Kurumsal otel rezervasyonu: politikaya uygun konaklama, acentenizin portalında

Kurumsal otel rezervasyonu, şirket personelinin iş seyahatindeki konaklamasının kurumun gecelik limitleri, yıldız kuralı, onay akışı ve fatura bilgileriyle birlikte yapılmasıdır. Kurumsal.pro'da bu, acentenizin kendi markasıyla kurumsal müşterilerine açtığı portalın otel modülüdür. Personel oteli ve odayı kendisi seçer, kurallar her adımda çalışır, rezervasyonun operasyonu acentenizde kalır.

Konaklamada kararı en çok şehir ve oda tipi belirler; bu yüzden DIJI.TECH'in kurumsal seyahat yönetim sistemi otel tarafında limiti şehre, kararı odaya bağlar. Aşağıda aramadan otel mektubuna kadar her adım, kurumsal müşterinizin personeli ve onaycısı açısından ele alınır.

Kurumsal otel rezervasyonu portalda nasıl yapılır?

Personel konumu ve tarihleri seçip arar, sonuçları politika ve otel özelliklerine göre süzer, otel detayında odayı politika kararına bakarak seçer ve sepete ekler. Sepette seyahat bilgilerini ve fatura profilini tamamlar. Politika içi ve bütçe dahilindeki konaklama satın alınır, diğerleri gerekçeyle onaya gider.

Otel tek başına ya da uçuş, transfer ve araç kiralamayla aynı seyahat sepetinde ilerleyebilir. Onaycı bir iş seyahatinin konaklamasını uçuşuyla birlikte tek talepte görür ve tek kararla onaylar ya da reddeder.

Personel otel aramasında neleri seçer?

Aramada konum, giriş ve çıkış tarihi, 1 ile 6 arasında oda ve her oda için yetişkin ile çocuk sayısı seçilir; çocuklar için yaş girilir. Uyruk da aramanın parçasıdır; otel fiyatı ve uygunluk yolcunun uyruğuna göre farklılaşabildiği için bu bilgi aramayla birlikte gönderilir. Aramada yurt içi ve yurt dışı kapsamı ayrılır.

Sonuç listesinde şu süzgeç ve sıralamalar bulunur:

Harita, toplantı adresine veya şube ofisine yakın oteli seçmek isteyen personel için listeden daha hızlı karar verdirir.

Otel detayında politika kararı nasıl gösterilir?

Otel detayı canlı oda ve fiyat bilgisiyle açılır ve her oda seçeneğinde ayrı politika kararı gösterilir: Politika içi, Politika dışı (nedeniyle) veya Engellendi. Aynı otelde standart oda politika içindeyken üst kategori oda limiti aşabilir; personel bu farkı oda satırında görür ve buna göre seçer.

Detay sayfasında ayrıca şunlar yer alır:

• Galeri, olanaklar ve konum bilgisi.
• Otel kuralları ve her oda için iptal koşulları.
• Otelde ayrıca ödenecek vergiler (tedarikçi gönderdiğinde).
• Çok odalı seçim; her odanın fiyatı ve kararı ayrı.

Personel politika dışı bir oda seçerse sistem aynı oteldeki en iyi politika içi odayı alternatif olarak saklar. Onay akışında alternatif seçimi açıksa (varsayılan açıktır) onaycı bu alternatifi seçerek onay verebilir; talebi açan kişiye bunun bildirimi gider.

Otel için hangi politika kuralları kullanılır?

Otel kuralları kurum yöneticisi tarafından portalın politika ekranında tanımlanır ve rezervasyonu yapana değil konaklayacak yolcuya uygulanır. Konaklamaya özgü iki kural öne çıkar: şehir bazlı gecelik limit ve en fazla yıldız. Her kuralın sonucu engelleme, ihlalde onay, her durumda onay veya yalnız bilgilendirmedir.

Kişi başı ve toplam tutar, satın alma öncesi en az gün ve riskli ülke kuralları otelde de çalışır; bu genel kurallar seyahat politikası yönetimi sayfasında anlatılır. Limitler TRY, USD, EUR veya GBP olarak tanımlanabilir. Birden çok politika aynı yolcuya uyuyorsa kurumun seçtiği çakışma kuralı (en özel politika ya da en sıkı kural) geçerli olur.

