Kurumsal rezervasyon portalı: personelin kendi iş seyahatini politika içinde ayırtması

E-postayla bilet isteyen, tekliflerin dönmesini bekleyen ve onayı ayrı bir yazışmada arayan bir seyahat süreci hem çalışanı hem acenteyi yorar. Kurumsal.pro'nun kurumsal rezervasyon portalı bu adımları tek ekranda birleştirir: çalışan seyahatini kendi arar, şirketin kurallarını sonuçların içinde görür ve sepeti gönderdiğinde portal talebi doğru yola, yani onaya ya da satın almaya yönlendirir. Portal, DIJI.TECH altyapısıyla acentenizin markası ve alan adı altında çalışır.

Kurumsal rezervasyon portalı (self booking) nedir?

Kurumsal rezervasyon portalı, şirket çalışanlarının iş seyahatlerini kendilerinin aradığı, karşılaştırdığı ve ayırttığı web ekranıdır. Sektörde online rezervasyon aracı (OBT) veya self booking aracı olarak da anılır. Portal şirketin seyahat politikasını aramada uygular, onay gereken talepleri onaycıya iletir ve satın alınan seyahatin belgelerini üretir.

Kurumsal.pro'da portalı acente kurumsal müşterisine verir; personel hesapları kurumun yöneticisi veya acente tarafından açılır. OBT kavramı ve manuel seyahat planlamasının maliyeti online rezervasyon aracı (OBT) nedir yazısında, çalışan özgürlüğü ile şirket kontrolü arasındaki denge şirket çalışanları için self booking araçları yazısında ele alınır.

Personel portala nasıl girer?

Personel portala davetle gelir: kurum yöneticisinin veya acentenin gönderdiği bağlantı varsayılan olarak 7 gün geçerlidir. Davetli kişi KVKK onay kutusunu işaretler, şifresini belirler ve hesabını açar. Sonraki girişler e-posta ve şifreyle, iki adımlı doğrulamayla ya da şifresiz geçiş anahtarıyla yapılır.

• Şifre kuralı: en az 10 karakter, büyük harf, küçük harf ve rakam.
• İki adımlı doğrulama (TOTP): doğrulama uygulamasından alınan 6 haneli kod; kurum belirli roller için zorunlu tutabilir.
• Geçiş anahtarı (passkey): cihaz kilidiyle, yani parmak izi veya yüz tanımayla şifresiz giriş; anahtarlar profilden eklenir ve silinir.
• Şifre sıfırlama: "Şifremi unuttum" bağlantısıyla şifre yenilenir; şifre değişince açık oturumların tamamı kapanır.

Portalda kendi kendine kayıt yoktur; böylece portala yalnız kurumun tanıdığı kişiler girer. Güvenlik ayrıntıları güvenlik sayfasındadır.

Profil ekranında hangi bilgiler tutulur?

Profil ekranı (portalda "Profilim"), personelin seyahatte kullanılan bilgilerini yedi sekmede toplar. Rezervasyonda yolcu kartı bu profilden gelir ve salt okunur gösterilir; böylece ad, iletişim ve belge bilgisi her seferinde yeniden yazılmaz. Ana sayfa, pasaportun geçerliliği altı ay içinde doluyorsa personeli uyarır.

Yabancı uyruklu personelde profildeki pasaport numarası ve uyruk uçuş rezervasyonuna otomatik aktarılmaz; bu yolcuların bilgisi rezervasyon sırasında acenteyle teyit edilmelidir.

Bir rezervasyon hangi adımlardan geçer?

Portalda her rezervasyon dört adımlı tek bir akıştan geçer: Seçim, Seyahat bilgileri, Onay veya Ödeme, Sonuç. Personel ürünleri seçip sepete ekler, seyahat bilgilerini tamamlar, portal kurala göre onaya ya da ödemeye yönlendirir ve sonuç ekranı talebin durumunu gösterir.

