Kurumsal seyahat portalı hakkında sık sorulan sorular

Kurumsal seyahat acentesi yazılımı, acentenin kurumsal müşterilerini yönettiği arka ofis yazılımıdır: kurum kaydı, kuruma özel fiyat, bakiye, temsilci, fatura ve rapor. Kurumsal.pro'da bu işler acente panelinin kurumsal bölümünde, müşteriye verilen markalı portalla aynı altyapıda yapılır.

Yeni kurum sihirbazı üç adımdır: kurum bilgileri, sözleşme modeli ve izinli e-posta alan adları, kurum yöneticisi. Sihirbaz tamamlanınca kök kurum, varsayılan fatura profili, kurum yöneticisi daveti ve varsayılan politika tek işlemde oluşur.

Evet. Excel veya CSV şablonuyla kurumlar toplu aktarılır; dosya önce yazmadan önizlenir, kayıtlar vergi no veya muhasebe koduyla eşleştirilip oluşturulur ya da güncellenir. İçe aktarılan kurumda yönetici daveti ve varsayılan politika kendiliğinden oluşmaz; yönetici sonradan davet edilir, politika portalda tanımlanır.

White label kurumsal seyahat portalı, bir altyapı sağlayıcısının geliştirdiği yazılımın acentenin kendi markası ve alan adıyla kurumsal müşterilere sunulmasıdır. Kurumsal.pro'da altyapıyı DIJI.TECH sağlar; müşterinizin gördüğü logo, renk, iletişim bilgisi ve belgeler acentenize aittir.

Portal acentenin belirlediği alan adında çalışır. Bir siteye birden çok alan adı eklenebilir ve biri birincil seçilir. Alan adı doğrulanana kadar portal açılmaz; başka bir siteye kayıtlı alan adı devralınamaz.

Kurulumu DIJI.TECH platform yöneticisi 7 adımlı sihirbazla yapar; acente kendi panelinden yeni portal açmaz. DIJI.TECH kurulumun ortalama 1 hafta sürdüğünü, ek modül aktivasyonunun 1 iş günü aldığını belirtir.

Portal, kurumsal acentenin panelinde aktif olan tedarikçilerle çalışır. Kodda uçuşta Amadeus, Sabre, Travelport, Turkish Airlines (NDC), Pegasus, AJet, SunExpress gibi bağlantılar; otelde Hotelbeds, RateHawk, WebBeds, GoGlobal, Juniper, TBO; araçta Yolcu360, Avis, YesCar, Booking Agora; otobüste Biletall kayıtlıdır.

Hayır. Portal tedarikçi adını göstermez. Portal yanıtlarından tedarikçi, net fiyat, markup, komisyon, maliyet ve kâr alanları silinir; bu alanları ayrıştıramayan bir yanıt portala hiç gönderilmez.

Tedarikçilerle ticari anlaşmayı ve erişim bilgilerini acente sağlar. Yazılım teknik bağlantıyı kurar; kurulumda acentenizin hesapları platforma tanımlanır ve portal bu hesaplarla arama yapar.

Firma yöneticisi paneli, acentenin kurumsal müşterisine verdiği portalın Kurum yönetimi bölümüdür. Kurum yöneticisi burada organizasyon ağacını, departmanları, fatura profillerini, rolleri, personel hesaplarını, seyahat politikalarını, onay akışlarını, bütçeleri ve güvenlik ayarlarını yönetir.

Her firmaya yedi hazır rol otomatik tanımlanır: Yolcu, Rezervasyon yapan, Onaycı, Kurum yöneticisi, Şube yöneticisi, Finans ve Rapor izleyici. Hazır roller silinemez ve yeniden adlandırılamaz; ihtiyaca göre bunlardan şablon alınarak özel roller oluşturulur.

Bir Excel dosyasında en çok 5.000 satır yüklenebilir. Sistem dosyayı önce doğrular; yeni, güncellenecek ve hatalı satırlarla oluşacak yeni departmanları raporlar ve hatalı satırların listesini CSV olarak verir. Kayıtlar yönetici onayladıktan sonra yazılır.

