DIJI.TECH ekibi hazırladı.
İş seyahatinde uçak bileti ve otel faturasının şirkete kesilmesi için fatura bilgileri, yani şirketin tam unvanı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası ve adresi, satın alma tamamlanmadan önce havayoluna, otele veya acenteye iletilmelidir. Belge türü alıcının durumuna göre değişir: alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu yazı, eski yazımızdaki KDV iadesi ve fatura hataları konusunu, güncel ve kaynaklı bilgilerle yeniden ele alır.
Uçak bileti faturası şirket adına nasıl alınır?
Uçak bileti faturasını şirket adına almanın en güvenli yolu, fatura bilgilerini bilet kesilmeden önce vermektir. Havayolunun kendi sitesinden alınan biletlerde bu bilgi ödeme adımında girilir; acenteden alınan biletlerde fatura talebi acenteye yapılır ve faturayı acente düzenler.
Bilet kesildikten sonra fatura alanını düzeltmek her zaman mümkün değildir. Bu yüzden şirketlerin en sık yaşadığı sorun, personelin bileti kendi adına faturalı alması ve şirketin bu belgeyi gider olarak kullanmakta zorlanmasıdır. Sorunun kaynağı çoğu zaman teknik değil süreçseldir: kimin, hangi unvanla, hangi aşamada fatura bilgisini gireceği önceden tanımlanmamıştır.
Pegasus ve AJet kurumsal fatura bilgisini ne zaman ister?
Pegasus fatura bilgisini biletleme tamamlanmadan önce ister; AJet ise mali e-bilet düzenler ve doğrudan satış kanalından alınan biletlerde mükellef bilgisinin sonradan güncellenmesine izin verir. Pegasus genel kurallarında, bilet üzerinde fatura bilgisi isteyen yolcuların bu bilgiyi biletleme tamamlanmadan önce iletmesi gerektiğini ve e-bilet oluşturulup elektronik olarak mühürlendikten sonra fatura bilgileri alanının değiştirilemediğini belirtir (4 Kasım 2026 itibarıyla).
AJet ise kendi doğrudan satış kanallarından alınan biletler için mali e-bilet düzenler. AJet'in açıklamasına göre bu biletler 462 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca mali olarak geçerli belge kabul edilir, ayrıca kaşelenip imzalanması gerekmez ve her yolcu için ayrı düzenlenir. Aynı sayfa, yolcunun mali e-bileti görüntüleyip üzerindeki mükellef bilgilerini güncelleyebildiğini de belirtir. Bilet bir acenteden satın alındıysa AJet faturanın acenteden istenmesini söyler (4 Kasım 2026 itibarıyla).
Bu iki örnekten çıkan pratik kural basittir: fatura kimliği, uçuş arandığı anda değil, bilet satın alınmadan önce belli olmalıdır. Farklı havayollarının kuralları farklı olabileceği için, düzenli uçulan havayollarının güncel fatura kuralları seyahat politikasının ekine konabilir.
Otel faturası şirkete kesilir mi?
Evet, konaklama faturası şirketin unvanı ve vergi bilgileriyle düzenlenebilir. Eski yazımızda da vurguladığımız gibi en sık hata, misafirin otelden çıkarken faturayı kendi adına kestirmesi veya şirket unvanının eksik yazılmasıdır.
Otel rezervasyonunun bir acente üzerinden yapıldığı durumlarda faturayı kimin keseceği satış modeline bağlıdır. Şirket, acenteyle çalışırken şu iki soruyu baştan netleştirmelidir:
- Konaklama bedeli faturası acenteden mi, otelden mi gelecek?
- Acentenin hizmet bedeli ayrı bir satırda mı görünecek, yoksa fiyatın içinde mi olacak?
Bu soruların cevabı belli olmadan yapılan rezervasyonlarda dönem sonunda mutabakat uzar. Acente ve şirket arasındaki dönem sonu kontrolünü mutabakat yazımızda ayrıca anlattık.
e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?
GİB'in tanımına göre e-Fatura, satıcı ile alıcı arasında GİB'in merkezi platformu üzerinden iletilen ve e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasında kullanılan elektronik faturadır. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenir. GİB, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin e-Fatura'yı kâğıt faturayla aynı niteliklere sahip bir belge olarak tanımladığını belirtir.
| Konu | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura kayıtlı kullanıcısı | e-Fatura'ya kayıtlı olmayan mükellef veya mükellef olmayan kişi |
| İletim | GİB'in merkezi platformu üzerinden | Alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda |
| Kurumsal seyahatte tipik durum | e-Fatura'ya kayıtlı şirket | e-Fatura'ya kayıtlı olmayan şirket veya şahıs |
Kaynak: GİB e-Belge, "e-Fatura Hakkında" ve "e-Arşiv Fatura Hakkında" sayfaları (4 Kasım 2026 itibarıyla). Parasal sınırlar ve geçiş yükümlülükleri dönemsel olarak değiştiği için burada rakam vermiyoruz; güncel durum için GİB duyurularına bakılmalıdır. Kısa tanım için e-Fatura ve e-Arşiv sözlük maddesine göz atabilirsiniz.
