Kurumsal fatura ve ödeme yönetimi: kurum cüzdanından fatura profiline

Kurumsal müşteride satışın kendisi kadar, parasının nasıl alındığı ve faturanın kime, hangi bilgilerle kesildiği de önemlidir. Kurumsal.pro, DIJI.TECH altyapısıyla acentenizin kurumsal müşterilerine verdiği portalda ödemeyi ön ödemeli kurum cüzdanı ve kontrollü kart yoluyla, faturalandırmayı da şirket ve şube bazında tanımlanan fatura profilleriyle yönetir. Ödeme kuralları sizin elinizdedir; kurum yalnız sizin açtığınız yolları kullanır.

Kurumsal fatura ve ödeme yönetimi nasıl çalışır?

Kurumsal portalda ödeme ve fatura iki ayrı sorudur. Ödeme, satın alınan seyahatin tutarının hangi kaynaktan düşeceğini belirler: kurum cüzdanı ya da 3D Secure ile kart. Fatura, satışın hangi tüzel kişi adına belgeleneceğini belirler: personelin rezervasyonda seçtiği fatura profili. İki karar birbirinden bağımsızdır: tutar kurum cüzdanından düşse de fatura, personelin sepette kendi şirketinin aktif fatura profilleri arasından seçtiği tüzel kişi adına düzenlenir.

Akış personel tarafında sadedir. Personel seyahatini sepete ekler, seyahat bilgileri adımında fatura profilini seçer, politika içi ve bütçe içi bir sepette doğrudan satın alır. Politika dışı kalem veya bütçe aşımı varsa sepet onaya gider ve ödeme o aşamada alınmaz; son onayda satın alma kurum cüzdanından yapılır. Onay tarafını seyahat onay sistemi sayfasında anlattık.

Ödeme yöntemlerine kim karar verir?

Ödeme yollarına üç katman birlikte karar verir: platform, acente ve firma yöneticisi. Her katman yalnız daraltabilir; alt katman, üst katmanın kapattığı bir yolu açamaz. Böylece kartla ödemeye veya kurum cüzdanına hangi kurumda izin verileceği acentenizin kontrolünde kalır. Sıra şöyledir:

1. Platform: Kiracının kart ayarları, kurumsal portalda ve acente panelinde kartla ödemenin açık olup olmadığını belirler.
2. Acente: Her kurum için ödeme yollarını seçer: kurum cüzdanı, başka kartla ödeme veya ikisi birden.
3. Firma yöneticisi: Üst katmanlar kart yolunu açık tuttuğu sürece portalda kartla ödemeyi açar veya kapatır. Üst katman kapattıysa açamaz.

Bu sıra acentenize risk kontrolü verir. Kartla ödeme istemediğiniz bir kurumda yolu kapatırsınız; firma yöneticisi bunu portaldan geri açamaz.

Acente personelinin panelden kurum adına yaptığı satışların akışı kurum adına satış sayfasındadır.

Ön ödemeli kurum cüzdanı nedir?

Ön ödemeli kurum cüzdanı, acentenin kurumsal müşterisine ayırdığı ve seyahat ödemelerinin düştüğü bakiyedir. Bakiyeyi acente kendi cüzdanından kurum cüzdanına dağıtır, gerektiğinde geri alır. Portalda bakiye yükleme ekranı yoktur; kurum, bakiye için acentesiyle çalışır.

Cüzdanın değiştirilemez bir defteri vardır. Her hareket tipiyle kaydedilir: dağıtım, geri alma, satış, iade ve düzeltme. Bir kayıt sonradan değiştirilmez, düzeltme gerekiyorsa yeni bir düzeltme hareketi yazılır. Dağıtım işlemi tekrar gönderilse bile çift yükleme oluşmaz; geri almada acente tarafına alacak yazılamazsa kurum tarafındaki hareket de geri çevrilir.