Çünkü her acentenin açacağı modüller, lisans modeli ve kurulum kapsamı farklıdır. DIJI.TECH bu nedenle fiyatı yalnız kişiye özel teklifle verir; sitede liste fiyatı, kullanıcı başı ücret veya paket fiyatı yer almaz.

Evet, iki seçenek de vardır. DIJI.TECH yazılımı kiralama modeliyle hizmet olarak ya da kaynak kod satın alma seçeneğiyle sunar. Hangisinin uygun olduğu acentenin teknik ekibine, büyüme planına ve özelleştirme ihtiyacına göre değerlendirilir.

DIJI.TECH kurulumun ortalama 1 hafta sürdüğünü belirtir. Kurulumdan sonra yeni bir modülün açılması ortalama 1 iş günü alır. Süre, alan adı doğrulaması ve tedarikçi bilgilerinin zamanında iletilmesine de bağlıdır.

Kurumsal.pro çok kiracılı bir mimariyle çalışır ve her kiracının kurum ve personel verisi ayrı bir veritabanında tutulur. Portal, gelen isteğin alan adından hangi kiracıya ait olduğunu çözer; alan adı doğrulanmadan portal açılmaz.

Evet. İki adımlı doğrulama rol bazında zorunlu tutulur. Varsayılan olarak kurum yöneticisi, finans ve onaycı rollerinde zorunludur ve kurum yöneticisi için kapatılamaz. Firma yöneticisi diğer hazır roller için zorunluluğu portalın güvenlik ekranından değiştirir.

Doğrulama uygulamasıyla üretilen 6 haneli kod (TOTP) kullanılır. Kurulum QR kod veya elle girilen anahtarla yapılır. Kod adımı 5 dakika geçerlidir ve en çok 5 deneme hakkı vardır. SMS ile iki adımlı doğrulama sunulmaz.

Hayır. Kurumsal filo kiralaması şirketin aylarca kullandığı araçlar için yapılan uzun dönem sözleşmedir. İş seyahatinde araç kiralama ise belirli bir seyahat için günlük kiralamadır. Kurumsal.pro portalı ikinci türü yönetir: personel seyahati için aracı arar, seçer ve politikaya göre satın alır ya da onaya gönderir.

Evet. Araç seçildiğinde tedarikçinin sunduğu sigorta ve güvence paketleri listelenir. Her paketin kiralama süresine göre fiyatı gösterilir ve teminatlar bir karşılaştırma tablosunda satır satır yer alır. Personel paketi seçer ya da paketsiz devam eder; seçilen paket araçla aynı sepet satırına eklenir.

Karşılaştırma tablosunda her teminat bir satır, her paket bir sütundur. Hücrede teminatın pakete dahil olduğu, dahil olmadığı ya da tedarikçinin verdiği değer yazılır; tedarikçi açıklama gönderdiyse teminat başlığında ve hücrede ayrıca görünür. Böylece paketler arasındaki fark fiyatla birlikte tek bakışta görülür.

Kurum adına satış, acente personelinin B2B panelinde üst çubuktan bir kurum ve isteğe bağlı olarak o kurumun bir çalışanını seçerek rezervasyon yapmasıdır. Seçimden sonra tüm arama ekranları o kurumun fiyat katmanı, ücret kuralları ve THY kurumsal koduyla çalışır.

Hayır. Ürün bir santral, IVR veya CRM sistemi içermez. Raporlarda bu kanal Çağrı merkezi etiketiyle görünür, ancak anlamı acente personelinin panelden kurum adına yaptığı satıştır. Görüşmeler acentenin kendi iletişim araçlarıyla yürür.

Hayır. Kurumun seyahat politikası bu satışta da değerlendirilir ve ihlal kayda geçer, ancak talep kurumun onay akışına gönderilmez. İhlaller kurumun politika uyum raporunda portal satışlarından ayrı bir kanal olarak görünür.

İki yöntem vardır: acentenin kuruma ayırdığı ön ödemeli kurum cüzdanı ve 3D Secure ile kartla ödeme. Kartla ödeme, acente ve platform bu yolu açık tuttuğu sürece kullanılabilir. Havale veya EFT ile ödeme, taksit ve portaldan bakiye yükleme yoktur.