Acente üzerinden alınan seyahatte fatura nasıl düzenlenir?
Acenteyle çalışan şirkette fatura, acentenin muhasebe belgesi hattından ve şirketin önceden tanımlanmış fatura bilgisine düzenlenir. Kurumsal.pro'da bu bilgiye fatura profili denir ve personel rezervasyon sırasında hangi profile fatura kesileceğini seçer.
Kurumsal.pro'yu acente, kurumsal müşterisine kendi markasıyla açılan bir portal olarak sunar; fatura tarafı şöyle işler:
- Fatura profilleri: Firma yöneticisi şirket ve şube için ayrı profiller açar; her profil belge türünü (e-Fatura ya da e-Arşiv) ve faturanın gideceği e-posta adresini taşır, biri varsayılan işaretlenir, artık kullanılmayan profil pasife alınır.
- Rezervasyonda seçim: Personel sepet ekranında fatura profilini seçer. Seçim yapılmazsa kurumun varsayılanı, o da yoksa kök şirketin varsayılanı kullanılır.
- Alıcı her zaman tüzel kişi: Kurumsal satışta faturanın alıcısı, seçilen profildeki şirkettir (unvan, vergi no ve dairesi, adres, fatura e-postası). Personelin kendi adına fatura alması bu akışta söz konusu olmaz.
- Hizmet bedeli: Şeffaf sözleşme modelinde acentenin hizmet bedeli faturada ayrı satırdır; gizli marj modelinde satır fiyatına katlanır ve satırlar tek satıra birleşir.
- Belge erişimi: Finans yetkisi olan kullanıcı portalda faturaları listeler ve PDF olarak indirir; seyahat dosyasında seyahat planı, e-bilet ve voucher belgeleri de bulunur.
Acentenin tarafında belgeler Paraşüt, Luca veya Logo Netsis entegrasyonuyla e-Fatura ya da e-Arşiv olarak üretilir. Belgenin GİB'e iletimi bu belge sağlayıcısı üzerinden yapılır; platformun kendisi entegratör değildir. Ayrıntılar muhasebe entegrasyonu sayfasında, acentenin e-belge kurulumu ise e-fatura entegrasyonu yazımızda yer alır.
Yurt dışı KDV iadesi (VAT refund) nasıl işler?
AB dışında kurulu bir işletme, faaliyet göstermediği bir AB ülkesinde ödediği KDV'nin iadesini 86/560/EEC sayılı Direktif çerçevesinde o ülkeden isteyebilir. Avrupa Komisyonu'na göre üye devlet, başvuranın ülkesi karşılıklı iade hakkı tanımıyorsa iadeyi reddedebilir; ayrıca iadeye konu olabilecek harcama türlerini sınırlayabilir ve bir vergi temsilcisi atanmasını isteyebilir (4 Kasım 2026 itibarıyla).
Bu nedenle iadenin mümkün olup olmadığı ülkeden ülkeye değişir ve tek bir oran ya da süre vermek doğru olmaz. Eski yazımızdaki ülke oranları ve iade süreleri bu sebeple çıkarıldı. Pratikte dikkat edilecek nokta, iade başvurusunda istenecek faturanın şirket unvanına eksiksiz düzenlenmiş olmasıdır.
Açık not: Kurumsal.pro'da KDV iadesi modülü yoktur. Portal, iade potansiyeli hesaplamaz, başvuru hazırlamaz ve iade sürecini takip etmez. Portalın katkısı dolaylıdır: rezervasyonların şirketin fatura profiliyle yapılması ve belgelerin seyahat dosyasında toplanması. İade başvurusu şirketin mali müşaviri veya bu alanda uzman bir hizmet sağlayıcıyla yürütülmelidir.
Fatura süreçlerinde en sık yapılan hatalar nelerdir?
En sık hatalar, fatura bilgisinin geç verilmesi ve faturanın yanlış kişiye kesilmesidir. Aşağıdaki liste, eski yazımızdaki hata başlıklarının güncel hâlidir:
- Biletlemeden sonra fatura istemek: Pegasus gibi bazı havayollarında mühürlenmiş e-bilette fatura alanı değiştirilemez.
