösterilebilir. Kapsam kurum, şube, departman, unvan kademesi veya kişi olabilir. Bu sayede örneğin üst sınıf araç yalnız belirli bir unvan kademesine izinli tutulur, diğer personelde aynı seçim gerekçe ve onay ister. Kural kurgusunun ayrıntıları seyahat politikası yönetimi sayfasında anlatılır.

Transfer uçuş ve otelle aynı onaya nasıl girer?

Transfer, sepetteki diğer kalemlerle birlikte tek talep olarak onaya gider; portalın ilkesi "tek seyahat, tek onay"dır. Sepet politika içindeyse ve bütçe aşılmıyorsa yol "Satın al" olur; politika dışı bir kalem ya da bütçe aşımı varsa yol kendiliğinden "Onaya gönder"e döner.

Onaya giden sepette personel, politika dışı kalem için gerekçe yazar; politika sürümünde gerekçe zorunluysa gerekçesiz gönderim kabul edilmez. Onaycı talebi açtığında transferi uçuş ve otelle aynı ekranda, ihlal nedeni ve en uygun seçenekle farkıyla görür. Akışta açıksa onaycı, transfer kalemi için başka bir seçeneği alternatif olarak işaretleyebilir.

Transfer fiyatı onay süresince tutulmaz. Son onay verildiğinde fiyat yeniden alınır; şirketin onay akışında transfer için tanımladığı yüzde toleransı (0 ile 50 arası) içinde kalan fark satın almayı durdurmaz, dışındaki fark talebi yeniden onaya gönderir. Onay kademeleri, vekil ataması ve e-postadan tek tıkla onay gibi ayrıntılar seyahat onay sistemi sayfasındadır.

Ödeme, fatura ve belgeler nasıl işler?

Transfer bedeli, acentenin kurum için açtığı ön ödemeli kurum cüzdanından ya da acentenin izin verdiği durumda kartla ödeme (3D Secure) ile ödenir. Fatura, sepette seçilen fatura profiliyle kuruma kesilir; seyahat dosyasında voucher PDF'i, seyahat planı PDF'i ve fatura PDF'i oluşur.

Ödeme ve belge tarafında öne çıkan noktalar:

• Kartla ödeme: 3D Secure yönlendirmesiyle yapılır, kart bilgisi saklanmaz, tahsilat tek çekimdir.
• Onaylı sepet: Onaya giden sepette satın alma son onayda kurum cüzdanından başlatılır; tamamlanamazsa yetkili kişi "Satın almayı tamamla" adımıyla bitirir.
• Fatura profili: Şirket veya şube bazında e-Fatura ya da e-Arşiv türüyle tanımlanır; alıcı her zaman tüzel kişidir.
• Belgeler: Voucher ve fatura acentenin markasıyla, veritabanındaki kayıttan üretilir.

Transfer satışı acentenin muhasebe belgesi hattından geçer; SYS beslemesinde transfer ürünü de vardır ve kurumsal bağlamlı satış o kuruma şirket olarak faturalanır. Ödeme yolları ve fatura modeli kurumsal fatura ve ödeme sayfasında, muhasebe bağlantıları muhasebe entegrasyonu sayfasında ayrıntılıdır.

Acente transfer satışını nasıl yönetir?

Acente, her kurum için transfer fiyatını kurum fiyat formundan belirler: Transfer satırı yurt içi ve yurt dışı olarak ayrılır, her satıra Hizmet Bedeli, gizli markup ve komisyon girilir. Portal yanıtlarından tedarikçi, net fiyat ve markup alanları silinir; kurumsal müşteri yalnız kendi fiyatını görür.

Acente tarafındaki diğer araçlar:

• Detaylı kural motoru: Kuruma özel hizmet bedeli kuralları rezervasyon ya da yolcu başına, sabit ya da yüzde olarak tanımlanır; alt şirket ve şubeler kuralı miras alır.
• Kurum adına satış: Telefonla ya da e-postayla gelen talepte acente personeli panelden kurumu ve kişiyi seçer, transferi kurumun fiyatıyla arar ve satar. Ayrıntı kurum adına satış sayfasındadır.
• Teklif PDF'i: Transfer seçenekleri, satıcı logolu bir teklif belgesine dönüştürülüp kuruma gönderilebilir.
• İptal ve değişiklik talepleri: Portaldan gelen talepler operasyon kuyruğunda "talep" olarak acenteye düşer.