Bakiyeyi acente yükler. Acente kendi cüzdanından kurum cüzdanına bakiye dağıtır, gerekirse geri alır. Portalda bakiye yükleme ekranı yoktur; bakiye azaldığında kurumun finans rolündeki kişilere eşik altı bildirimi gider.

Hayır. Kartla ödeme 3D Secure yönlendirmesiyle yapılır, kart bilgisi portalda saklanmaz ve ödeme tek çekim olarak alınır. DIJI.TECH, ödeme altyapısının PCI DSS uyumlu olduğunu beyan eder.

Kurumsal otel, bir şirketin personelinin iş seyahatlerinde konakladığı ve faturası şirkete kesilen otel konaklamasını anlatan genel bir ifadedir. Kurumsal otel rezervasyonunda konaklama şirketin seyahat politikasına, onay akışına ve fatura bilgilerine bağlı olarak yapılır; Kurumsal.pro bu süreci acentenin kurumsal müşterilerine verdiği portalda yürütür.

Evet. Otel aramasında 1 ile 6 arasında oda seçilir ve her oda için yetişkin ile çocuk sayısı ve çocuk yaşları ayrı girilir. Otel detayında çok odalı seçim yapılır; her odanın politika kararı ayrı gösterilir. Ek yolcular sepette kişi bilgileriyle tamamlanır. Ek yolcu veya misafir eklemek rezervasyon yapan ya da misafir yolcu yetkisi gerektirir; yalnız Yolcu rolündeki kişi çok kişilik odayı tamamlayamaz.

Evet. Birim fiyat limiti kuralında şehir bazlı gecelik tutarlar ve tanımlanmayan şehirler için "diğer şehirler" satırı girilir. Limit TRY, USD, EUR veya GBP olarak tanımlanabilir. Kural sonucu engelleme, ihlalde onaya gönderme, her durumda onay veya yalnız bilgilendirme olabilir.

Kurumsal otobüs bileti modülü, acentenin kurumsal müşterilerine verdiği portalda şehirler arası otobüs seferlerinin aranıp koltuk seçilerek satın alındığı bölümdür. Bilet, uçuş ve otelle aynı seyahat sepetinde durur; şirketin seyahat politikası, onay akışı ve fatura profili otobüs için de geçerlidir.

Evet. Personel arama sonucundan seferi açar, sefer detayındaki canlı koltuk haritasında dolu ve boş koltukları görür ve koltuğunu seçer. Yolcu sayısı seçilen koltuklarla belirlenir; seçim tamamlanınca bilet sepete eklenir ve sepet adımlarıyla satın alınır.

Kalkış ve varış alanına şehir ya da otogar adı yazılır, yolculuk tarihi seçilir ve sefer aranır. Arama tek yön yapılır; dönüş yolculuğu için ikinci bir arama yapılır ve iki bilet aynı seyahat sepetinde toplanabilir.

Kurumsal rezervasyon portalı, şirket çalışanlarının iş seyahati için uçak, otel ve diğer ürünleri kendilerinin aradığı ve ayırttığı web ekranıdır. Portal şirketin seyahat politikasını her arama sonucunda uygular, gerektiğinde talebi onaya gönderir ve satın alınan seyahatin belgelerini üretir.

Pratikte aynı anlamda kullanılır. Online rezervasyon aracı (OBT) şirket çalışanlarının seyahatlerini politika kurallarıyla kendilerinin ayırttığı yazılımdır; self booking bu kullanım biçimini anlatır. Kurumsal.pro'da bu araç acentenin markasıyla sunulan kurumsal portaldır.

Acentenin açtığı ve kurumun görünür kıldığı modüller listelenir: uçak, otel, transfer, araç kiralama, otobüs, tur, villa, yat ve etkinlik. Vize modülü varsayılan olarak kapalıdır, acente kurum bazında açar. Turlarda acentenin kendi turları listelenir.

