Kurumsal vize başvuru yönetimi: rejim tablosundan belge takibine tek akış

İş seyahatinde vize, uçuş ve otelden önce çözülmesi gereken ama çoğu zaman e-posta yazışmaları, eksik belge ve son dakika telaşıyla yürüyen bir süreçtir. Kurumsal.pro vize başvurusunu seyahatin bir parçası yapar. Acentenizin kurumsal müşterilerine verdiği portalda personel vize ihtiyacını görür, paketi seçer, başvuruyu uçuşla aynı sepette tamamlar ve belgelerini güvenle yükler; acenteniz başvuruyu panelden yürütür.

Kurumsal vize modülü ne işe yarar?

Kurumsal vize modülü, personelin gideceği ülke için vize gerekip gerekmediğini görmesini, acentenin tanımladığı vize paketlerinden uygun olanı seçmesini ve başvuruyu belgeleriyle birlikte takip etmesini sağlar. Başvuru seyahat sepetine bağlıdır; politika, onay, ödeme ve fatura akışı uçuş ve otel gibi diğer ürünlerle aynıdır.

Vize, DIJI.TECH altyapısındaki kurumsal seyahat yönetim sistemi ile gelen portal ürünlerinden biridir. Diğer ürünlerden farkı, kurumsal müşteride varsayılan olarak kapalı gelmesidir: acente vize hizmeti verdiği kurumlarda modülü firma bazında açar. Böylece vize operasyonu yürütmeyen bir acenta, modülü hiç açmadan portalın geri kalanını kullanabilir.

Vize rejimi tablosu ne gösterir?

Vize rejimi tablosu, personelin uyruğu için ülke ülke vize durumunu gösterir: vizesiz, e-vize, e-vize veya kapıda vize, kapıda vize ya da vize gerekli. Vizesiz girişte kalış gün sayısı da yazılır. Tablo umuma mahsus pasaport içindir, bilgi amaçlıdır ve acentenin kullandığı platform rejim tablosundan gelir.

Tablo, personelin "bu ülkeye vize gerekir mi?" sorusunu başvuru açmadan yanıtlar. Ülke aramasıyla tek ülkeye inilir; tüm ülkeler listesi açılarak bölge karşılaştırılır. Vize gerekmiyorsa portal paket listelemez ve bunu açıkça söyler. Tablo yalnız umuma mahsus pasaport için hazırlandığından ve bilgi amaçlı olduğundan, kesin şartlar için paket ve acente bilgisi esas alınır. Ülke vize kuralları zaman içinde değiştiğinden, belge listeleri ve şartlar acentenin tanımladığı paketlerde yönetilir.

Personel vize paketini nasıl seçer?

Personel arama formunda gidilecek ülkeyi ve seyahat amacını (iş veya turistik) seçer; uyruk ve pasaport bilgisi profilden gelir. Portal, acentenin o ülke için tanımladığı vize paketlerini kişi başı fiyat, politika kararı ve başvurana uygunluk bilgisiyle listeler. Başvurana uygun olmayan paketler gizlenir ve kaç paketin gizlendiği gösterilir.

Paket detayında personelin karar vermesi için gereken bilgiler bir aradadır:

Paket listesi uygunluk, vize tipi, giriş tipi, geçerlilik, kalış süresi, tahmini işlem süresi, belge sayısı, pasaport geçerlilik şartı ve kişi başı fiyata göre süzülür; fiyat, işlem süresi veya kalış süresine göre sıralanır. Paketin fiyat teklifi 30 dakika geçerlidir ve politika kararıyla birlikte verilir. Portal, işlem süresinin tahmin olduğunu ve kararın konsolosluğa ait olduğunu paket ekranında açıkça yazar.

Vize başvurusu sepette nasıl tamamlanır?