1. Seçim: Personel arar ve ürünleri sepete ekler. Sepet çekmecesindeki "Bu seyahate ürün ekle" ile uçağa otel, transfer veya araç eklenir; bir seyahatin tüm kalemleri tek sepette kalır.
2. Seyahat bilgileri: Yolcu kartı profilden gelir; ek yolcular, politika dışı kalem için gerekçe, fatura profili seçimi ve onaycıya not girilir. Her değişiklikte sepet politikaya göre yeniden değerlendirilir; fiyat değiştiğinde veya sepet süresi dolduğunda uyarı çıkar.
3. Onay veya Ödeme: Sepette politika dışı kalem ya da bütçe aşımı bulunursa gönderim düğmesi "Onaya gönder" adını alır; ikisi de yoksa düğme "Satın al" olarak görünür. Fiyat değişmişse personel yeni fiyatı açıkça kabul etmeden satın alma yapılmaz.
4. Sonuç: Ekran talebin onaya gönderildiğini, işlendiğini, kesinleştiğini, sor-sat otelde talebin alındığını, kısmen tamamlandığını ya da başarısız olduğunu gösterir. Kısmen tamamlanan satışta alınamayan kalemin tutarı otomatik iade edilir.

Satın alma ödemesi kurum cüzdanından ya da, acente izin verdiyse, 3D Secure ile kartla yapılır; kart bilgisi saklanmaz ve tek çekim uygulanır. Ödeme düzeni kurumsal fatura ve ödeme sayfasında anlatılır.

Arama sonuçlarında seyahat politikası nasıl görünür?

Portal politikayı rezervasyonu yapana değil yolcuya uygular ve kararı arama sonuçlarının içinde gösterir. Her satırda "Politika içi", nedeniyle birlikte "Politika dışı" ya da "Engellendi" rozeti bulunur; sonuçlar politika durumuna göre süzülebilir. Otelde karar oda bazında verilir.

Ana sayfadaki "Size uygulanan politika" kartı, personelin hangi kurallarla çalıştığını özetler. Politika sürümünde gerekçe zorunlu tutulmuşsa ve sepet politika dışıysa, seyahat gerekçesi yazılmadan talep gönderilemez; kurum politikayı "Yalnız bilgilendir" modunda çalıştırıyorsa bu zorunluluk kalkar. Kural türleri seyahat politikası yönetimi sayfasında, politika dışı seçim kavramı politika ihlali maddesinde açıklanır.

Portalda hangi ürünler ayırtılır?

Portalda acentenin açtığı modüllerle kurumun personeline görünür kıldığı ürünlerin kesişimi listelenir. Varsayılan ürünler uçak, otel, transfer, araç kiralama, tur, villa, yat, etkinlik ve otobüstür; vize modülü varsayılan olarak kapalıdır ve acente kurum bazında açar. Hepsi aynı sepet, politika ve onay akışını kullanır.

Ürün sayfaları ayrıntıyı verir: kurumsal uçak bileti, kurumsal otel rezervasyonu, kurumsal otobüs bileti ve kurumsal vize.

Başkası adına ve misafir yolcu için rezervasyon nasıl yapılır?

Rezervasyon yetkisi olan kişi, rolünün kapsamındaki personel adına sepet açabilir; örneğin bir yönetici asistanı yöneticisi için uçuş ayırtır. Politika her zaman yolcuya uygulanır, onay akışı da yolcunun kademelerine göre işler. Personel kaydı olmayan kişiler için misafir yolcu kullanılır.

Misafir yolcu ekleme ayrı bir yetkidir ve sepete en çok 9 misafir eklenir. Ad, soyad, cinsiyet, doğum tarihi, uyruk, Kimlik No veya pasaport numarası ile son geçerlilik tarihi alanlarından hangilerinin zorunlu olduğu, sepetteki ürünlerin rezervasyon kurallarından türetilir ve Türk ve yabancı uyruklu yolcu için ayrı uygulanır. Yetkilerin rollere dağılımı firma yöneticisi paneli sayfasında anlatılır.

Seyahatler ekranında neler izlenir?

Seyahatler ekranı (personel görünümünde "Seyahatlerim"), personelin kendi seyahatlerini ve açtığı talepleri dört sekmede gösterir: Yaklaşan, Onay bekleyen, Geçmiş ve İptal. Dosya numarası, başlık veya PNR ile arama yapılır, tarih aralığı ve ürün süzgeci uygulanır. Geniş kapsamlı rollerde aynı ekran "Seyahatler" adıyla kapsamdaki tüm kişilerin dosyalarını listeler.

