İş seyahatinde çalışan güvenliği: duty of care nedir, şirket ne yapmalı?

Duty of care, işverenin iş için seyahat eden çalışanının sağlığını ve güvenliğini gözetme sorumluluğunu anlatan bir kavramdır. Uygulamada üç soruya cevap verir: çalışan risk taşıyan bir yere gitmeden önce bu risk değerlendirildi mi, seyahat sırasında kimin nerede olduğu biliniyor mu ve bir kriz anında çalışana ulaşılabiliyor mu? Bu yazı kavramı, Türkiye'deki resmi çerçeveyi, uluslararası standardı ve şirketlerin bu soruları cevaplamak için kurabileceği düzeni anlatır.

Duty of care ne demek?

Duty of care, Türkçede çoğunlukla "özen yükümlülüğü" olarak karşılanan ve bir kişinin ya da kurumun, sorumluluğu altındaki kişilere zarar gelmemesi için makul özeni göstermesini anlatan bir kavramdır. Kurumsal seyahatte kavram, işverenin iş için yola çıkan çalışanının sağlık ve güvenliğini gözetme sorumluluğunu ifade eder.

İş seyahati, çalışanı şirketin her gün kontrol ettiği ofis ortamından çıkarır. Çalışan farklı bir şehirde, farklı bir ülkede, farklı sağlık ve güvenlik koşullarında bulunur. Bir doğal afet, salgın, siyasi olay ya da sıradan bir kaza, şirketin "çalışanımız şu anda nerede ve iyi mi?" sorusunu dakikalar içinde cevaplamasını gerektirebilir. Duty of care bu sorunun önceden hazırlanmış bir cevabının olmasıdır.

Kavramın hukuki kapsamı ülkeden ülkeye değişir. Bu yazıda hukuki yorum yapılmaz; Türkiye'deki resmi çerçeve kaynağıyla birlikte aktarılır ve uygulamaya yönelik öneriler genel bilgi olarak verilir.

Türkiye'de işverenin yükümlülükleri hangi kanunda düzenlenir?

Türkiye'de işverenin iş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nda düzenlenir. Kanun 20 Haziran 2012'de kabul edilmiş, 30 Haziran 2012 tarihli ve 28339 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanmıştır. Kamu ve özel sektöre ait bütün işlere ve işyerlerine, çalışanlara faaliyet konularına bakılmaksızın uygulanır; Kanun'un 2. maddesi bazı faaliyetleri istisna tutar.

Kanun'un seyahat güvenliğini düşünürken akla gelen maddeleri şunlardır (mevzuat.gov.tr konsolide metni, erişim 4 Kasım 2026):

Kanun'un 4. maddesi ayrıca, işyeri dışındaki uzman kişi ve kuruluşlardan hizmet alınmasının işverenin sorumluluklarını ortadan kaldırmadığını belirtir. Bu hükmün iş seyahatlerinde acente, seyahat yönetim şirketi veya yazılım kullanımına nasıl uygulanacağı hukuki bir değerlendirmedir ve bu yazının kapsamı dışındadır.

İş seyahatinin bu maddeler içinde nasıl değerlendirileceği, seyahatin niteliğine ve şirketin yapısına göre değişen hukuki bir konudur. Şirketinizin iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve hukuk danışmanıyla birlikte değerlendirilmelidir. Kanun metninin tamamına aşağıdaki kaynaklardan ulaşabilirsiniz.

ISO 31030 seyahat risk yönetimi standardı nedir?

ISO 31030:2021, kuruluşlara seyahatin kuruluş ve seyahat eden kişiler için yarattığı riskleri nasıl yöneteceklerine dair rehberlik eden uluslararası standarttır. ISO'nun risk yönetimi teknik komitesine (ISO/TC 262) göre standart her sektör ve büyüklükteki kuruluşa uygulanabilir, turizm ve tatil amaçlı seyahatlere ise uygulanmaz.