Hangi transfer tedarikçileri bağlanır?

Kurumsal portal, acentenin panelde kullandığı transfer tedarikçilerini aynı arama, sepet ve satın alma nesneleriyle kullanır; kurumsal kanal için ayrı bir tedarikçi bağlantısı gerekmez. Platformda kayıtlı transfer tedarikçileri PaxDrive, ProGo, Tourer, Hotelbeds, Paximum ve acentenin kendi transfer envanteridir. Hangi tedarikçinin açık olacağı kurulumda, acentenin hesaplarına göre belirlenir.

Kurumsal müşteri tedarikçi adını görmez; sonucu ve kendi fiyatını görür. Bu ayrım, acentenin tedarikçi ilişkisini ve marjını korur. Tüm modüllerin tedarikçi listesi entegrasyonlar sayfasında yer alır.

Transfer seyahat dosyasında nasıl izlenir?

Satın alınan ya da onaya gönderilen her transfer, personelin Seyahatlerim ekranındaki seyahat dosyasında bir kalem olarak durur. Dosyada kalemin durumu, onay geçmişi, politika kontrolünün sonucu, fiyat dökümü ve ödeme notu, yolcular, seçilen fatura profili, belgeler ve talep geçmişi birlikte görünür.

Seyahatlerim listesi yaklaşan, onayda, geçmiş ve iptal sekmelerine ayrılır; dosya numarası, başlık, tarih aralığı ve ürün filtresiyle aranır. Yöneticiler ve rezervasyon yapan roller, rol kapsamlarındaki personelin seyahatlerini aynı ekranda "Seyahatler" olarak görür. Talep durumu ekranı, onaydaki bir transferin beklediğini, onaylandığını, reddedildiğini ya da fiyat toleransının aşıldığını gösterir.

Transfer verisi raporlarda nasıl görünür?

Satın alınan transferler şirketin raporlarına ürün kırılımıyla girer. Harcama raporunda transfer payı departman, şube ve kişi bazında izlenir; satış dökümünde her transfer kalemi ücret, hizmet bedeli ve KDV kolonlarıyla listelenir. Karbon raporu transferi tahmini kilometre ile araç sınıfı katsayısını çarparak hesaplar.

Karbon rakamları ekranda tahmin olduğu belirtilerek gösterilir. Transfer verisi içeren her rapor Excel, CSV ya da PDF olarak indirilebilir; aylık veya haftalık zamanlanmış rapor e-postasında her alıcı yalnız kendi rol kapsamındaki transferleri görür. Rapor setinin tamamı kurumsal seyahat raporlama sayfasında anlatılır.

Kurumsal transfer kimler için uygundur?

Modül, kurumsal müşterilerine uçuş ve otelin yanında karşılama ve şehir içi ulaşımı da sağlayan seyahat acentaları için tasarlandı. Toplantı, fuar ve saha ziyareti yoğun müşterilerde transfer, ayrı bir telefon trafiği yerine onaylı seyahatin parçası olur; şirket ise ulaşım harcamasını diğer kalemlerle aynı raporda görür.

Transfer ile günlük araç kiralama arasındaki seçim çoğu zaman yolculuğun biçimine bağlıdır. Kısa ve noktadan noktaya yolculukta transfer, gün boyu birden çok adrese gidilen programda kiralık araç öne çıkar. İki ürünün birlikte nasıl yönetildiği blogdaki şirket araç kiralama ve transfer süreçleri yazısında, araç tarafı iş seyahatinde araç kiralama sayfasında ele alınır.

Kurumsal portalın transfer akışını kendi müşteri senaryolarınızla görmek için DIJI.TECH demo sayfasından görüşme talep edebilirsiniz. Kurulum ortalama 1 hafta sürer; fiyat, ihtiyaca göre hazırlanan teklifle belirlenir.