Kurumsal seyahat acentesi yazılımı: kurumsal müşterileriniz için arka ofis

Kurumsal seyahat acentesi yazılımı, acentenin kurumsal müşterilerini açtığı, her birine özel fiyat ve bakiye tanımladığı, satışlarını faturaladığı ve raporladığı arka ofistir. Kurumsal.pro'da bu arka ofis acente panelinin "Kurumsal" bölümüdür; müşterilerinize verdiğiniz markalı portal da aynı altyapıdan beslenir. Aşağıda acente yöneticisinin kullandığı ekranlar anlatılır.

Acente panelinin kurumsal bölümünde neler var?

Kurumsal bölüm, acentenin tüm kurumsal müşterilerini tek ekranda toplar. Genel bakış aktif, kurulumda ve pasif kurum sayılarını, dağıtılabilir bakiyeyi, bekleyen işleri (bekleyen onay ve yeni başvuru), personel sayısını, dikkat gerektiren cüzdanları ve son eklenen kurumları gösterir.

Bölümün sayfaları rol yetkisiyle açılır: genel bakış, kurumlar, kurum yönetimi, başvurular, temsilciler, faturalar, raporlar ve kuruma özel oda fiyatı ayrı sayfa yetkileridir. Varsayılan yönetici rolü hepsini, varsayılan acente kullanıcısı rolü genel bakış, kurumlar ve başvurular sayfalarını görür. Kurum listesi ad veya vergi no ile aranır; durum sekmeleri, sözleşme modeli filtresi ve eşik altı cüzdan işaretiyle süzülür.

Yeni kurumsal müşteri nasıl açılır?

Yeni kurum, üç adımlı bir sihirbazla tek işlemde açılır. Sihirbaz tamamlandığında kök kurum, varsayılan fatura profili, kurum yöneticisinin davet e-postası ve kurumun varsayılan seyahat politikası birlikte oluşur:

1. Kurum bilgileri: unvan, vergi no ve vergi dairesi, adres, muhasebe iletişim kişisi.
2. Sözleşme modeli ve alan adları: Gizli marj veya Şeffaf model; personelin davet edilebileceği izinli e-posta alan adları.
3. Kurum yöneticisi: portalda kurumu yönetecek ilk kişinin adı, soyadı ve iş e-postası.

Aynı vergi numarasıyla ikinci bir kurum açılamaz; sistem mükerrer kaydı reddeder. Çok sayıda müşteriyi bir anda taşımak için Excel veya CSV şablonuyla toplu kurum aktarımı vardır. Şablon firma adı, vergi dairesi ve no, muhasebe kodu, kişi tipi, iletişim, muhasebe yetkilisi ve fatura bilgilerini alır. Dosya önce yazmadan önizlenir, ardından kayıtlar vergi no veya muhasebe koduyla eşleştirilip oluşturulur ya da güncellenir. İçe aktarılan kurumda yönetici daveti ve varsayılan politika kendiliğinden oluşmaz: kurum yöneticisi kurum detayının personel sekmesinden davet edilir, politikayı firma yöneticisi portalda tanımlar.

Portalın açılış sayfasındaki başvuru formundan gelen talepler "Başvurular" listesinde Yeni, Kuruma dönüştürüldü ve Reddedildi durumlarıyla izlenir. Dönüştürme sihirbazı başvuru bilgileriyle dolu açar; ret için neden yazmak zorunludur.

Kurum detayında hangi sekmeler var?

Her kurumun detay sayfasında 10 sekme ve 6 adımlı bir kurulum ilerlemesi bulunur (genel bilgi, sözleşme, kurum ağacı, fatura profili, personel, cüzdan). Sayfadan "Portalı aç" ile kurumun portalına, "Kurum adına çalış" ile o kurum adına satışa geçilir.

THY kurumsal kodu kuruma girildiğinde o kurumun uçuş aramalarına eklenir ve şubeler üst firmanın kodunu miras alır; bugün yalnız THY kodu desteklenir.

Kuruma özel fiyat nasıl tanımlanır?