Vize paketi sepete eklendiğinde sepette bir vize başvurusu bölümü açılır. Burada başvuran cevapları, biyometrik fotoğraf, seyahat ve iletişim bilgisi alınır; ardından üç onay istenir: bilgilerin doğru ve eksiksiz olduğu, hassas verilerin vize başvurusu için işlenmesine KVKK açık rızası ve vize hizmet koşullarının kabulü.

Sepet aşamasındaki kurallar:

• Bir seyahatte bir vize: Bir seyahat dosyasında en çok bir vize başvurusu olur; farklı ülkeler ayrı seyahatte alınır.
• Uçuşla birlikte: Vize, uçuş ve otelle aynı sepette durur; tahmini giriş tarihi uçuştan ya da seyahat dosyasından alınır.
• Fiyat sabit: Vize fiyatı onayda değişmez, vize için alternatif seçilmez ve tolerans kontrolü yapılmaz.
• Opsiyon sınırı: Sepette uçuş varsa uçuşun opsiyon süresi onay süresini sınırlar.
• Bağımsız kalem: Her kalem ayrı satın alınır ve faturalanır; vize satırı alınamazsa diğer kalemler etkilenmez.

Misafir yolcu için vize başvurusunda bilgiler yolcu formundan gelir. Profilde eksik bilgi varsa (doğum tarihi, cinsiyet, Kimlik No, uyruk, pasaport) sepet eksikleri tek tek gösterir ve profil güncellemesine yönlendirir.

Satın almadan sonra belgeler ve durum nasıl izlenir?

Satın almadan sonra vize başvuru dosyası açılır ve başvurunun alındığı personele bildirilir. Personel seyahat dosyasındaki vize kaleminden Vize başvurum sayfasına geçer; belgeleri yükler, randevu bilgisini, başvuru geçmişini ve acente iletişimini görür. Her belgenin durumu ayrı izlenir; onaylanan belgeye yeni dosya yüklenemez.

Belge durumları şunlardır: bekliyor, yüklendi, onaylandı, reddedildi, yeniden istendi ve muaf. Belgeler telefondan fotoğraf çekilerek de yüklenebilir. Randevu planlandığında son belge teslim tarihi sayfada gösterilir. Başvuru boyunca belgelerin incelenmesi, ek belge istenmesi, randevunun planlanması ve sonuç gibi adımlar bilgi, randevu ve sonuç bildirimleriyle e-postayla iletilir.

Kurum yöneticisi ve geniş kapsamlı roller, kurum geneli vize başvuruları tablosunda başvuranı, destinasyonu, kişi sayısını, eksik belge sayısını, ilerlemeyi ve durumu birlikte görür. Başvuru gerekirse aynı sayfadan iptal talebiyle durdurulur; iptali acente yapar ve iade koşullarını bildirir.

Vize başvurusu adım adım nasıl ilerler?

Portaldaki vize başvurusu beş adımda ilerler: personel paketi seçip başvurur, belgelerini yükler, acente belgeleri inceler ve randevuyu ayarlar, konsolosluk karar verir, başvuru sonuçlanınca teslim aşamasına geçer. Her adımın durumu Vize başvurum sayfasında ve kurum geneli tabloda aynı anda görünür.

1. Başvuru: Personel paketi seçer; pasaport bilgisi profilden gelir. Paket politika dışıysa gerekçe istenir ve talep onaya gider.
2. Belge yükleme: Satın almadan sonra belgeler seyahat dosyasındaki vize kaleminden yüklenir; eksik belge sayısı listede görünür.
3. İnceleme: Acente belgeleri kontrol eder; uygun olmayan belgeyi reddeder ya da yeniden ister, randevuyu ayarlar.
4. Karar: Konsolosluk karar verir; portal işlem süresini yalnız tahmin olarak gösterir.
5. Teslim: Sonuçlanan başvuru teslim edildi durumuna geçer; kapanan başvuruda belgeler salt okunur olur.