- Faturanın personel adına kesilmesi: Gider belgesi şirketin unvanıyla düzenlenmezse muhasebe kaydı ve olası iade başvurusu zorlaşır.
- Yanlış şirket veya şubeye fatura: Grup şirketlerinde seyahat bir şirkete, fatura başka bir şirkete kesilebilir. Şirket ve şube bazında ayrı fatura profilleri bu riski azaltır.
- Belge türünün yanlış seçilmesi: Alıcının e-Fatura durumu bilinmeden belge türü seçilirse düzeltme yazışması başlar; profildeki belge türü, şirketin GİB kayıt durumuna göre tanımlanmalıdır.
- Belgelerin dağınık saklanması: Fatura, e-bilet ve voucher farklı e-posta kutularında kalırsa dönem sonu kontrolü uzar.
Kurumsal portal fatura sürecinde neyi değiştirir?
Kurumsal portal, fatura kararını personelin otel resepsiyonundaki ya da ödeme ekranındaki tercihinden çıkarır ve rezervasyonun bir parçası yapar. Fatura profili seçimi, alıcının her zaman tüzel kişi olması ve belgelerin seyahat dosyasında toplanması, şirket ile acente arasındaki fatura yazışmalarını azaltır.
Ödeme yöntemleri, fatura profilleri ve kurum cüzdanının birlikte nasıl çalıştığını kurumsal fatura ve ödeme yönetimi sayfasında ayrıntılı anlattık. Fatura profili kavramının kısa tanımı için fatura profili sözlük maddesine bakabilirsiniz. Portalı kendi kurumsal müşterilerinizle nasıl kullanabileceğinizi görmek için DIJI.TECH demo sayfasından görüşme talep edebilirsiniz.
Kaynaklar
Sık sorulan sorular
Uçak bileti faturası şirket adına sonradan kesilebilir mi?
Havayoluna göre değişir. Pegasus, fatura bilgisinin biletleme tamamlanmadan önce iletilmesini ister ve e-bilet mühürlendikten sonra fatura alanının değiştirilemediğini belirtir. AJet ise kendi doğrudan satış kanallarından alınan biletlerde mali e-bilet üzerindeki mükellef bilgilerinin güncellenebildiğini söyler. Bilet bir acenteden alındıysa fatura talebi acenteye yapılır.
Mali e-bilet fatura yerine geçer mi?
AJet, kendi doğrudan satış kanallarından alınan biletler için düzenlediği mali e-biletlerin 462 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca mali olarak geçerli belge kabul edildiğini ve ayrıca kaşe ile imza gerektirmediğini belirtir. Mali e-bilet her yolcu için ayrı düzenlenir.
e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?
GİB'e göre e-Fatura, satıcı ile alıcı arasında GİB'in merkezi platformu üzerinden iletilen ve yalnız e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasında kullanılan elektronik faturadır. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura'ya kayıtlı olmayan mükelleflere ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenir; alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilir.
Otel faturası şirkete kesilir mi?
Evet, konaklama faturası şirketin unvanı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası ve adresiyle düzenlenebilir. Rezervasyon bir acente üzerinden yapıldıysa faturayı kimin keseceği satış modeline bağlıdır; Kurumsal.pro portalından yapılan kurumsal satışlarda fatura acentenin muhasebe hattından, kurumun fatura profiline düzenlenir.
Kurumsal.pro yurt dışı KDV iadesi başvurusu yapar mı?
Hayır. Portalda KDV iadesi hesaplayan, başvuru hazırlayan veya iade takibi yapan bir modül yoktur. Portal, doğru fatura kimliğiyle rezervasyon yapılmasını ve belgelerin seyahat dosyasında toplanmasını sağlar; iade başvurusu şirketin mali müşaviri veya bu alanda uzman bir hizmet sağlayıcıyla yürütülür.
Bir şirketin birden fazla fatura bilgisi olabilir mi?
Olabilir. Kurumsal portalda fatura profilleri şirket ve şube bazında tanımlanır; her profilde e-Fatura veya e-Arşiv türü ve fatura e-postası bulunur, biri varsayılan seçilir. Personel rezervasyonda hangi profile fatura kesileceğini seçer; seçim yapılmazsa kurumun varsayılan profili kullanılır.
Acentenin hizmet bedeli faturada ayrı görünür mü?
Sözleşme modeline bağlıdır. Şeffaf modelde hizmet bedeli faturada ayrı satır olarak yer alır. Gizli marj modelinde hizmet bedeli satır fiyatına katlanır ve faturadaki satırlar tek satıra birleşir.