TMC (seyahat yönetim şirketi) ne demek? Acenteden farkı ve çalışmanın avantajları

TMC (travel management company, seyahat yönetim şirketi), şirketlerin iş seyahatlerini yalnız bilet ve otel satarak değil; seyahat politikası, onay süreci, satış sonrası işlem, raporlama ve tedarikçi ilişkisiyle birlikte yöneten seyahat acentesidir. Klasik acenteden farkı, tek tek işlemlere değil şirketin toplam seyahat düzenine ve harcamasına odaklanmasıdır. Bu yazı, eski "biletçiden fazlası" yazımızı TMC'nin tanımı, ücret modelleri ve acentelerin ihtiyaç duyduğu teknolojiyle birlikte güncelliyor.

TMC ne demek?

TMC, şirketin seyahat sorumlusu gibi çalışan dış hizmet sağlayıcıdır. Şirket adına rezervasyon yapar, seyahat politikasının uygulanmasını takip eder, değişiklik ve iptalleri yürütür, harcamayı raporlar ve havayolu ile otel tarafındaki ilişkiyi yönetir.

"TMC" bir unvan değil, bir hizmet modelinin adıdır. Bir acenteyi TMC yapan, kurumsal müşteriyle kurduğu sürekli ilişki ve bu ilişkiyi taşıyan süreçlerdir. Bu süreçlerin çalışana açılan yüzü genellikle bir online rezervasyon aracıdır; kavramı OBT yazımızda ayrıca anlattık.

TMC ile seyahat acentesi arasındaki fark nedir?

Temel fark odak noktasıdır: klasik acente işleme, TMC toplam seyahat düzenine odaklanır. Eski yazımızdaki ifadeyle acente reaktiftir, siz ararsınız ve cevap verir; TMC ise şirketin kurallarını bilir ve seyahati bu kurallara göre düzenler.

Bir TMC şirkete hangi hizmetleri sunar?

Bir TMC'nin hizmet seti dört başlıkta toplanır: rezervasyon ve satış sonrası işlem, politika ve onay düzeni, raporlama, tedarikçi ilişkisi. Hangi başlığın ne kadar derin sunulacağı sözleşmeyle belirlenir.

• Rezervasyon ve satış sonrası: Uçuş, otel, transfer, araç ve diğer hizmetlerin rezervasyonu; değişiklik, iptal ve iade işlemleri.
• Politika ve onay: Şirket politikasının hazırlanmasına destek ve politikanın rezervasyon anında uygulanması; onay sürecinin rezervasyona bağlanması.
• Raporlama: Harcama, politika uyumu, tasarruf ve kaçırılan tasarruf gibi raporlarla şirketin seyahat verisini görünür kılma.
• Tedarikçi ilişkisi: Havayolu ve otel tarafında şirket adına anlaşma arayışı ve sadakat programlarının düzenli kullanımı.

Eski yazımızdaki "geçen yıl bu otelde çok sayıda geceleme yaptınız, bu yıl anlaşma yapalım" diyebilen danışman örneği, iyi bir TMC'nin farkını hâlâ en iyi anlatan örnektir. Bu tavsiyeyi verebilmek için ise rezervasyon verisinin tek yerde toplanmış olması gerekir.

TMC ücreti nedir, nasıl belirlenir?

TMC ücreti, TMC'nin hizmeti karşılığında aldığı bedeldir ve sözleşmeyle belirlenir. Yaygın modeller işlem başına hizmet bedeli, fiyatın içine gömülü marj, tedarikçiden alınan komisyon ve dönemsel yönetim ücretidir; birçok sözleşme bunları birlikte kullanır.

Bu yazıda tutar veya oran vermiyoruz; ücret seyahat hacmine, ürün karışımına ve hizmet kapsamına göre değişir. Şirketin soracağı doğru soru "ücret kaç?" değil, "ücret nerede ve nasıl görünecek?" sorusudur:

• Şeffaf model: Hizmet bedeli faturada ayrı bir satır olarak görünür.
• Gizli marj modeli: Hizmet bedeli satır fiyatının içindedir ve faturada ayrı görünmez.
• Komisyon: Tedarikçinin acenteye ödediği paydır; şirketin faturasında görünmez.

Kurumsal.pro'da acente, her kurum için fiyat formunda üç bölümü ayrı tanımlar: şeffaf modelde faturada ayrı satır olarak görünen Hizmet Bedeli, fiyata gömülü Gizli markup ve yine fiyata gömülü Komisyon katmanı (tedarikçinin ödediği komisyondan farklı olarak acentenin kendi belirlediği oran). Hizmet bedeli kuralı sabit veya yüzde olabilir; birim başına, bir kez veya tavanlı uygulanır ve rezervasyon, yolcu, bilet, bacak, gece, gün ya da oda birimine bağlanabilir. Kurum açılırken seçilen sözleşme modeli (gizli marj veya şeffaf) hizmet bedelinin faturada ayrı satır mı olacağını, satır fiyatına mı katlanacağını belirler. Kavramın kısa tanımı için hizmet bedeli sözlük maddesine bakabilirsiniz.

TMC ile çalışmanın şirkete avantajları nelerdir?

TMC ile çalışmanın ana avantajı, şirketin kendi seyahat departmanını kurmadan seyahat yönetimi uzmanlığına erişmesidir. Eski yazımızın benzetmesiyle bu, maaş ve teknoloji yatırımı yapmadan bir seyahat departmanı kurmak gibidir.