Personel kendisine hangi limitin uygulandığını aramadan önce de görebilir. Portalın ana sayfasındaki "Size uygulanan politika" kartı, kişiye uygulanan politikanın kurallarını limitleriyle ve limit aşıldığında ne olacağıyla düz metin olarak listeler. Şehir bazlı gecelik limit tanımlıysa personel, örneğin İzmir için hangi tutarın geçerli olduğunu ve aşan odanın engelleneceğini mi yoksa onaya mı gideceğini otel aramasına başlamadan öğrenir. Bu kart, sonuç listesindeki rozetlerle birlikte "neden onaya gitti?" sorusunu talep açılmadan yanıtlar; kurum yöneticisinin aynı soruya tek tek cevap vermesi gerekmez.

Sor-sat otellerde süreç nasıl işler?

Sor-sat otelde rezervasyon, otelin cevabından sonra kesinleşir. Personel bu otelleri süzgeçle ayırabilir; sor-sat otel seçilip satın alındığında sonuç ekranı "talep alındı" durumunu gösterir. Anında onaylı otellerde ise satın alma sonucu doğrudan kesinleşmiş rezervasyondur. Politika kararı, onay akışı ve fatura profili iki otel türünde de aynı şekilde çalışır.

Bu ayrım, personelin son dakika seyahatlerinde anında onaylı otele yönelmesini, planlı seyahatlerde ise sor-sat seçenekleri de değerlendirmesini sağlar. Terimin kısa tanımı sor-sat sözlük sayfasındadır.

Acentenizin kendi otellerinde kuruma özel fiyat verilebilir mi?

Evet. Acenteniz kendi envanterindeki (DMC) otellerde, panelin oda fiyat ekranında kurum seçerek o kuruma özel oda fiyatı tanımlar. Portalda otel fiyat kapsamı sunucuda personelin firmasına sabitlenir; böylece bir kurumun fiyatı başka kurumun personeline görünmez ve personel bu kapsamı değiştiremez. Anlaşmalı fiyatı yönetmek için ayrı bir sistem gerekmez.

Bunun dışında kurum fiyat formunda otel için yurt içi ve yurt dışı ayrı Hizmet Bedeli, gizli markup ve komisyon tanımlanır. Hizmet bedeli kuralı gece, oda veya rezervasyon başına çalışabilir. Kurumsal.pro'da kurumun hazırladığı anlaşmalı otel tarifelerinin (RFP) dosya olarak yüklendiği bir ekran yoktur; kuruma özel fiyat, acentenin kendi otellerinde bu yolla verilir.

Kesinleşmiş konaklamada değişiklik yapılabilir mi?

Acentenizin kendi envanterindeki otellerde yapılabilir. Rezervasyon yetkisi olan personel kesinleşmiş konaklamada yeni tarih, oda, pansiyon veya misafir adı seçer; portal fiyat farkını ve değişiklik hizmet bedelini ayrı satırlar ve toplamla gösterir. Kabul edilen talep doğrudan otele gider; acente operasyonunun araya girmesi gerekmez.

• Otel onaylarsa fark, satışın ödendiği cüzdana otomatik yansır.
• Otelin cevabı portal bildirimi ve e-postayla gelir.
• Oda sayısı rezervasyondakiyle aynı kalmalıdır.
• Aynı rezervasyonda açık başka bir değişiklik talebi varken form kilitlenir.
• Gönderimde fark veya hizmet bedeli yeniden hesaplanıp değişirse portal yeni teklifi gösterir.

Kurumun onay politikası bu doğrudan değişikliğe uygulanmaz. Diğer tedarikçilerin otellerinde iptal talebi ceza ve iade önizlemesiyle, değişiklik talebi serbest metinle açılır; ikisi de acentenin operasyon masasına talep olarak düşer ve gerçek işlemi acente yapar.

Başkası adına ve misafir için otel ayrılabilir mi?

Evet. Rezervasyon yapan ya da yönetici rolündeki kişi, yetki kapsamındaki personel adına sepet açar ve otel ayırır; politika rezervasyonu yapana değil konaklayacak yolcuya uygulanır. Misafir yolcu yetkisi olan kullanıcı, kurum dışından en çok 9 misafiri de aynı sepete ekleyebilir. Yalnız Yolcu rolündeki kişi ise çok kişilik odayı tamamlayamaz.