Kurumsal seyahat raporlama, şirket adına yapılan uçak, otel, transfer, araç ve diğer seyahat harcamalarının tek kaynaktan toplanıp harcama, politika uyumu, onay, bütçe ve tasarruf gibi başlıklarda raporlanmasıdır. Kurumsal.pro'da raporlar portaldaki rezervasyonlardan beslenir; ayrıca veri girişi gerekmez.

Özet sayfasına ek olarak 11 rapor vardır: Harcama, Güzergâh ve tedarikçi, Politika uyumu, Onay süreçleri, Tasarruf, Satış sonrası, Kim nerede, Karbon, Bütçe, Finans ve Satış dökümü. Her raporda KPI şeridi, grafik, tablo ve dışa aktarma bulunur.

Rapor görüntüleme yetkisi olan kişi 11 raporun tamamını açar. Yalnız finans yetkisi olan kişi Harcama, Tasarruf, Bütçe, Finans ve Satış dökümü raporlarını görür. Her iki durumda da veriler kişinin rolündeki kapsamla, örneğin departmanı veya şirketiyle sınırlanır.

Kurumsal transfer modülü, acentenin kurumsal müşterilerine verdiği portalda havalimanı, otel ve adres arası transferin aranıp sepete eklendiği bölümdür. Transfer, uçuş ve otelle aynı seyahat sepetinde durur; şirketin seyahat politikası, onay akışı ve fatura profili bu kalem için de geçerlidir.

Tek yön veya gidiş-dönüş seçilir; nereden ve nereye alanına havalimanı, otel ya da adres yazılır ve konum koordinatıyla seçilir. Ardından gidiş tarih ve saati, gidiş-dönüşte dönüş tarih ve saati, yolcu sayısı ve bagaj sayısı girilir.

Evet. Seyahat politikasındaki kategori kuralı, transfer için izinli araç sınıflarını listeler. Politika kapsamı unvan kademesine, departmana, şubeye veya kişiye göre ayrı kurulabildiği için üst sınıf araç yalnız belirli kademelere açılabilir; izinli olmayan seçim, kuralın sonucuna göre engellenir ya da onaya gider.

Kurumsal.pro portalında personel uçuşu arar, sonuç satırındaki politika kararına bakarak uçuşu ve fiyat paketini seçer, isterse koltuk, ek bagaj ve yemek ekler. Sepette seyahat bilgilerini ve fatura profilini tamamlar. Sepet politika içindeyse ve bütçe aşılmıyorsa satın alınır; değilse gerekçeyle onaya gider.

Evet. Havayolunun sunduğu ek hizmetler kapsamında koltuk haritasından koltuk seçimi, ek bagaj ve yemek seçimi yapılabilir. Seçilen ek hizmetler uçuşla aynı sepet satırında görünür ve onay talebine dahil edilir. Ek hizmeti olan havayolları arasında THY, Pegasus, AJet, SunExpress ve TravelFusion üzerinden gelen havayolları bulunur.

Acente, kurumun kaydına firmanın THY kurumsal kodunu girer. Bu kod, o firmanın personeli uçuş aradığında Turkish Airlines entegrasyonundaki aramaya otomatik eklenir; şubeler ve bağlı şirketler üst firmanın kodunu miras alır. Bugün kurumsal kod alanı yalnız Türk Hava Yolları (TK) için kullanılır.

Kurumsal vize başvuru yönetimi, şirket personelinin iş seyahati için gereken vize başvurularının tek bir sistemde açılması, belgelerinin toplanması ve durumunun izlenmesidir. Kurumsal.pro'da bu süreç acentenin kurumsal müşterisine verdiği portalda çalışır; başvuruyu acente yürütür, kararı konsolosluk verir.

Tablo, seçilen uyruktaki umuma mahsus pasaport sahibi için ülke ülke vizesiz, e-vize, kapıda vize veya vize gerekli bilgisini ve varsa kalış gün sayısını gösterir. Tablo bilgi amaçlıdır ve acentenin kullandığı platform rejim tablosundan gelir; başvuru için paketlere bakılır.