Acente her kurum için bir uyarı eşiği tanımlar. Bakiye eşiğin altına indiğinde kurumun finans rolündeki kişilere bir kez bildirim gider; portal ana sayfasında da eşik altı uyarısı görünür. Kurum cüzdanının acente tarafındaki yönetimi kurumsal seyahat acentesi yazılımı sayfasında, kavramın kısa tanımı ön ödemeli kurum cüzdanı sözlük maddesindedir.

Portalda kurum hangi finans ekranlarını görür?

Finans yetkisi olan kullanıcılar portalda Cüzdan ve finans ekranını açar. Bu ekranda kurum cüzdanının bakiyesi ve hareketleri, aylık ekstre ve kuruma kesilen faturalar tek yerde toplanır; her rezervasyon ayrı faturalanır. Ekran üç sekmeden oluşur:

• Cüzdan hareketleri: kullanılabilir bakiye, son yükleme, bu ayki çıkış ve iade; tarih, seyahat no veya PNR ile aranan hareket listesi ve Excel dökümü.
• Ekstre: dönem başı bakiye, yüklemeler, satışlar, iadeler, düzeltmeler ve dönem sonu bakiyeyi gösteren aylık PDF ekstre.
• Faturalar: fatura no, yolcu, PNR veya seyahat no ile aranan fatura listesi, fatura profiline göre süzme ve fatura PDF'i.

Her seyahat dosyasında da fiyat dökümü, ödeme notu (kart veya cüzdan), seçilen fatura profili ve fatura PDF'i yer alır. Finans raporu aynı veriyi fatura profiline göre özetler; ayrıntısı kurumsal seyahat raporlama sayfasındadır.

Kartla ödeme nasıl yapılır?

Kartla ödeme, kart sahibinin bankasının 3D Secure doğrulamasıyla yapılır. Kart bilgisi portalda saklanmaz ve her ödeme tek çekim olarak alınır; taksit yoktur. Kart tahsilatı, seyahat acentanızın panelde kullandığı ödeme hattından geçer; kurumsal kanala özel ayrı bir sanal POS kurulmaz. DIJI.TECH, ödeme altyapısının PCI DSS uyumlu olduğunu beyan eder.

Portalda kart yolu, yukarıdaki üç katmanın izin verdiği ölçüde açılır. Bu nedenle kartla ödeme, her kurumda acentenin izin verdiği ölçüde kullanılabilen bir yoldur. Desteklenen sanal POS bağlantıları ödeme entegrasyonları sayfasında listelenir. Şirket kartıyla seyahat ödemesine ilişkin genel bilgiyi şirket kredi kartıyla iş seyahati ödemesi yazısında bulabilirsiniz.

Fatura profili nedir, nasıl tanımlanır?

Fatura profili, faturanın düzenleneceği tüzel kişinin bilgileridir: unvan, vergi kimlik no, vergi dairesi, adres ve fatura e-postası. Firma yöneticisi profilleri şirket veya şube bazında portaldan tanımlar, acente de kurum detayından ekleyip düzenleyebilir.

Her profilde belge türü seçilir: e-Fatura veya e-Arşiv. Gelir İdaresi Başkanlığının açıklamasına göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflere yapılan satışlar e-Fatura, kayıtlı olmayan mükelleflere ve vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlar e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir (GİB e-Arşiv Fatura hakkında, erişim 4 Kasım 2026).

Bir birimde bir profil varsayılan yapılır; o birimin personeline rezervasyonda otomatik gelir. Kullanılmayan profil silinmez, pasife alınır. Kavramın kısa tanımı için fatura profili ve e-Fatura ve e-Arşiv sözlük maddelerine bakabilirsiniz.

Fatura kime ve nasıl düzenlenir?