Bu sıralama sayesinde personel, başvurusunun hangi aşamada olduğunu acenteye e-posta yazmadan görür. Acente tarafında aynı adımlar vize belge, randevu ve karar kuyruklarında karşılık bulur.

Vize belgelerinin gizliliği nasıl korunur?

Vize belgeleri pasaport, biyometrik fotoğraf ve banka dökümü gibi hassas veriler içerir. Portalda bu belgeleri yalnız başvuran görür; belgeler yalnız oturumlu uçlardan verilir ve genel medya yolundan sunulmaz. Her dosya açılışı erişim kaydına yazılır, böylece belgeye kimin ne zaman baktığı izlenebilir.

Sepetteki KVKK açık rıza kutusu işaretlenmeden vize başvurusu tamamlanmaz. Kurumsal portalın genel güvenlik katmanları da vize akışında geçerlidir: rol bazında zorunlu tutulabilen iki adımlı doğrulama, geçiş anahtarıyla giriş, hatalı denemede hesap kilidi ve maskeli Kimlik No. Güvenlik mimarisinin tamamı güvenlik sayfasında anlatılır.

Vize harcaması politikada nasıl kontrol edilir?

Vize paketleri arama sonucunda şirketin politikasına göre politika içi ya da politika dışı işaretlenir. Kişi başı tutar kuralı vize paketine uygulanır; sınırı aşan paket seçilirse sepette gerekçe istenir ve talep onaya gider. Riskli ülke kuralı, belirli ülkelere vize başvurusunu tamamen engelleyebilir.

Yeni açılan kurumda varsayılan politika vize için kişi başı tutar sınırıyla ve aşımda onaya gönderme kuralıyla başlar; şirket bunu kendi ihtiyacına göre değiştirir. "Her talepte onay" kuralı seçilirse her vize başvurusu onaycıya gider. Politika, kapsam ve sürüm yönetimi seyahat politikası yönetimi sayfasında ayrıntılıdır.

Acente vize hizmetini nasıl yönetir?

Acente vize hizmetini panelden yönetir: modülü kurum bazında açar, kurum fiyat formunda vize hizmet bedelini ülke grubuna göre tanımlar ve başvuruları operasyon kuyruklarından yürütür. Portal fiyatı kuruma toplam olarak ya da konsolosluk ücreti ve vize hizmeti ayrı olarak gösterir; net ve kâr alanları portala gitmez.

Kurumsal satış acentenin muhasebe hattından geçer; SYS beslemesinde e-vize ürünü de vardır. Acente personeli panelden "Kurum adına çalış" ile kurum adına da vize satabilir.

Vize süreci seyahatin geri kalanıyla nasıl birleşir?

Vize ayrı bir iş akışı değil, seyahat dosyasının bir kalemidir. Personel uçuşu, oteli ve vizeyi aynı sepette toplar; onaycı hepsini tek talepte görür; fatura aynı fatura profiline kesilir. Profildeki pasaport kaydı ve ana sayfadaki pasaport uyarısı, vize başvurusu gerekmeden önce personeli uyarır.

Profilde pasaportun süresi 6 ay içinde doluyorsa ana sayfada uyarı çıkar; pasaport ve vize kayıtları "süresi geçmiş" ya da "N ay içinde doluyor" rozetleriyle işaretlenir. Bu, vize paketindeki pasaport geçerlilik şartıyla birlikte son dakika sürprizlerini azaltır. Çok ülkeli ekiplerde vize ve pasaport takibinin nasıl kurulacağı blogdaki çok uluslu şirketlerde vize ve seyahat takibi yazısında, personelin portal deneyimi kurumsal rezervasyon portalı sayfasında anlatılır.

Vize modülünü kurumsal müşterilerinizin başvuru senaryolarıyla görmek için DIJI.TECH demo sayfasından görüşme talep edebilirsiniz. Acente vizeyi kurum ayarlarından kurum bazında açar; ücret kişiye özel teklifle belirlenir.