Kurumsal seyahat yönetim sistemi özellikleri: dört rol, tek portal

Kurumsal seyahat yönetim sistemi, bir şirketin iş seyahatlerini politika, onay, bütçe ve fatura kurallarıyla tek portalda yürütmesini sağlar. Kurumsal.pro'da bu portalı şirkete acentesi verir: personel arar ve sepet oluşturur, firma yöneticisi kuralları koyar, acente fiyatı, bakiyeyi ve operasyonu yönetir. Aşağıdaki özellikler DIJI.TECH'in kurumsal seyahat yönetim sistemi altyapısının bugün çalışan kapsamını anlatır.

Sistemde hangi roller var, her biri ne yapar?

Kurumsal.pro dört rolle çalışır. İki rol şirket tarafındadır (firma yöneticisi ve personel) ve acentenin markalı kurumsal portalını kullanır. Diğer iki rol acente tarafındadır (acente yöneticisi ve acente personeli) ve acente panelinin kurumsal bölümünde çalışır. Her rolün ayrıntılı anlatımı kendi sayfasındadır.

Firma yöneticisi portalda neleri yönetir?

Müşterinizin firma yöneticisi şirketin yapısını, kimin neyi yapabileceğini ve seyahat kurallarını portalın yönetim ekranlarından tanımlar. Rol modeli 9 eylem anahtarını ("ne yapabilir") 7 veri kapsamıyla ("kimin verisinde") birleştirir. Her firmaya 7 hazır rol otomatik gelir: Yolcu, Rezervasyon yapan, Onaycı, Kurum yöneticisi, Şube yöneticisi, Finans ve Rapor izleyici. Gerekirse hazır bir rolden şablonla özel rol oluşturulur.

• Organizasyon: holding → şirket → şube ağacı, departman ağacı, şirket ve şube bazında fatura profilleri (e-Fatura veya e-Arşiv türü), unvan kademesi.
• Personel: iş e-postasıyla davet, hesap açmadan yalnız yolcu profili oluşturma, Excel ile tek seferde en çok 5.000 satır toplu yükleme ve yazmadan önce doğrulama raporu.
• Seyahat politikası: 13 kural türü; kurum, şube, departman, unvan kademesi veya kişi kapsamı; "Uygula" ya da "Yalnız bilgilendir" modu; sürüm geçmişi ve iki sürümü karşılaştırma. Ayrıntı: seyahat politikası yönetimi.
• Onay akışı: sıralı veya paralel kademeler, tutar bandı, fiyat toleransı, vekil ataması ve e-postadan tek tıkla onay ya da ret. Ayrıntı: seyahat onay sistemi.
• Bütçe: departman, şirket veya şube için ay, çeyrek ya da mali yıl tavanı; aşımda bilgilendir, gerekçe iste, onaya gönder veya engelle. Ayrıntı: seyahat bütçesi yönetimi.
• Güvenlik ayarları: hazır roller için iki adımlı doğrulama zorunluluğu ve 15, 30 veya 60 dakikalık boşta kalma süresi.

Yöneticinin ana sayfasındaki pano harcamayı, politika uyumu yüzdesini, bekleyen onayları ve ortalama onay süresini, cüzdan bakiyesini ve bütçe kullanım çubuklarını bir arada gösterir.

Personel portalda nasıl rezervasyon yapar?

Personel, kurumunun ya da acentenin gönderdiği davet bağlantısıyla hesabını açar, KVKK onayını verir; e-posta ve şifreyle (iki adımlı doğrulama açıksa doğrulama uygulamasındaki TOTP koduyla) ya da geçiş anahtarıyla (passkey) giriş yapar. Rezervasyon dört adımda ilerler; sepetteki her değişiklikte politika ön değerlendirmesi yenilenir:

1. Seçim: Arama sonuçlarındaki her satır "Politika içi", "Politika dışı · neden" ya da "Engellendi" rozetiyle gelir. Uçak, otel, otobüs ve diğer ürünler aynı seyahat sepetinde toplanır.
2. Seyahat bilgileri: Yolcu kartı profilden dolar; politika dışı kalem için gerekçe, fatura profili ve onaycıya not girilir. Yetkili kişi kapsamındaki bir çalışan adına veya en çok 9 misafir yolcuyla rezervasyon yapabilir.
3. Onay veya Ödeme: Politika dışı kalem ya da bütçe aşımı varsa sepet "Onaya gönder", yoksa "Satın al" yolunu izler. Fiyat değişirse personel yeni fiyatı açıkça kabul etmeden satın alma yapılmaz.
4. Sonuç: Seyahat dosyası açılır; yolcu seyahat planını, e-bileti, voucher'ı ve faturayı acentenin logosunu taşıyan PDF olarak indirir.