Seyahat dosyasında kalemler ve durumları, onay geçmişi, politika kontrolü, ödeme notuyla fiyat dökümü, yolcular, fatura profili, belgeler ve talep geçmişi yer alır. Onaya giden talebin durumu ayrı bir ekranda izlenir: bekliyor, onaylandı, nedeniyle reddedildi, onaycı alternatif seçti, fiyat toleransı aşıldı, süre doldu veya müsaitlik kalmadı.

Dosyadan dört PDF belge alınır: seyahat planı, uçak için e-bilet, diğer kalemler için voucher ve fatura. Belgeler acentenin markasını taşır.

İptal ve değişiklik nasıl istenir?

Personel iptali portaldan talep olarak açar: dosyanın tamamı ya da seçilen kalemler için iptal koşullarına göre ceza ve iade önizlemesi, acentenin iptal hizmet bedeli ve neden alanı gösterilir. Talep acentenin operasyon masasına düşer ve gerçek iptali acente yapar; portal anında iptal yapmaz.

Tarih, saat, yolcu adı düzeltmesi gibi istekler serbest metinli değişiklik talebiyle acenteye iletilir. Acentenin kendi envanterindeki otellerde ise yetkili personel kesinleşmiş konaklamada yeni tarih, oda, pansiyon veya misafir adı seçebilir; portal fiyat farkını ve değişiklik hizmet bedelini ayrı satırlarda gösterir, kabul edilen talep doğrudan otele gider ve otelin cevabı bildirim ve e-postayla gelir.

Portal mobilde çalışır mı?

Evet, portal duyarlı web olarak tasarlanmıştır ve mobil tarayıcıda çalışır. Telefonda menü çekmeceye dönüşür; arama, sepet ve Seyahatler ekranları küçük ekranda kullanılır. Onaycılar da e-postadaki tek kullanımlık bağlantıyla oturum açmadan telefondan onay veya ret verebilir.

Kurumsal portalın yerel iOS veya Android uygulaması yoktur; personel portala telefonun tarayıcısından girer ve aynı hesapla masaüstündeki ekranları kullanır. Mobil kullanımın şirket tarafındaki karşılığı mobil uyumlu kurumsal seyahat yönetimi yazısında, rezervasyon hatalarını azaltan adımlar hatasız uçak bileti ve otel rezervasyonu yazısında ele alınır.

Portal hangi dilleri destekler ve bildirimler nasıl gelir?

Portalın arayüzü Türkçe ve İngilizcedir; kurumsal e-posta şablonları da iki dilde, acentenin markasıyla gönderilir. Uygulama içinde okunmamış sayısını gösteren bir bildirim zili ve bildirim sayfası bulunur. Onay talebi, onay, ret ve onaycının alternatif seçmesi gibi olaylar e-postayla da bildirilir.

Portalın içinde ayrıca Diji yer alır. Diji, portalın içinde personelin kendi yetkisiyle çalışan yapay zekâ asistanıdır; değişiklikleri sizin onayınız olmadan uygulamaz. Ayrıntı yapay zekâ seyahat asistanı sayfasındadır.

Portalı kurumsal müşterilerinize nasıl sunarsınız?

Kurumsal rezervasyon portalı, DIJI.TECH'in kurumsal seyahat yönetim sistemi kurulduğunda acentenizin markası, renkleri ve alan adıyla açılır. Kurulumu DIJI.TECH yapar; şirket beyanına göre kurulum ortalama 1 hafta, ek modül aktivasyonu 1 iş günü sürer. Satış yapan acentanın TÜRSAB belgesi bulunmalıdır.

Markalı portalın kurulumu acenteler için kurumsal seyahat platformu sayfasında, acente personelinin panelden kurum adına yaptığı satış kurum adına satış sayfasında anlatılır. Personel ekranlarını örnek bir kurumla görmek için demo talep edebilirsiniz.