Diğer avantajlar şöyle sıralanabilir:

• Tek muhatap: Rezervasyon, değişiklik, iptal ve fatura için tek bir ekip.
• Uygulanan politika: Kurallar kâğıtta kalmaz, rezervasyon anında uygulanır.
• Görünür harcama: Departman, kişi ve ürün kırılımlı raporlarla seyahat bütçesi izlenir.
• Düzenli faturalama: Faturalar şirketin tanımlı fatura bilgilerine kesilir.
• Self servis ve destek bir arada: Standart seyahati çalışan portaldan kendisi yapar, karmaşık talepleri TMC'nin ekibi yürütür.

Şirket için iç ekip ile dış kaynak arasındaki karar ayrı bir değerlendirme gerektirir; bu karşılaştırmayı şirketin kendi seyahat departmanını kurması yazımızda ele aldık.

Şirket bir TMC seçerken nelere bakmalı?

TMC seçiminde fiyat tek ölçüt değildir; hizmet kapsamı, ücretin faturada nasıl görüneceği ve şirkete sunulan dijital kanal birlikte değerlendirilmelidir. Aşağıdaki sorular, teklifleri aynı zeminde karşılaştırmayı kolaylaştırır:

• Kapsam: Hangi ürünler (uçuş, otel, transfer, araç, vize ve diğerleri) ve hangi satış sonrası işlemler hizmete dahil?
• Ücret modeli: Hizmet bedeli faturada ayrı satır olarak mı görünecek, fiyatın içinde mi olacak?
• Politika: Şirketin kuralları rezervasyon anında mı uygulanacak, yoksa sonradan mı kontrol edilecek?
• Onay: Onay süreci rezervasyona bağlı mı, kademe ve vekil tanımlanabiliyor mu?
• Raporlama: Harcama, politika uyumu ve tasarruf raporları kim tarafından, hangi sıklıkta sunulacak?
• Faturalama: Grup şirketleri ve şubeler için ayrı fatura bilgileri tanımlanabiliyor mu?
• Self servis kanal: Çalışanlar standart seyahatleri kendileri yapabilecek mi?

Bu soruların cevabı yazılı bir sözleşmede ve rezervasyon sisteminin ayarlarında karşılık bulmalıdır. Sözlü olarak verilen bir taahhüt, dönem sonunda yaşanan anlaşmazlıkta hiçbir tarafı korumaz.

TMC kriz anlarında ne yapar?

Kriz anında TMC'nin ilk işi, seyahatte olan çalışanların kim olduğunu ve nerede olduklarını seyahat kayıtlarından çıkarmak, ardından değişiklik ve dönüş seçeneklerini düzenlemektir. Bu, ancak rezervasyonlar tek bir sistemde tutulduğunda hızlı yapılabilir.

Eski yazımızda bu konuyu "yolcu takip sistemleri" olarak anlatmıştık; bu ifadeyi düzeltmemiz gerekiyor. Kurumsal.pro portalındaki Kim nerede raporu, kesinleşmiş seyahat kayıtlarına göre seyahatte, yurt dışında ve o gün uçuşta olan personeli, şehir, konaklama, dönüş ve telefon bilgisiyle gösterir. Bu rapor bir konum takibi veya duty of care modülü değildir; kriz anında acentenin ve şirketin elindeki kaydı hızlıca görmesini sağlar. İşverenin çalışan güvenliği konusundaki çerçevesini iş seyahatinde çalışan güvenliği yazımızda anlattık.

Bir TMC hangi teknolojiye ihtiyaç duyar?

Bir TMC'nin teknolojisi iki yüzlüdür: şirkete açılan kurumsal portal ve acentenin kurumları yönettiği arka ofis. İkisi aynı kayıt üzerinde çalışmadıkça politika, fiyat ve fatura arasında boşluk kalır.

Kurumsal.pro, acentelerin ve TMC'lerin kurumsal müşterilerine kendi markalarıyla verdiği DIJI.TECH altyapılı kurumsal seyahat yönetim sistemidir. Acente tarafında sunduğu başlıca araçlar şunlardır:

• Markalı kurumsal portal: Acentenin logosu, renkleri ve alan adıyla açılan portal; kurulumu platform (DIJI.TECH) yapar. Ayrıntılar acenteler için kurumsal seyahat platformu sayfasında.
• Kurum yönetimi: Yeni kurum üç adımda açılır (bilgiler; sözleşme modeli ve izinli e-posta alan adları; kurum yöneticisi). Aynı vergi numarasıyla ikinci kurum açılamaz, çok sayıda kurum Excel veya CSV ile topluca aktarılır.
• Kuruma özel fiyat: Hizmet bedeli, gizli markup ve komisyon formu; seçilen bölümleri diğer firmalara kopyalama; alt şirket ve şubelerin kurum kuralını miras alması.
• Ön ödemeli kurum cüzdanı: Acente kuruma bakiye dağıtır ya da geri alır, eşik altına inişte uyarı tanımlar; her hareket değiştirilemeyen bir deftere yazılır.
• Temsilci ataması: Acente personelinin ürün ve kapsam bazında atanması.
• Fatura ve raporlar: Kurum faturaları, kurum satış dökümü ve zamanlanmış döküm e-postası; satış ve kâr, politika uyumu raporları.
• Kurum adına satış: Acente personelinin panelden kurum ve kişi seçerek kurumun fiyatıyla satış yapması; ayrıntılar kurum adına satış sayfasında.

Acente arka ofisinin tamamını kurumsal seyahat acentesi yazılımı sayfasında anlattık. DIJI.TECH'in beyanına göre şirket 2019'dan bu yana 50+ markaya teknoloji sağlıyor ve kurulum ortalama 1 hafta sürüyor. Kendi kurumsal müşterileriniz için portalı görmek isterseniz DIJI.TECH demo sayfasından görüşme talep edebilirsiniz.