Kesinleşmiş seyahatteki iptal ve değişiklikler portaldan talep olarak acenteye gider. Portal saklı iptal koşullarına göre ceza ve iade önizlemesi gösterir, iptali acentenin operasyon ekibi sonuçlandırır. Portal duyarlı web uygulamasıdır ve mobil tarayıcıda çalışır.

Acente yöneticisi kurumsal müşterilerini nasıl yönetir?

Acente yöneticisi, acente panelinin kurumsal bölümünde her kurumu açar, fiyatlandırır ve bakiyesini yönetir. Yeni bir müşteri üç adımlık sihirbazda tek seferde kurulur: kök kurum, varsayılan fatura profili, kurum yöneticisi daveti ve varsayılan politika birlikte açılır; vergi numarası kayıtlıysa sistem ikinci kaydı reddeder.

• Kuruma özel fiyat: Hizmet Bedeli, Gizli markup ve Komisyon bölümlerinden oluşan form; ayarları önizlemeyle diğer firmalara kopyalama.
• Ön ödemeli kurum cüzdanı: bakiye dağıtma, geri alma, uyarı eşiği ve değiştirilemez hareket defteri.
• Ekip ve finans: ürün bazında temsilci ataması, kurum faturaları, satış dökümü ve zamanlanmış döküm e-postası.
• Kontrol: satış ve kâr raporu, politika uyumu raporu, operasyon kuyrukları.

Portalın markası, alan adı ve kurulum adımları acenteler için kurumsal seyahat platformu sayfasında anlatılır.

Acente personeli kurum adına nasıl satış yapar?

Acente personeli panelin üst çubuğundan bir kurum ve isteğe bağlı olarak bir kişi seçer; bundan sonraki aramalar o kurumun fiyat katmanı ve THY kurumsal koduyla çalışır. Sepet seçilen kuruma kilitlenir. Ödeme adımındaki "Kurumsal satış" bölümünde faturalanacak kurum, fatura profili, personel eşleştirmesi ve satış notları girilir.

Bu satışta politika değerlendirilir ama talep onaya gitmez; ihlal kayda geçer ve kurumun politika uyum raporunda ayrı kanal olarak görünür. Personel seçtiği seçeneklerle satıcı logolu bir teklif PDF'i de hazırlayabilir.

Portalda hangi ürünler satılır?

Kurumsal portalın ürün şeridinde 10 ürün bulunur: uçak, otel, transfer, araç kiralama, tur, villa, yat, etkinlik, otobüs ve vize. Bir ürünün kurumun portalında görünmesi için üç katmanda da açık olması gerekir: kiracıya açılan platform modülü, kurumsal sitenin modül listesi ve acentenin kurum ayarlarında işaretlediği ürün.

Tüm ürünler aynı sepetten, aynı politika ve onay kurallarıyla geçer. Uçuşta ek hizmet seçilen sepet de, otobüs bileti eklenen sepet de onaya düşerse tek talep olarak onaycıya gider; politika içindeyse doğrudan satın alınır.

Ödeme ve fatura nasıl işler?

Kurumsal portalda iki ödeme yolu vardır: acentenin yüklediği ön ödemeli kurum cüzdanı ve acentenin izin verdiği durumda kartla ödeme (3D Secure). Ödeme yetkisi platform, acente ve firma yöneticisi katmanlarında daralır; bir katman, üstündeki katmanın kapattığı yolu açamaz.