Misafir için ad, soyad, cinsiyet, doğum tarihi, uyruk ve Kimlik No veya pasaport bilgisi istenir; hangi alanın zorunlu olduğunu sepetteki ürünlerin rezervasyon kuralları belirler ve Türk ile yabancı uyruklu misafir için ayrı uygulanır. Böylece müşteri ziyareti, eğitim veya denetim için gelen konukların konaklaması da kurumun seyahat sepetinde ve fatura profilinde yer alır.

Personel profilinde yatak tipi ve sigara içilmeyen oda gibi tercihlerini saklayabilir. Bu tercihler profilde tutulur; rezervasyonla birlikte otele kendiliğinden iletilmez.

Onay, ödeme ve fatura nasıl ilerler?

Politika dışı ya da bütçeyi aşan konaklama, sepetin geri kalanıyla birlikte tek talep olarak onaya gider. Otel fiyatı onay süresince değişebildiği için akışta otele özel bir fiyat toleransı vardır: varsayılanı yüzde 5'tir ve kurum bunu 0 ile 50 arasında ayarlar. Kurum cüzdanından yapılan satın alma son onayda fiyatı yeniden alır; fark toleransı aşarsa konaklama onaycının önüne yeniden gelir.

• Ödeme: Onaysız konaklamada kurum cüzdanı; acente kart yolunu açtıysa 3D Secure ile tek çekim kart da seçilebilir, kart verisi portalda tutulmaz.
• Fatura: Sepette seçilen fatura profiline, tüzel kişi adına (unvan, vergi no ve dairesi, adres, fatura e-postası).
• Belgeler: Voucher, seyahat planı ve fatura PDF olarak seyahat dosyasında; belgeler acentenizin markasını taşır.
• Otel mektubu: Otele giden kopyada kurum, talep eden ve departman bilgisi yer alır.
• Temsilci eşleştirme: Portal otel satışında, otelin ülkesine göre atanmış acente temsilcisi otel yazışmasında yer alır.

Ödeme yolları ve fatura profilleri kurumsal fatura ve ödeme sayfasında, onay kademeleri seyahat onay sistemi sayfasında anlatılır.

Konaklama verisi raporlarda nasıl görünür?

Konaklama harcaması gece sayısı ve otel adıyla satış dökümüne düşer; aynı kayıt birim, departman ve kişi kırılımında da okunur. Kurum, harcama, politika uyumu, tasarruf ve bütçe raporlarında oteli uçuştan ayrı bir ürün olarak izler. Karbon raporunda otel için gece sayısı ve ülke katsayısıyla hesaplanan tahmini değer gösterilir.

"Kim nerede" raporu, kesinleşmiş seyahat kayıtlarına göre hangi personelin hangi şehirde konakladığını listeler; bu bir konum takibi değildir. Raporların tamamı kurumsal seyahat raporlama sayfasındadır.

Hangi otel tedarikçileri bağlanır?

Otel aramasına, acente panelinizde açık olan yatak bankaları ve kendi otel envanteriniz birlikte gelir; kurumsal portal için ayrıca bir tedarikçi bağlantısı kurulmaz. Kodda Hotelbeds, RateHawk, WebBeds (DOTW), GoGlobal, Juniper, TBO, TravelRobot ve Paximum kayıtlıdır; acentenizin kendi otel envanteri de aynı aramada yer alır. Hangi tedarikçinin kiracınızda açık olduğu kurulumda belirlenir.

Portal tedarikçi adını, net fiyatı ve kâr alanlarını personele göstermez; personel yalnız kendisine satılan fiyatı görür. DIJI.TECH, altyapısında 3,5M+ otel bulunduğunu beyan eder. Tedarikçi listesinin tamamı entegrasyonlar sayfasındadır.

Otel modülü, acenta olarak kurumsal müşterinize sunacağınız portalın temel parçalarından biridir. Şehir bazlı gecelik limitin, oda bazında politika kararının ve kuruma özel oda fiyatının sizin otel envanterinizle nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz; teklif kişiye özeldir.