Ön ödemeli kurum cüzdanı nedir?

Ön ödemeli kurum cüzdanı, seyahat acentesinin kurumsal müşterisi adına tuttuğu ve personelin seyahatlerinin ödendiği bakiyedir. Şirket bakiyeyi önceden sağlar; uçuş, otel veya başka bir hizmet satın alındıkça tutar bakiyeden düşer, iade olursa geri döner. Her hareket bir defterde ayrı satır olarak kalır. Bu yapı, acentenin kredi riski almadan kurumsal müşteriye hızlı satın alma imkânı vermesini sağlar.

Kurum cüzdanı nasıl çalışır?

Kurum cüzdanı, bakiye yükleme ile harcamanın birbirinden ayrılması üzerine kuruludur. Acente, şirketle anlaştığı tutarı kurum cüzdanına aktarır. Personel seyahat satın aldığında tutar cüzdandan düşer. Satın alma iptal edilip iade oluşursa iade tutarı cüzdana geri yazılır. Kullanılmayan bakiye gerektiğinde acenteye geri alınabilir.

Bir cüzdan defterinde tipik olarak şu hareketler bulunur:

• Dağıtım: Acentenin kurum cüzdanına bakiye aktarması.
• Satış: Seyahat satın alındığında bakiyeden düşen tutar.
• İade: İptal veya kısmi başarısızlıkta cüzdana geri dönen tutar.
• Geri alma: Kurum cüzdanındaki bakiyenin acenteye geri aktarılması.
• Düzeltme: Hatalı bir kaydın silinmeden, ayrı bir hareketle düzeltilmesi.

Kurum cüzdanı, vadeli cari hesap ve kartla ödeme farkı

Üç yöntem, kurumsal seyahatin parasının kim tarafından ve ne zaman ödeneceğini farklı biçimde düzenler. Ön ödemeli cüzdanda para harcamadan önce gelir. Vadeli cari hesapta acente önce satar, şirket sonra öder. Kartla ödemede her satın alma o anda karttan tahsil edilir.

Kurum cüzdanı neden tercih edilir?

Kurum cüzdanı, hem acente hem şirket için öngörülebilirlik sağlar. Acente, tahsil edilmemiş satış biriktirmez. Şirket ise seyahat harcamasının üst sınırını bakiyeyle kontrol eder ve her harcamayı defterden izler. Onaya dayalı satın almalarda da ödeme için personelin kendi kartını kullanması gerekmez; onaylanan seyahat doğrudan cüzdandan ödenir.

Örneğin bir şirket her ayın başında acenteye bir aylık seyahat ihtiyacını karşılayacak bakiyeyi sağlar ve acente bu tutarı kurum cüzdanına dağıtır. Ay içinde yapılan her satın alma ve iade defterde ayrı satır olarak görünür. Ay sonunda şirketin finans ekibi ekstreyi kendi kayıtlarıyla karşılaştırır, kalan bakiyeyi bir sonraki aya devreder ya da acenteyle anlaşmasına göre geri alınmasını ister.

Cüzdan yönteminin dikkat gerektiren yanı bakiyenin takibidir. Bakiye biterse satın almalar durur; bu yüzden eşik uyarısı ve düzenli bakiye planlaması önemlidir. Acente ile şirket arasındaki aylık kontrol için mutabakat yazısına bakabilirsiniz.

Kurumsal.pro'da kurum cüzdanı

Kurumsal.pro'da kurum cüzdanı, acentenin kurumsal müşterisi için tuttuğu ön ödemeli bakiyedir ve değiştirilemez bir defterle çalışır. Acente panelinden bakiye dağıtılır ve geri alınır; şirket tarafı portalda yalnız görüntüler.

• Bakiye dağıt: Acente kendi cüzdanından kurum cüzdanına aktarır; acente bakiyesi yetersizse işlem yapılmaz.
• Geri al: Kurum cüzdanındaki bakiye acenteye geri aktarılır.
• Uyarı eşiği: Bakiye eşiğin altına indiğinde kurumun finans rolüne bir kez bildirim gider.
• Portal görünümü: Finans yetkisi olan kullanıcı bakiyeyi, hareket defterini (Excel), aylık ekstreyi (PDF) ve faturaları görür.
• Onaylı satın alma: Son onay verildiğinde satın alma kurum cüzdanından yapılır.
• Ödeme yolu: Kurum cüzdanı acente açtıysa kullanılır; acentenin izin verdiği durumda kartla ödeme (3D Secure) de sunulur.

Portalda bakiye yükleme, kurum için kredi limiti veya vadeli cari yoktur. Platformun "cüzdanı gizle" ayarı açık olan kurulumlarda ise ödemeler bakiye yüzünden reddedilmez, bakiye eksiye düşebilir ve seçenek "Cari hesaba işle" adını alır; bu modda portalın cüzdan sayfaları kapanır. Ödeme yollarının tamamı için kurumsal fatura ve ödeme sayfasına, acente tarafındaki yönetim için kurumsal seyahat acentesi yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.