Standart, ISO 31000:2018 risk yönetimi standardının ilke, çerçeve ve sürecine dayanır ve ISO 45001:2018'in iş sağlığı ve güvenliği yönetimi ilkeleriyle uyumludur. Bir rehber standart olduğu için şirketlere "ne yapılmalı" konusunda yapı sunar; tek tek önlemleri şirketin kendi risk değerlendirmesine bırakır. Seyahat güvenliği düzenini sıfırdan kuran bir şirket için iyi bir başlangıç çerçevesidir.

Seyahatten önce şirket ne yapmalıdır?

Seyahatten önceki en önemli adım, gidilecek yerin ve seyahatin risklerinin değerlendirilmesidir. Bir müşteri ziyareti için komşu bir şehre gitmek ile güvenlik uyarısı bulunan bir ülkeye gitmek aynı hazırlığı gerektirmez. Değerlendirmenin sonucu, seyahatin onay kuralına ve çalışana verilecek bilgiye yansımalıdır.

Seyahat öncesi kontrol listesi:

• Destinasyon değerlendirmesi: Ülkelerin dışişleri bakanlıklarının yayımladığı seyahat uyarılarını ve şirketin kendi bilgisini birlikte değerlendirin.
• Onay kuralı: Riskli kabul edilen yerlere seyahatin kimin onayıyla yapılacağını belirleyin.
• Belgeler: Pasaportun ve vizenin geçerliliğini kontrol edin; süresi dolmak üzere olan belgeler seyahati son anda durdurabilir. Bu konuyu iş seyahatinde vize ve pasaport takibi yazısında ayrıca ele aldık.
• Sağlık: Gidilecek yerin sağlık koşullarını ve çalışanın sağlık durumuna özel gereksinimleri işyeri hekimiyle değerlendirin.
• İletişim bilgileri: Çalışanın cep telefonunu ve acil durum kişisini güncel tutun.
• Konaklama ve ulaşım: Konaklama bölgesi ve ulaşım seçimlerinde güvenliği politikaya bir ölçüt olarak ekleyin.
• Bilgilendirme: Çalışana seyahatten önce gideceği yerin riskleri ve acil durumda kime ulaşacağı hakkında yazılı bilgi verin.

Seyahat politikası çalışan güvenliğine nasıl katkı sağlar?

Seyahat politikası, güvenlik kararlarını kişiden bağımsız hale getirir. Bir çalışanın riskli bir ülkeye bileti doğrudan alıp alamayacağı, yöneticinin anlık kararına değil, önceden yazılmış bir kurala bağlanır. Böylece her seyahat aynı ölçütle değerlendirilir ve karar kayda geçer.

Acentenin kurumsal müşterisine açtığı Kurumsal.pro portalının politika motorunda güvenliğe doğrudan dokunan kurallar vardır:

Her kural için sonuç ayrı seçilir: engelle, ihlal varsa onaya gönder, her durumda onaya gönder veya yalnız bilgilendir. Riskli ülke listesini ve kuralın sonucunu şirket belirler; portal hazır bir risk listesi sağlamaz. Politika ayrıca yeni bir sürüm olarak kaydedildiği için hangi tarihte hangi ülkelerin riskli sayıldığı sonradan görülebilir. Kural türlerinin tamamı seyahat politikası yönetimi sayfasında, onay kademelerinin kurgusu seyahat onay sistemi sayfasında anlatılır.

Kriz anında "kimimiz nerede?" sorusu nasıl cevaplanır?

Bir olay haberi geldiğinde şirketin ilk sorusu, o bölgede hangi çalışanların bulunduğudur. Bu sorunun en hızlı ve en güvenilir cevabı, şirketin kendi kanalından yapılmış ve kesinleşmiş rezervasyonlardır. Rezervasyonlar farklı yerlerden, kişisel kartlarla ve e-posta zincirleriyle yapılıyorsa liste ancak telefonla tek tek aranarak çıkarılabilir.

Kurumsal.pro portalındaki "Kim nerede" raporu bu soruya bir başlangıç noktası verir. Rapor, kesinleşmiş seyahat kayıtlarına göre bugün seyahatte olan, yurt dışında bulunan ve bugün uçuşta olan personeli listeler; tabloda kişi, departman, şehir, konaklama, dönüş tarihi ve telefon yer alır. Rapor, onu açan kişinin rol kapsamıyla sınırlıdır; örneğin veri kapsamı kendi departmanıyla sınırlı bir kullanıcı yalnız o departmandaki personeli görür. Çalışanlar da profillerinde acil durum kişisi bilgisini tutabilir. Kavramın kısa tanımı kim nerede raporu maddesindedir.

