Kurumsal müşteride bakiye ve hareket takibi: ön ödemeli kurum cüzdanı

Kurumsal müşteride bakiye ve hareket takibi, kurumun seyahat harcamasının hangi tutarla başladığını, nereye harcandığını ve ne kadar kaldığını acentenin ve kurumun aynı kayıttan görmesidir. Kurumsal.pro'da bu kayıt ön ödemeli kurum cüzdanıdır: bakiyeyi acente dağıtır, satışlar cüzdandan düşer, iadeler geri yazılır ve her hareket değiştirilemez bir deftere işlenir.

Bir acente ile kurumsal müşteri arasındaki ilişkinin en hassas noktası finanstır. Ay sonunda gelen toplu faturalar, kaynağı belirsiz kalemler ve geç gönderilen mutabakat formları güveni zedeler. Eski yazımız bu sorunu "cari takip" başlığıyla ele alıyor, kredi limiti, vade takibi ve otomatik ödeme hatırlatması gibi Kurumsal.pro'da bulunmayan özellikler sayıyordu. Bu sürümde ürünün gerçekte nasıl çalıştığını anlatıyoruz. Faturalar, satış dökümü ve cüzdan defteriyle yapılan dönem sonu mutabakatı ise acente ile şirket arasında seyahat mutabakatı yazısının konusudur.

Kurum cüzdanı nedir, cari hesaptan farkı nedir?

Kurum cüzdanı, acentenin kurumsal müşterisi için önceden yüklediği ve kurumun seyahat satışlarının düştüğü ön ödemeli bir bakiyedir. Geleneksel cari hesapta harcama önce yapılır, borç sonra kapatılır; ön ödemeli cüzdanda ise harcama mevcut bakiyeyle sınırlıdır ve kalan tutar her an bellidir.

Kurumsal.pro'da kurum için kredi limiti veya vadeli cari tanımlanmaz. Tek istisna, platformun kiracı bazında açtığı "cüzdanı gizle" modudur: bu modda ödemeler bakiye yüzünden reddedilmez, bakiye eksiye düşebilir ve portaldaki ödeme seçeneği "Cari hesaba işle" adını alır. Bu modda portalın cüzdan ekranları (bakiye, özet, hareket defteri, Excel ve ekstre) kapanır. Terimin kısa tanımı için ön ödemeli kurum cüzdanı sözlük sayfasına bakabilirsiniz.

Bakiye kuruma nasıl aktarılır ve geri alınır?

Acente, kendi B2B cüzdanından kurum cüzdanına "Bakiye dağıt" işlemiyle tutar aktarır. Acentenin bakiyesi yetersizse işlem reddedilir. Her işlem tekrar gönderime karşı güvenlidir: bağlantı kopup istek yeniden gönderilse bile aynı dağıtım iki kez yazılmaz.

Yanlış veya fazla dağıtılan bakiye "Geri al" işlemiyle acentenin cüzdanına döner. Geri almada acente tarafındaki alacak kaydı başarısız olursa kurum tarafındaki işlem de geri çevrilir; böylece iki cüzdan arasında tutarsızlık oluşmaz. Kurumsal portalda bakiye yükleme ekranı yoktur ve havale veya EFT ödeme yöntemi bulunmaz; kurumun acenteye yaptığı ödeme iki tarafın sözleşmesine göre yürür, acente bakiyeyi buna göre dağıtır.

Cüzdan defterinde hangi hareketler görünür?

Kurum cüzdanının defteri değiştirilemez: hiçbir kayıt silinmez veya değiştirilmez; yanlış dağıtım "Geri al" hareketiyle düzeltilir. Bu yapı, acente ile kurumun aynı geçmişe baktığından emin olmasını sağlar ve mutabakatı kolaylaştırır. Defterde beş hareket türü bulunur.

Acente panelinde hareket defteri süzgeçlerle incelenir. Kurumun finans yetkisi olan kullanıcıları ise defteri portaldan Excel olarak indirir.

Hangi satışlar kurum cüzdanından düşer?

Kurum cüzdanından düşen satışlar, ödeme yolu kurum cüzdanı olan satışlardır. Ödeme yolları üç katmanda belirlenir ve her katman yalnız daraltabilir: platform, acente (kurum ayarı) ve kurum yöneticisi. Onaya giden taleplerde son onaydan sonraki satın alma her zaman kurum cüzdanından yapılır.

Acente panelinden kurum adına yapılan satışta acentenin kendi cüzdanı da her zaman kullanılabilir. Kartla ödemede kart bilgisi saklanmaz ve tek çekim uygulanır. Kısmi satın almada alınamayan kalemin tutarı otomatik iade edilir. Acentenin kendi envanterindeki bir otelde personelin talep ettiği değişiklik otel tarafından onaylandığında, fiyat farkı satışın ödendiği cüzdana otomatik yansır. Ödeme kurallarının tamamı kurumsal fatura ve ödeme sayfasında anlatılır.