Uyruk ve pasaport bilgisi personel profilinden gelir; başvuran bilgileri de profilden dolar. Pasaportun süresi dolmuşsa ya da profilde pasaport yoksa portal bunu aramada gösterir ve bilginin güncellenmesini ister. Profilde pasaport ve vize kayıtları, süresi dolmak üzere olduğunda rozetle işaretlenir.

Fatura her zaman kurumun kendisine, tüzel kişi olarak kesilir. Önce personelin rezervasyonda seçtiği fatura profili kullanılır; seçim yoksa kurumun varsayılan profili, o da yoksa kök kurumun varsayılan profili devreye girer. Profil unvan, vergi no ve dairesi, adres ve fatura e-postasını taşır.

Platform kodunda Paraşüt, Luca ve Logo Netsis e-Fatura ve e-Arşiv belge üreticisi olarak, Arkman cari ve bilet aktarımı için, SYS ise satış beslemesi olarak bulunur. Hangisinin kullanılacağı acentenin kendi muhasebe tercihine göre kurulumda belirlenir.

Hayır. Logo tarafında yalnız Logo Netsis bağlantısı bulunur. Logo Tiger, Logo GO, Mikro, Uyumsoft, Nilvera, İzibiz ve Foriba için hazır bağlantı yoktur.

Personel sepeti satın alma adımına getirdiğinde 3D Secure doğrulama sayfasına yönlendirilir. Tahsilat, acentenin panelde kullandığı sanal POS veya ödeme kuruluşu üzerinden tek çekim olarak yapılır ve kart bilgisi platformda saklanmaz.

Hayır. Portaldaki kart tahsilatı, acentenin panelde kullandığı ödeme hattıyla yapılır; kurumsal kanala özel ayrı bir POS gerekmez. Hangi banka ya da ödeme kuruluşunun kullanılacağı kurulumda belirlenir.

Üç katman birlikte belirler. Platform kurumsal sitede kart yolunu açar, acente kurum bazında kartla ödemeye izin verir, firma yöneticisi de portalda kartla ödemeyi açıp kapatabilir. Alt katman, üst katmanın kapattığı yolu açamaz.

Temel özellikler seyahat politikası, onay akışı, bütçe kontrolü, çok ürünlü rezervasyon, merkezi ödeme ve fatura, raporlama ve rol bazlı yetkidir. Kurumsal.pro'da bunlar firma yöneticisi, personel, acente yöneticisi ve acente personeli olmak üzere dört rolün ekranlarına dağılır.

Kurumsal.pro'nun alıcısı seyahat acenteleri ve kurumsal seyahat yönetim şirketleridir (TMC). Acente, portalı kendi markası ve alan adıyla kurumsal müşterilerine verir; şirketin yöneticileri ve personeli bu portalı acentelerinin hesabıyla kullanır.

Evet. Uçuş rezervasyonunda havayolunun sunduğu ek hizmetler, yani koltuk haritasından koltuk seçimi, ek bagaj ve yemek seçimi yapılır. Ek hizmetler seyahatin geri kalanıyla aynı sepette ve aynı onay akışında ilerler.

Seyahat bütçesi yönetimi, bir birimin belirli bir dönemde iş seyahatine harcayabileceği üst sınırı tanımlayıp her talebi bu sınıra göre kontrol etmektir. Kurumsal portalda bütçe departman, şirket veya şube için tanımlanır ve aşımda kurumun seçtiği kural uygulanır.

Bütçe dönemi ay, çeyrek veya mali yıl olarak seçilir. Talep anında dönemi açık olan bütçeler değerlendirilir. Her bütçe tüm ürünlere ya da yalnız seçilen ürünlere, örneğin yalnız uçak ve otele uygulanabilir.

Kurumun seçtiği aşım kuralı uygulanır. Bilgilendir seçeneğinde talep devam eder; gerekçe iste seçeneğinde yolcu açıklama yazar; onaya gönder seçeneğinde talep politika içi olsa da onaya gider; engelle seçeneğinde bütçe yetmezse seyahat alınamaz.