Kurumsal satış, acentenin muhasebe belge hattından geçer. Faturanın alıcısı her zaman bir tüzel kişidir ve şu sırayla belirlenir: rezervasyonda seçilen fatura profili; seçim yoksa personelin biriminin varsayılan profili; o da yoksa kök şirketin varsayılan profili. Rezervasyondaki satış notu fatura notuna aktarılır. Sepette personele de gösterildiği gibi her rezervasyon ayrı faturalanır ve seçilen profile kesilir; birden çok kalem içeren bir seyahatte fatura listesinde her rezervasyonun kendi belgesi yer alır.

Sözleşme modeli faturanın görünümünü belirler:

• Şeffaf model: Acentenin hizmet bedeli faturada ayrı "Hizmet Bedeli" satırı olarak yer alır.
• Gizli marj modeli: Hizmet bedeli satır fiyatına katlanır ve faturada tek satır görünür.

Belgeler satır bazında üretilir ve aynı belge iki kez oluşmaz; geçici hatada sistem en çok 8 kez otomatik dener ve eksik belgeleri tarayan bir kontrol vardır. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri acentenin bağlı olduğu muhasebe sağlayıcısında (Paraşüt, Luca, Logo Netsis) üretilir; belgelerin GİB'e iletimi o sağlayıcı üzerinden yapılır, platformun kendisi entegratör değildir. SYS kullanan acentelerde kurumsal satış o kuruma, kurumun muhasebe kodu cari kodu olarak faturalanır. Ayrıntılar muhasebe entegrasyonu sayfasındadır.

Personelin şirketine uçak bileti ve otel faturası alırken sorduğu sorular için uçak bileti ve otel faturası şirkete nasıl kesilir yazısını hazırladık.

Acente ile kurum arasında mutabakat nasıl yapılır?

Mutabakat, acente ile kurumun aynı satış ve cüzdan kayıtlarına bakmasıyla kolaylaşır. Kurumsal.pro'da acente kurum faturalarını ve satış dökümünü panelde, kurum cüzdan hareketlerini, ekstreyi ve faturaları portalda görür; iki görünüm aynı kayıtlardan beslenir:

Acente, kurum satış dökümünü haftalık veya aylık olarak kurumun muhasebe iletişim e-postasına ek olarak zamanlayabilir. Böylece ay sonu "bizdeki liste sizinkini tutmuyor" yazışması yerine iki taraf aynı dökümü karşılaştırır. Mutabakatta sık yaşanan sorunları acente ile şirket arasında seyahat mutabakatı yazısında ele aldık.

Cari hesap, kredi limiti veya havale var mı?

Hayır. Kurumsal portalın ödeme modeli ön ödemelidir. Kurum için kredi limiti, vadeli cari veya ödeme hatırlatması tanımı yoktur; havale veya EFT ile ödeme ve portaldan bakiye yükleme de bulunmaz. Kartla ödeme yalnız 3D Secure doğrulamalı tek çekim olarak yapılır.

Tek istisna platform düzeyindeki cüzdanı gizleme modudur. Bu mod açık olan kurulumlarda portaldaki ödeme seçeneği "Cari hesaba işle" adını alır ve portalın cüzdan sayfaları (bakiye, hareket defteri, Excel ve ekstre) kapanır. Bu mod acente ya da kurum tarafından değil, platform tarafından kiracı bazında açılır.

Satın almada sorun çıkarsa ödeme ne olur?

Personel ödeme adımında fiyat değişirse uyarılır; personel yeni fiyatı açıkça kabul etmeden satın alma yapılmaz. Çok kalemli bir sepette bazı kalemler satın alınamazsa sonuç ekranı "kısmi" olarak gösterilir ve alınamayan kalemin tutarı iade edilir. Acente iptal talebini işleyip iade oluştuğunda, cüzdanla ödenmiş satışta tutar kurum cüzdanına döner ve bu hareket hem defterde hem satış sonrası raporunda görünür. Bütçe tarafında da iade tutarı bütçeye geri yazılır.

Kurumsal müşterilerinize bu ödeme ve fatura düzenini canlı bir ortamda göstermek için demo talep edebilirsiniz.