Fatura profili nedir?

Fatura profili, bir seyahat satışının faturasının kesileceği tüzel kişinin bilgilerinin önceden kaydedilmiş halidir: unvan, vergi numarası, vergi dairesi, adres, fatura e-postası ve e-belge türü. Rezervasyon sırasında bu bilgiler tek tek yazılmaz; doğru profil seçilir ve fatura bu bilgilerle düzenlenir. Böylece hem yazım hatası hem de yanlış şirkete fatura kesilmesi önlenir.

Fatura profilinde hangi bilgiler bulunur?

Fatura profili, faturanın hukuken doğru düzenlenmesi ve doğru adrese ulaşması için gereken bilgileri bir arada tutar. Kurumsal seyahatte bu bilgiler bireyin değil şirketin, yani tüzel kişinin bilgileridir. Profil bir kez doğru girildiğinde aynı şirkete yapılan tüm satışlarda tekrar kullanılır.

Fatura profili neden gerekir?

Fatura profili, özellikle birden çok şirketi ve şubesi olan yapılarda faturanın doğru tüzel kişiye kesilmesi için gerekir. Bir holdingin üç şirketi aynı seyahat portalını kullanıyorsa, her şirketin personelinin seyahati kendi şirketine faturalanmalıdır. Profil olmadan bu ayrım, rezervasyonu yapanın dikkatine kalır.

Profil ayrıca muhasebe tarafında da işi kolaylaştırır. Faturanın doğru unvan ve vergi numarasıyla gelmesi, şirketin gider kaydını ve belge düzeltme ihtiyacını azaltır. Uçak bileti ve otel faturasının şirkete nasıl kesildiği bu yazıda ayrıntılı anlatılır.

Fatura profili ve e-belge türü

Fatura profilindeki e-belge türü, faturanın e-Fatura mı e-Arşiv mi olarak düzenleneceğini gösterir. Bu ayrım alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmamasına bağlıdır: GİB'in e-Arşiv açıklamasına göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayana e-Arşiv fatura düzenlenir. İki belge türünün farkı e-Fatura ve e-Arşiv maddesinde anlatılır.

Fatura profili ile seyahat bilgisi farkı

Fatura profili, faturayı kimin ödeyeceğini gösterir; seyahat eden kişiyi göstermez. Bir şirketin personeli başka bir grup şirketinin işi için seyahat edebilir; bu durumda yolcu aynı kalır ama fatura profili diğer şirketinki olur. Yolcunun kimlik ve iletişim bilgileri profilde değil, yolcu kaydında tutulur.

Fatura profilinde sık yapılan hatalar

Fatura profilindeki hatalar çoğunlukla fatura düzenlendikten sonra fark edilir ve düzeltmesi zahmetlidir. En sık görülenleri şunlardır:

• Eski unvan: Şirketin unvanı değiştiği halde profilin güncellenmemesi.
• Yanlış vergi numarası: Grup şirketleri arasında vergi numaralarının karışması.
• Yanlış belge türü: e-Fatura kaydı olan şirketin profilinde e-Arşiv türünün kalması ya da tersi.
• Kişisel e-posta: Faturanın şirketin muhasebe adresi yerine bir çalışanın e-postasına gitmesi.
• Pasife alınmayan profil: Kapanan şube profilinin seçilebilir kalması.

Bu hataların çoğu, profillerin yılda en az bir kez muhasebe ekibiyle gözden geçirilmesiyle önlenir.

Kurumsal.pro'da fatura profili

Acentenizin kurumsal müşterilerine sunduğu Kurumsal.pro portalında fatura profilleri, kurum ağacındaki şirket ve şubeler için ayrı ayrı tanımlanır. Firma yöneticisi profilleri portalda, acente ise kendi panelinde yönetir.

• Profilde e-Fatura veya e-Arşiv türü, fatura e-postası ve varsayılan profil işareti tutulur; kullanılmayan profil pasife alınır.
• Acentenin yeni kurum sihirbazı, kurumu açarken varsayılan fatura profilini de oluşturur.
• Personel kaydında varsayılan fatura profili tanımlanabilir; sepette fatura profili seçilir.
• Rezervasyonda profil seçilmediyse sırayla kurumun varsayılanı, sonra kök şirketin varsayılanı kullanılır.
• Kurumsal satışın alıcısı her zaman tüzel kişidir; satış notu fatura notuna aktarılır.
• Gizli marj modelinde hizmet bedeli satır fiyatına katlanır ve faturada satırlar tek satırda birleşir.
• Acente personeli kurum adına satış yaparken de faturalanacak kurumu ve fatura profilini seçer.

Fatura ve ödeme akışının tamamı için kurumsal fatura ve ödeme sayfasına, belgelerin muhasebe sistemlerine aktarımı için muhasebe entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.