DIJI.TECH ekibi hazırladı.
Acente ile şirket arasındaki seyahat mutabakatı, acentenin belirli bir dönemde yaptığı satışların, kestiği faturaların ve aldığı ödemelerin şirketin kayıtlarıyla karşılaştırılıp iki tarafın aynı bakiye üzerinde uzlaşmasıdır. Anlaşmazlıkların çoğu ay sonunda değil, satış anında fiyatın, iptal koşulunun veya hizmet bedelinin ortak bir kayda geçmemesinden doğar. Bu yazı, eski yazımızdaki "dijital güven" fikrini güncel ve doğrulanmış ürün bilgisiyle yeniden ele alır.
Acente ile şirket arasında mutabakat neden bozulur?
Mutabakat çoğunlukla bilgi farklı kanallarda dağıldığı için bozulur. Talep bir mesajla gelir, teklif e-postayla gider, onay telefonda verilir; dönem sonunda kimin neyi, hangi fiyatla onayladığını bulmak için yazışmalar taranır.
Eski yazımızda saydığımız cümleler bugün de tanıdık: "O fiyatı onaylamamıştık", "Bileti iptal ettirdiğimizi söylemiştik", "Faturadaki bu ek kalem nedir?" Bu cümlelerin her biri farklı bir kayıt eksikliğini gösterir:
- Fiyat: Satın alma anındaki fiyat ve fiyatın bileşenleri iki tarafça görülebilir bir yerde saklanmamıştır.
- İptal: İptal talebinin ne zaman verildiği ve hangi ceza koşuluyla kabul edildiği yazılı değildir.
- Hizmet bedeli: Acentenin ücreti sözleşmede tanımlıdır ama faturada nasıl görüneceği konuşulmamıştır.
- Fatura kimliği: Seyahat bir şirkete, fatura başka bir şirkete veya şubeye kesilmiştir.
Bu sorunları dönem sonunda çözmeye çalışmak pahalıdır. Daha kalıcı yol, her satışı baştan ortak bir kayıt üzerinde yapmaktır.
Mutabakatta hangi belgeler karşılaştırılır?
Mutabakatın temel belgeleri satış dökümü, fatura listesi ve ödeme hareketleridir. Üçü aynı dönem ve aynı kapsam için alındığında farklar satır satır bulunabilir.
Kurumsal.pro'da, yani acentelerin kurumsal müşterilerine kendi markalarıyla verdiği kurumsal seyahat portalında, bu belgeler iki tarafta şöyle üretilir:
| Belge | Acente tarafı (panel) | Şirket tarafı (portal) |
|---|---|---|
| Satış dökümü | Kurum ve alt kurumlar için; ürün, birim ve kullanıcı filtresi; en çok 370 gün; xlsx, csv, pdf; markup ve komisyon gösterilmez | Raporlar bölümünde satış dökümü raporu; Excel, CSV, PDF |
| Faturalar | Dönem, kurum, fatura profili ve durum (kesildi, bekliyor, gönderilemedi, iptal faturası) filtresi; Excel ve fatura PDF'i | Faturalar listesi ve fatura PDF'i |
| Ödeme hareketleri | Kurum cüzdanı hareket defteri, filtreli | Cüzdan bakiyesi, hareket defteri (Excel), aylık ekstre (PDF) |
| Seyahat ayrıntısı | Seyahat dosyasında kurumsal bölüm | Seyahat dosyasında fiyat dökümü, onay geçmişi, talep geçmişi |
Satış dökümünün kolonları ürüne göre değişir; rezervasyon no, PNR, bilet no, güzergâh, otel, gece sayısı, fatura no, ücret, hizmet bedeli, KDV ve toplam gibi alanlar içerir. Bu ortak kolonlar, iki tarafın aynı satırı aynı anahtarla bulmasını sağlar.
Fiyat anlaşmazlıkları nasıl önlenir?
Fiyat anlaşmazlığı, satın alınan fiyatın satın alma anında açıkça kabul edilmesi ve fiyatın bileşenleriyle saklanmasıyla önlenir. Sonradan "fiyat farklıydı" denebilmesinin nedeni, çoğu zaman bu kabulün kayıtlı olmamasıdır.
Kurumsal portalda fiyat üç noktada kayıt altına alınır:
- Fiyat değişimi kabulü: Sepet gönderilirken fiyat değiştiyse sistem değişikliği gösterir; personel yeni fiyatı açıkça kabul etmeden satın alma yapılmaz.
- Fiyat toleransı ve yeniden onay: Onaya giden otel, transfer, araç ve tur gibi kalemlerde son onay anında fiyat yeniden alınır; değişim şirketin tanımladığı yüzde toleransın dışındaysa talep yeniden onaya döner.