Seyahat onay sistemi, bir iş seyahatinin satın alınmadan önce yetkili kişilerce onaylanmasını sağlayan yazılım akışıdır. Kurumsal portalda politika dışı veya bütçeyi aşan sepetler onaya gider; onay akışı kademeleri, onaycıları, süreleri ve fiyat toleransını belirler.

Onaya gidip gitmeyeceğine politika ve bütçe karar verir. Sepette politika dışı kalem varsa ve kuralın sonucu onaysa, kural her durumda onay istiyorsa ya da bütçe aşımı onaya gönder olarak ayarlanmışsa portal Onaya gönder yolunu seçer. Aksi halde personel doğrudan satın alır.

Kurum için akış tanımlanmamışsa onaya giden talep tek kademeyle yolcunun yöneticisine, yöneticisi yoksa departman yöneticisine gider. Kurum yöneticisi kapsam bazında akış tanımladığında, kapsamdaki yolcuların talepleri o akışın kademeleriyle ilerler.

Seyahat politikası yönetimi, bir kurumun iş seyahati kurallarını yazılıma tanımlayıp her rezervasyonda otomatik uygulamasıdır. Kurumsal portalda kurallar arama sonuçlarında, sepette ve gönderimde değerlendirilir; politika dışı seçim kuralın sonucuna göre engellenir, onaya gider ya da yalnız bilgi olarak kaydedilir.

Yolcuya uygulanır. Bir asistan yöneticisi adına rezervasyon yaptığında kurallar asistanın değil, seyahat eden yöneticinin kapsamına göre değerlendirilir. Böylece başkası adına yapılan rezervasyonlar da aynı politikaya bağlı kalır.

13 kural türü vardır: birim fiyat limiti (şehir bazlı), kişi başı tutar, seyahat toplamı, kalem toplamı, uçak kabini, uzun uçuşta izinli kabin, otel yıldızı, kategori, satın alma öncesi en az gün, en uygundan en fazla yüzde fark, yasaklı havayolu, riskli ülke ve her talepte onay.

Tur modülünde acentenin kendi turları listelenir. Villa, yat ve etkinlikte acentenin kendi envanterine ek olarak kiracıda açık tedarikçilerin içeriği gelir: villada Rentals United, yatta NauSYS ve Booking Manager, etkinlikte Bedsonline. Hangi tedarikçinin açık olacağı kurulumda belirlenir.

Personel destinasyonu ve ayı seçerek tur arar, sonuçları süre, tema, ulaşım ve tur tipine göre süzer. Detayda program, dahil ve hariç hizmetler ve koşullar görünür; dönem ve tek ya da çift kişilik oda tipi seçilir. Sor-sat turlarda tarih seçilir, ardından tur sepete eklenir.

Villa detayı fiyatın misafir sayısına göre değiştiğini gösterir; temizlik ücreti ayrı satır olarak ya da dahil olduğu belirtilerek yazılır. Depozito fiyata dahil değildir: girişte villa sahibine ödenir ve çıkışta hasar yoksa iade edilir. Personel bu bilgileri sepete eklemeden önce görür.

Diji, portalın içinde personelin kendi yetkisiyle çalışan yapay zekâ asistanıdır; değişiklikleri sizin onayınız olmadan uygulamaz. Acentenin kurumsal müşterilerine verdiği portalın her oturumlu sayfasında sohbet paneli olarak açılır ve portalın dilinde, Türkçe veya İngilizce çalışır.

Diji yalnız giriş yapmış personelin portalda erişebildiği verilere erişir. Gördüğü işlem kataloğu personelin eylem yetkileriyle süzülür ve her çağrı personelin oturumu, rolü ve veri kapsamıyla yeniden denetlenir. Talimatı gereği acente, kiracı veya kâr marjı verisiyle çalışmaz.

Hayır. Değişiklik niteliğindeki işlemler, risk sınıfına göre bir onay kartıyla kullanıcıya sunulur ve kullanıcı onaylamadan uygulanmaz. Kullanıcı yalnız değişiklik sınıfındaki bir işlem için konuşma boyunca geçerli izin verebilir; silme ve geri alınamaz işlemler her seferinde ayrı onay ister.