Her kurumun fiyat formu üç bölümden oluşur ve acentenin kâr modelini o kuruma göre kurar. Formdaki ayar, acentenin genel kuralının yerine geçer; alt şirket ve şubeler kurumun kuralını miras alır. Portal satışları ayrı bir satış kanalında fiyatlanır.

Form satırları uçak bileti, otel, araç kiralama ve transfer için yurt içi ve yurt dışı ayrımıyla gelir; vize için Schengen, İngiltere, ABD, Avustralya, Kanada, Hindistan ve diğer satırları vardır. Uçuşta değişiklik, iptal ve koltuk rezervasyonu için satış sonrası ücretleri de ayrıca tanımlanır. Her hücre yüzde veya sabit tutar (para birimiyle) alır; birden çok kural taşıyan hücre kilitlenir ve kural motorundan düzenlenir.

Kural motorunda kuruma özel hizmet bedeli; sabit ya da yüzde, birim başına, bir kez ya da tavanlı olarak yazılır. Birim rezervasyon, yolcu, bilet, bacak, gece, gün veya oda olabilir; kural uçuş, otel, transfer, tur, araç, yat, aktivite, villa, otobüs ve vize ürünlerine uygulanır.

Diğer firmalara kopyala ile seçilen bölümler tek işlemde başka kurumlara aktarılır. Önce firma başına "Değişecek", "Üzerine yazılacak" ve "Atlanan (kilitli)" önizlemesi gösterilir; kilitli hücrelere dokunulmaz ve işlem geri alınamaz. Acentenin kendi envanterindeki otellerde kuruma özel oda fiyatı da tanımlanabilir.

Kurum cüzdanı nasıl çalışır?

Kurum cüzdanı ön ödemeli bir hesaptır ve portalda yapılan satın almalar bu bakiyeden düşer. Acente kendi B2B cüzdanından kuruma bakiye dağıtır; bakiye yetersizse işlem reddedilir, aynı işlem tekrar gönderildiğinde çift kayıt oluşmaz. Gerekirse bakiye kurumdan acenteye geri alınır.

• Uyarı eşiği: bakiye eşiğin altına indiğinde kurumun Finans rolüne bir kez bildirim gider.
• Defter: dağıtım, geri alma, satış, iade ve düzeltme hareketleri değiştirilemez deftere yazılır ve panelde filtrelenir; platformun "cüzdanı gizle" modu kapalıysa kurumun portalındaki finans ekranında da Excel ve aylık ekstreyle görünür.
• Kredi: kurum için kredi limiti veya vadeli cari tanımlanmaz; model ön ödemelidir.

Kurumun ödeme yolları (kurum cüzdanı, kartla ödeme) kurum ayarlarından açılıp kapatılır. Ödeme ve fatura akışının tamamı kurumsal fatura ve ödeme sayfasında, bakiye takibinin mantığı kurumsal müşteride bakiye ve hareket takibi yazısında anlatılır.

Temsilciler nasıl atanır?

Kurumsal acentenin kullanıcıları ürün ve kapsam bazında temsilci olarak atanır; kapsam Tümü, Yurt içi veya Yurt dışıdır. Temsilci kuruma değil ürüne atanır ve atandığı üründe tüm kurumlar adına çalışır. Her ürün için kaç temsilci olduğu sayaçla görünür; "Yeni kullanıcı" ile panelden temsilci hesabı açılır.

Ürün ataması operasyon kuyruklarının görünürlüğünü de belirler: temsilci yalnız kendi ürünlerinin kuyruğunu görür, ürünü olmayan ödeme ve talep işleri herkese açıktır. Yurt içi ve yurt dışı kapsamı portal otel satışında otelin ülkesine göre temsilci eşleştirmede kullanılır. Temsilcinin kurum adına satış akışı kurum adına satış sayfasında anlatılır.

Fatura, döküm ve muhasebe nasıl yürür?

Kurum faturaları dönem, kurum, fatura profili ve durum (Kesildi, Bekliyor, Gönderilemedi, İptal faturası) filtresiyle listelenir. Liste en çok 10.000 satıra kadar Excel'e, isteğe bağlı İngilizce başlıklarla aktarılır; fatura PDF'i dil seçilerek kurumsal sitenin markasıyla indirilir.