- Fiyat dökümü: Seyahat dosyasında her kalemin fiyat dökümü ve ödeme notu (kart, cüzdan veya cari) yer alır.
Hizmet bedelinin faturada nasıl görüneceği de baştan belirlenir. Kurum açılırken seçilen sözleşme modeli şeffafsa hizmet bedeli faturada ayrı satırdır; gizli marj modelinde hizmet bedeli satır fiyatına katlanır ve satırlar tek satıra birleşir. İki model de meşrudur; önemli olan modelin iki tarafça bilinmesidir.
İptal ve iade anlaşmazlıkları nasıl önlenir?
İptal anlaşmazlıkları, iptal koşulunun talep anında gösterilip kabul edilmesiyle önlenir. "Bilmiyordum" itirazı, koşul yazılı olarak önüne konmamış bir kullanıcıdan gelir.
Kurumsal portalda iptal, seyahat dosyasından iptal talebi olarak açılır. Talep ekranı, saklı iptal koşullarından ceza ve iade önizlemesini (iptal tarihine kadar cezasız iptal, iade edilemez, "acente fiyat verecek" gibi durumlar), varsa acentenin iptal hizmet bedelini ve bir onay kutusunu gösterir. Talep acentenin operasyon kuyruğuna düşer ve gerçek iptali acente yapar; portal tedarikçiyi kendisi çağırmaz. Bu ayrım mutabakat için önemlidir: talebin zamanı ve kabul edilen koşul portalda, işlemin sonucu acentenin kaydında yer alır.
Satın almada bir kalem alınamazsa (örneğin sepetteki kalemlerden biri tedarikçide kesinleşmezse) o kalemin tutarı otomatik olarak iade edilir ve sonuç ekranı "kısmi" sonucu gösterir. Kurum cüzdanına dönen her tutar, defterde ayrı bir iade hareketi olarak görünür.
Ön ödemeli kurum cüzdanı mutabakatı nasıl kolaylaştırır?
Ön ödemeli kurum cüzdanı, şirketin acentedeki bakiyesini her hareketi kayıtlı bir defterle izlenebilir hâle getirir. Defter değiştirilemez; bir hata, eski kayıt silinerek değil yeni bir düzeltme hareketiyle giderilir.
Defterdeki hareket türleri şunlardır: acentenin kurum cüzdanına bakiye dağıtması, kurum cüzdanından bakiyeyi geri alması, satın almada satış, iptal veya kısmi sonuçta iade ve gerektiğinde düzeltme. Bakiyeyi acente yükler; portaldan bakiye yükleme yoktur. Şirketin finans yetkilisi portalda bakiyeyi, hareket defterini Excel olarak ve aylık ekstreyi PDF olarak alır. Kavramın kısa tanımı için kurum cüzdanı sözlük maddesine bakabilirsiniz.
Bir sınırı da belirtelim: platformda kiracı için "cüzdanı gizle" ayarı açıksa ödemeler "Cari hesaba işle" adıyla yapılır ve portalın cüzdan sayfaları (bakiye, hareket defteri, Excel, ekstre) kapanır. Bu modda mutabakat, satış dökümü ve fatura listesi üzerinden yürür. Acentenin bakiye ve hareket takibini kurumsal müşteride bakiye takibi yazımızda ayrıca anlattık.
Ay sonu mutabakatı adım adım nasıl yapılır?
Ay sonu mutabakatı, aynı dönem ve kapsam için alınan üç belgenin sırayla karşılaştırılmasıdır. Aşağıdaki sıra, farkları en az yazışmayla bulmayı sağlar:
- Dönemi ve kapsamı eşitleyin. Hangi şirket, şube veya alt kurumun dahil olduğunu iki tarafta aynı tanımlayın.
- Satış dökümünü alın. Acente panelinden dışa aktarın veya zamanlanmış e-postayı kullanın; döküm haftalık ya da aylık olarak kurumun muhasebe iletişim e-postasına ek olarak gönderilebilir.
- Faturaları eşleştirin. Döküm satırlarını fatura listesiyle fatura numarası üzerinden eşleştirin; "bekliyor" ve "gönderilemedi" durumundaki faturaları ayrı listeleyin.
- Ödeme hareketlerini kontrol edin. Cüzdan defterini ve aylık ekstreyi döküm toplamıyla karşılaştırın.
- Farkları kayda bağlayın. Kalan her farkı seyahat dosyasındaki fiyat dökümü, onay geçmişi ve talep geçmişiyle açıklayın; iki tarafın onayladığı tek bir fark listesiyle dönemi kapatın.
Bu sıranın en önemli adımı beşincisidir: fark, kişisel hafızayla değil, seyahat dosyasındaki kayıtla açıklanmalıdır.
Muhasebe tarafında cari kodu nasıl eşleşir?