Bu raporun sınırlarını bilmek, onu doğru kullanmanın ön koşuludur:

• Rapor konum takibi değildir; cihaz konumu, GPS veya canlı uçuş durumu kullanılmaz.
• Yalnız portalda kesinleşmiş rezervasyonlar görünür; portal dışında alınan bir bilet veya otel raporda yer almaz.
• Seyahat planı sonradan değiştiyse ve değişiklik portala yansımadıysa rapor eski planı gösterir.
• Portal çalışana güvenlik amaçlı uyarı, SMS veya mobil push bildirimi göndermez.

Bu nedenle "Kim nerede" raporu, acil durum planınızda ilk listeyi çıkarmanın bir aracıdır; çalışana ulaşma, durumunu doğrulama ve yardım organize etme adımları planın kendisinde yazılı olmalıdır. Raporun diğer raporlarla birlikte nasıl kullanıldığı kurumsal seyahat raporlama sayfasında anlatılır.

Seyahat sırasında ve sonrasında neler yapılmalıdır?

Seyahat sırasında temel ihtiyaç, çalışanla iletişimin açık kalmasıdır; seyahat sonrasında ise yaşanan sorunların kayda geçirilip politikaya yansıtılmasıdır. İki aşama birlikte, duty of care düzeninin bir kez kurulup bırakılmamasını, deneyimle güncellenmesini sağlar.

Seyahat sırasında:

• Çalışanın kime, hangi numaradan ulaşacağını bildiği bir iletişim noktası olsun.
• Plan değişiklikleri (uçuş saati, otel değişikliği) şirketin kayıtlarına yansıtılsın.
• Gidilen bölgede bir olay yaşandığında, ilgili listeyi kimin çıkaracağı ve çalışanlara kimin ulaşacağı önceden belli olsun.

Seyahat sonrasında:

• Yaşanan gecikme, iptal, sağlık veya güvenlik sorunları kısa bir notla kayda geçsin.
• Riskli ülke listesi ve onay kuralları bu deneyime göre gözden geçirilsin.
• Politika değişikliği yeni bir sürüm olarak yayımlansın ve çalışanlara duyurulsun.

Seyahat güvenliğinde kişisel veri nasıl korunur?

Çalışan güvenliği için tutulan bilgiler kişisel veridir: telefon numarası, konaklama yeri, seyahat tarihleri, pasaport bilgisi ve acil durum kişisi. Bu bilgilere yalnız gerçekten ihtiyacı olan kişilerin erişmesi ve verinin amacı dışında kullanılmaması gerekir.

Kurumsal.pro portalında raporlar rol kapsamına göre daraltılır; "Kim nerede" raporunu rapor görme yetkisi olan kişi, kendi kapsamındaki personel için görür. Kimlik No yanıtlarda maskeli döner, kart bilgisi saklanmaz. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin hukuki çerçeveyi kurumsal seyahatte KVKK ve yolcu verisi yazısında ele aldık.

Kurumsal seyahat portalı duty of care yükümlülüğünü karşılar mı?

Hayır; bir rezervasyon portalı yükümlülüğün kendisini karşılamaz. Risk değerlendirmesi, acil durum planı, çalışanın bilgilendirilmesi ve kriz anındaki kararlar şirketin sorumluluğundadır. Portal bu sürece, rezervasyonun tek kanalda toplanmasıyla oluşan güvenilir bir veri kaynağı sağlar.

Kurumsal.pro portalının bu konudaki katkısı ve sınırı şöyle özetlenebilir:

Bu tablo, portalı seyahat güvenliği düzeninizin bir parçası olarak konumlandırmanıza yardım eder. Riskli ülke kuralını ve "Kim nerede" raporunu acil durum planınızla yan yana değerlendirmek için canlı bir tanıtım ayarlayabilirsiniz.