Kurum satış dökümü kurumu ve alt kurumlarını en çok 370 günlük dönemle; ürün, birim ve kullanıcı filtresiyle xlsx, csv veya pdf olarak verir. Dökümde markup ve komisyon gösterilmez. Döküm haftalık veya aylık olarak kurumun muhasebe iletişim e-postasına ek halinde zamanlanabilir.

Kurumsal satış, acentenin muhasebe belgesi hattından geçer ve faturanın alıcısı kurumun fatura profilidir. SYS beslemesinde kurumsal satış o kuruma, kurumun muhasebe kodu cari kodu olarak faturalanır (SYS entegrasyonu). Diğer muhasebe ve e-belge bağlantıları muhasebe entegrasyonu sayfasındadır.

Acente hangi raporları ve kuyrukları kullanır?

Acentenin kurumsal raporları kâr ve uyum odaklıdır. Satış ve kâr raporu kurum bazında satışı, katmanlı kârı (komisyon, kurum katmanı, Hizmet Bedeli) ve satış kanalını gösterir; portal satışı ile panelden kurum adına yapılan satış ayrı izlenir. Politika uyumu raporu iki kanalın ihlallerini ayrı listeler ve xlsx, csv veya pdf olarak alınır; kurumların kendi portal raporları kurumsal seyahat raporlama sayfasında anlatılır.

Operasyon tarafında opsiyon, ödeme, havayolu, mutabakat, kısmi, talep ve vize (belge, randevu, karar) kuyrukları vardır; işler kullanıcıya atanır ve çözülür. Portaldan gelen iptal ve değişiklik talepleri talep kaydı, dosya notu ve "talep" kuyruğu olarak düşer. Seyahat dosyasında kurum, departman, yolcu, talep eden, temsilci, fatura profili, kaynak, politika değerlendirmesi ve onay geçmişi ayrı bir kurumsal bölümde görünür.

Panel ve portal hangi dillerde çalışır?

Acente paneli Türkçe ve İngilizcenin yanında Rusça, Arapça (sağdan sola), Özbekçe ve Azerbaycan Türkçesi arayüz sunar; liste kiracının dil ayarıyla daraltılır. Kurumsal müşterilere verilen portal ise Türkçe ve İngilizce çalışır.

Kimler için uygundur?

Bu acenta yazılımı, şirketlere iş seyahati hizmeti veren ve her müşteriyi ayrı fiyat, bakiye ve fatura kuralıyla yönetmek isteyen seyahat acenteleri ile seyahat yönetim şirketleri (TMC) içindir. TMC kavramı TMC ne demek yazısında, Excel'den panele geçişin pratik yanları kurumsal müşterileri panelden yönetmek yazısında anlatılır. Kurumsal satış yapabilmeniz için acentenizin TÜRSAB belgesine sahip olması gerekir.

Günlük işleyiş bir döngü olarak düşünülebilir. Yeni müşteri sihirbazla ya da başvurudan dönüştürülerek açılır; kurum detayındaki altı adımlı kurulum ilerlemesi eksik kalan genel bilgi, sözleşme, ağaç, fatura profili, personel ve cüzdan adımlarını gösterir. Ardından fiyat formunda o müşterinin Hizmet Bedeli, Gizli markup ve Komisyon değerleri girilir, kurum cüzdanına bakiye dağıtılır ve eşik altına inen cüzdanlar genel bakışta izlenir. Temsilciler ürün bazında atandığı için operasyon kuyruğundaki işler doğru kişiye düşer. Dönem sonunda zamanlanmış satış dökümü kurumun muhasebe iletişim e-postasına gider, kurum faturaları panelde süzülüp indirilir; satış ve kâr raporu da hangi kurumun ne kadar kazandırdığını gösterir.

Yazılım DIJI.TECH'in kurumsal seyahat yönetim sistemi altyapısının acente tarafıdır ve kiralama veya kaynak kod seçeneğiyle sunulur; fiyat kişiye özel teklifle belirlenir. Paneli kendi kurumsal müşteri yapınızla görmek için demo talep edebilirsiniz.