Portaldaki kurum ile acentenin muhasebesindeki cari aynı koda bağlanmalıdır. SYS beslemesinde kurumsal bağlamla yapılan her satış o kuruma şirket olarak faturalanır; eşleşme anahtarı kurumun muhasebe kodudur ve SYS'de cari kodu olarak kullanılır. Satır fiyatı net, şirket hizmet bedeli ve acente komisyonu ile gizli markup olarak ayrışır.
e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri acentenin Paraşüt, Luca veya Logo Netsis entegrasyonuyla üretilir ve alıcı her zaman kurumun seçilen fatura profilidir. Ayrıntılar SYS muhasebe entegrasyonu sayfasında yer alır. Faturanın şirket adına doğru kesilmesi için dikkat edilecek noktaları fatura yazımızda anlattık.
Mutabakat için hangi yazılım altyapısı gerekir?
Mutabakatı kolaylaştıran altyapı, satışın, faturanın ve ödemenin aynı kurum kaydına bağlandığı bir sistemdir. Ayrı ayrı tutulan tablolar dönem sonunda birleştirilmeye çalışıldıkça fark çıkar.
Kurumsal.pro'da satışın kaynağı (portal veya acente personelinin kurum adına satışı), fatura profili, ödeme yöntemi ve onay geçmişi aynı seyahat dosyasında tutulur. Ödeme yöntemleri ve fatura profillerinin birlikte nasıl çalıştığını kurumsal fatura ve ödeme yönetimi sayfasında, acentenin kurum faturaları ve satış dökümünü yönettiği paneli ise kurumsal seyahat acentesi yazılımı sayfasında anlattık. Portalı kendi kurumsal müşterilerinizle denemek için DIJI.TECH demo sayfasından görüşme talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Seyahat mutabakatı ne demek?
Seyahat mutabakatı, acentenin belirli bir dönemde yaptığı satışların, kestiği faturaların ve aldığı ödemelerin şirketin kayıtlarıyla karşılaştırılması ve iki tarafın kalan bakiye üzerinde uzlaşmasıdır. Genellikle ay sonunda yapılır ve satış dökümü, fatura listesi ile ödeme hareketleri üzerinden yürür.
Mutabakatta en sık hangi anlaşmazlıklar çıkar?
En sık anlaşmazlıklar fiyatın onaylanan tutardan farklı görünmesi, iptal edilen hizmetin iadesinin hesaplara yansımaması, hizmet bedelinin beklenmeyen bir kalem olarak görünmesi ve faturanın yanlış şirkete veya şubeye kesilmesidir. Çoğu, satış anında ortak bir kayıt tutulmadığı için ortaya çıkar.
Kurumsal.pro'da şirket hangi mutabakat belgelerini görür?
Finans yetkisi olan kullanıcı portalda kurum cüzdanının bakiyesini, hareket defterini (Excel), aylık ekstreyi (PDF) ve faturaları (PDF) görür. Raporlar bölümündeki satış dökümü; rezervasyon no, PNR, bilet no, fatura no, ücret, hizmet bedeli, KDV ve toplam gibi kolonlar içerir.
Acente kurum için satış dökümünü otomatik gönderebilir mi?
Evet. Acente panelindeki kurum satış dökümü haftalık veya aylık olarak zamanlanabilir ve kurumun muhasebe iletişim e-postasına ek olarak gönderilir. Döküm kurum ve alt kurumları kapsar, en çok 370 günlük dönem alır ve xlsx, csv veya pdf olarak üretilir; markup ve komisyon gösterilmez.
İptal edilen bir hizmetin iadesi nasıl takip edilir?
Portalda iptal, talep olarak açılır; talep ekranı saklı iptal koşullarından ceza ve iade önizlemesini gösterir ve personel onay kutusunu işaretleyerek talebi gönderir. Gerçek iptali acentenin operasyon ekibi yapar. Kurum cüzdanına dönen tutar defterde iade hareketi olarak görünür.
Hizmet bedeli faturada ayrı görünür mü?
Sözleşme modeline bağlıdır. Şeffaf modelde acentenin hizmet bedeli faturada ayrı satırdır; gizli marj modelinde satır fiyatına katlanır ve faturadaki satırlar tek satıra birleşir. Model kurum açılırken seçilir ve şirketin alt birimlerine yayılır.
Mutabakat için muhasebe kodları nasıl eşleşir?
SYS beslemesi kullanan acentede eşleşme anahtarı kurumun muhasebe kodudur: kurumsal bağlamla yapılan satış o kuruma şirket olarak faturalanır ve bu kod SYS'de cari kodu olarak taşınır. Böylece acentenin muhasebesindeki cari ile portaldaki kurum aynı kodla eşleşir.