Politika ihlali (politika dışı seyahat) nedir?

Politika ihlali, bir iş seyahati seçiminin şirketin seyahat politikasındaki bir kuralı aşmasıdır: fiyat limiti, izinli kabin, otel yıldızı, satın alma öncesi en az gün, yasaklı havayolu ya da riskli ülke gibi. Bu durumdaki seçime "politika dışı" denir. İhlal kendiliğinden yasak anlamına gelmez; ne olacağını, politikanın o kural için belirlediği sonuç belirler.

Politika ihlali nasıl oluşur?

Politika ihlali, yolcunun seçtiği uçuş, otel, araç veya başka bir hizmetin politikadaki bir kuralın sınırını geçmesiyle oluşur. Kural tutar, sınıf, zaman ya da yer üzerinden tanımlanır. Seçim bu sınırların biriyle çeliştiği anda, satın alınmamış olsa bile politika dışı sayılır.

Sık görülen ihlal türleri şunlardır:

• Tutar: Gecelik otel fiyatının şehir limitini, kişi başı ya da seyahat toplamı limitini aşması.
• Sınıf: Kısa uçuşta izin verilenin üstünde kabin, politikadan yüksek yıldızlı otel, izinli sınıfın dışında araç.
• Zaman: Politikanın istediği günden daha yakın tarihte satın alma.
• Fark: Seçilen seçeneğin, aynı yolculuk için bulunan en uygun seçenekten belirlenen yüzdeden fazla pahalı olması.
• Yer ve tedarikçi: Riskli sayılan ülkeye seyahat ya da yasaklı bir havayolunun seçilmesi.

İhlal olunca ne olur?

İhlalin sonucu politikada kural bazında belirlenir ve genellikle dört seçenekten biridir: seçim engellenir, ihlal varsa onaya gönderilir, her durumda onaya gönderilir ya da yalnız bilgi olarak kaydedilir. Aynı politika içinde bir kural engelleyici, diğeri bilgilendirici olabilir.

Gerekçe neden önemlidir?

Gerekçe, politika dışı seçimin neden yapıldığını kayda geçirir ve onaycının kararını bilgiye dayandırmasını sağlar. Toplantıya yetişen tek uçuşun pahalı olması ya da fuar haftasında limit içinde oda kalmaması gibi meşru nedenler, gerekçe olmadan sıradan bir ihlal gibi görünür.

İyi bir uygulamada gerekçe serbest metin yerine hazır bir neden listesiyle istenir, gerektiğinde kısa açıklama eklenir. Hazır nedenler raporda gruplanabildiği için, örneğin "müşteri toplantısı saati" nedeninin bir departmanda sık görülmesi politikanın o departman için gözden geçirilmesi gerektiğini gösterebilir.

Satın almadan önce mi, sonra mı yakalanmalı?

İhlalin satın almadan önce, arama sırasında görünmesi en az maliyetli yöntemdir. Sonradan yapılan denetimde bilet kesilmiş, otel ödenmiş olur; itiraz, iade ve personelle tartışma doğar. Arama anında görünen ihlal ise yolcuya politika içindeki seçeneği seçme fırsatı verir.

Kurumsal.pro'da politika ihlali

Acentenizin kurumsal müşterilerine sunduğu Kurumsal.pro portalında politika yolcuya uygulanır ve ihlal satın almadan önce görünür. Arama sonuçlarında her satır "Politika içi", "Politika dışı · neden" ya da "Engellendi" rozetiyle gelir ve sonuçlar politikaya göre süzülebilir. Otel detayında karar oda bazında verilir.

• Sepette her değişiklikte politika ön değerlendirmesi yapılır; gönderimde sonuç kalıcı olarak kaydedilir.
• Kuralın sonucu onay gerektiriyorsa ya da bütçe aşımında onaya gönderme seçiliyse portal yolu kendisi seçer: "Satın al" yerine "Onaya gönder" çıkar.
• Gerekçe ayarı politika sürümünde zorunlu, isteğe bağlı veya istenmez olarak seçilir; zorunluysa gerekçe girilmeden gönderim yapılamaz.
• "Yalnız bilgilendir" modunda hiçbir kural engellemez veya onaya göndermez; ihlaller yalnız gösterilir.
• Onay detayında ihlaller, gerekçe ve en uygun seçenekten fark onaycının önüne gelir.
• Yönetici panosunda son politika ihlalleri listelenir; politika uyumu raporu Excel, CSV ve PDF olarak alınabilir.
• Acente personelinin kurum adına yaptığı satışta politika değerlendirilir, ihlal kayda geçer ve uyum raporunda ayrı kanal olarak görünür.

Kural türlerinin tamamı ve politika sürümleri için seyahat politikası yönetimi sayfasına, politika metnini hazırlamak için seyahat politikası oluşturma rehberine bakabilirsiniz. İhlalin onaya gittiği süreç onay akışı maddesinde anlatılır.