Kurum bakiyesini ve hareketlerini nereden izler?

Kurum, portaldaki "Cüzdan ve finans" ekranında bakiyesini, hareket defterini, aylık ekstresini ve faturalarını görür. Bu ekran finans yetkisi (finance.view) olan kullanıcılara açılır; böylece cüzdan bilgisi yalnız ilgili kişilere görünür. Kurum yöneticisinin ana sayfasında da cüzdan bakiyesi bir gösterge olarak yer alır.

Hareket defteri Excel olarak, aylık ekstre PDF olarak indirilir; faturalar listelenir ve her biri PDF olarak açılır. Eski yazımızda "anlık mutabakat" olarak anlattığımız fikrin doğru karşılığı budur: kurum, ay sonunu beklemeden bakiyesinin ve hareketlerinin güncel halini kendi ekranında görür. Ayrıca portalın Satış dökümü raporu, ilgili dönemin satışlarını rezervasyon no, güzergâh, fatura no, hizmet bedeli, KDV ve toplam gibi kolonlarla kalem kalem gösterir ve Excel, CSV ya da PDF olarak dışa aktarılır.

Bakiye azaldığında ne olur?

Her kurum cüzdanı için bir uyarı eşiği tanımlanır. Bakiye bu eşiğin altına indiğinde kurumun Finans rolündeki kullanıcılara bir kez bildirim gider ve kurum panosunda eşik altı uyarısı görünür. Böylece kurumun finans ekibi bakiye bitmeden acenteyle iletişime geçebilir.

Acente tarafında ise bu durum panel ekranlarında izlenir: kurumsal genel bakıştaki "dikkat gerektiren cüzdanlar" listesi ve kurum listesindeki eşik altı cüzdan çipi. Acenteye ayrıca otomatik e-posta gitmediği için bu ekranların düzenli kontrol edilmesi önerilir. Eşiği kurumun harcama temposuna göre belirlemek, yoğun dönemlerde satın almanın bakiye nedeniyle aksamasını önler.

Kurum bazında satış ve kâr nasıl raporlanır?

Acente panelindeki satış ve kâr raporu, satışı kurum bazında; komisyon, kurum katmanı ve hizmet bedeli olarak ayrılmış katmanlı kârla ve kanalla (kurumsal portal veya kurum adına satış) gösterir. Bu rapor, hangi kurumun acenteye ne kazandırdığını cüzdan hareketlerinden bağımsız olarak görmeyi sağlar.

Kurum satış dökümü ise kurumu ve alt kurumlarını kapsar, en çok 370 günlük dönem alır, ürün, birim ve kullanıcıya göre süzülür ve xlsx, csv veya pdf olarak üretilir; markup ve komisyon dökümde görünmez. Döküm haftalık veya aylık olarak kurumun muhasebe iletişim e-postasına ekli gönderilebilir. Kurum tarafında eski yazımızda saydığımız analizlerin portaldaki karşılıkları şunlardır: departman kırılımlı harcama raporu, seçilen ve en uygun seçenek arasındaki farkı gösteren tasarruf raporu, güzergâh ve tedarikçi raporu, bütçe ve finans raporları. Liste kurumsal seyahat raporlama sayfasındadır.

Acente için iyi uygulamalar nelerdir?

Ön ödemeli modelde iyi uygulama; uyarı eşiğini kurumun harcama temposuna göre belirlemek, eşik altındaki cüzdanları düzenli izlemek, dağıtımı kurumun ödeme takvimiyle eşleştirmek, satış dökümünü zamanlamak ve dönem sonunda defter, fatura ve dökümü birlikte karşılaştırmaktır. Aşağıdaki uygulamalar bakiyeyi kurumun ödeme takvimiyle uyumlu tutar ve kurumun bakiye nedeniyle beklemesini önler:

• Her kurum için harcama temposuna uygun bir uyarı eşiği belirleyin ve dönemsel olarak gözden geçirin.
• Genel bakıştaki "dikkat gerektiren cüzdanlar" listesini haftalık kontrol edin.
• Bakiye dağıtımını kurumla yaptığınız ödeme takvimiyle eşleştirin; yanlış dağıtımı silmek yerine "Geri al" ile düzeltin.
• Kurum satış dökümünü zamanlayın; kurumun finans ekibi ekstreyi beklemeden alsın.
• Dönem sonunda cüzdan defteri, kurum faturaları ve satış dökümünü birlikte karşılaştırın.

Kurum cüzdanını, kurum fiyatlarını ve faturaları yöneten acente ekranlarının tamamı kurumsal seyahat acentesi yazılımı sayfasında anlatılır. Akışı kendi kurumsal müşterinizin senaryosuyla görmek için demo talep edebilirsiniz.