• Kartla ödemede kart bilgisi saklanmaz ve tahsilat tek çekimdir.
• Onaya düşen sepet ödeme yapmaz; son onayda satın alma kurum cüzdanından yapılır.
• Portalın cüzdan ekranında bakiye, Excel'e aktarılabilen hareket defteri, aylık PDF ekstre ve faturalar yer alır. Bakiyeyi acente yükler. Platformun "cüzdanı gizle" modu açıksa bu ekranlar kapanır ve ödeme seçeneği "Cari hesaba işle" adını alır.
• Faturanın alıcısı rezervasyonda seçilen fatura profilidir ve her zaman tüzel kişidir.

Ayrıntı: kurumsal fatura ve ödeme.

Hangi raporlar hazır gelir?

Portalda bir özet sayfası ve 11 rapor vardır: Harcama, Güzergâh ve tedarikçi, Politika uyumu, Onay süreçleri, Tasarruf, Satış sonrası, Kim nerede, Karbon, Bütçe, Finans ve Satış dökümü. Her rapor kullanıcının rol kapsamına göre daralır, en çok 370 günlük dönemle çalışır ve Excel, CSV ya da PDF olarak dışa aktarılır.

Raporlar aylık veya haftalık e-postayla zamanlanabilir; her alıcı raporu kendi kapsamıyla alır. Tasarruf raporu seçilen ile en uygun seçenek arasındaki kaçırılan tasarrufu, karbon raporu DEFRA iş seyahati bantlarıyla tahmini emisyonu gösterir. Kim nerede raporu kesinleşmiş seyahat kayıtlarına dayanır, konum takibi yapmaz. Ayrıntı: kurumsal seyahat raporlama.

Güvenlik ve veri gizliliği nasıl sağlanır?

Kiracıların verisi ayrı veritabanlarında durur; tarayıcı API'ye doğrudan değil, portalın kendi sunucusu üzerinden konuşur ve servis anahtarlarını hiç görmez. Girişte en az 10 karakterli şifre kuralı, varsayılan olarak 5 hatalı denemede 15 dakikalık hesap kilidi, iki adımlı doğrulama ve passkey kullanılır.

• Portal yanıtlarından tedarikçi, net fiyat, markup ve komisyon alanları silinir; ayrıştırılamayan yanıt portala hiç gönderilmez.
• Kimlik No yanıtta yalnız maskeli haliyle döner.
• Vize belgelerinin her açılışı erişim kaydına yazılır.
• DIJI.TECH, ödeme altyapısının PCI DSS uyumlu olduğunu ve platformun AWS + Cloudflare üzerinde çalıştığını beyan eder.

Ayrıntı: güvenlik.

Diji yapay zekâ asistanı ne yapar?

Diji, portalın içinde personelin kendi yetkisiyle çalışan yapay zekâ asistanıdır; değişiklikleri sizin onayınız olmadan uygulamaz. Personelin yetkisi dışındaki veriye ulaşamaz, acente, kiracı ya da kâr marjı verisi görmez; hassas veriler maskelenir ve konuşmalar 12 ay sonra silinir. Ayrıntı: yapay zekâ seyahat asistanı.

Kurumsal seyahat yazılımı nasıl değerlendirilir?

Bir kurumsal seyahat yazılımını değerlendirirken rolleri, politika ve onay derinliğini, ödeme modelini ve raporları kurumsal müşterilerinizin gerçek yapısıyla deneyin. Seçim ölçütleri için kurumsal seyahat yazılımı nasıl seçilir yazısına bakabilir, portalı canlı görmek için demo talep edebilirsiniz. DIJI.TECH kurulumu ortalama 1 hafta, ek modül aktivasyonunu 1 iş günü olarak belirtir; fiyat kişiye özel teklifle verilir.

Portalda olmayanlar

Aşağıdaki özellikler bugün kurumsal portalda yoktur. Kapsamı baştan bilmek, müşterinize doğru söz vermenizi sağlar.

• Tek oturum açma (SSO): SAML, OIDC, Entra ID veya Okta ile giriş yoktur; giriş şifre, iki adımlı doğrulama ve passkey ile yapılır.
• Masraf, fiş ve harcırah yönetimi: fiş toplama, masraf raporu ve harcırah hesaplama modülü yoktur. Seyahat yönetimiyle masraf yönetiminin farkı bu yazıda anlatılır.
• Yerel mobil uygulama: iOS veya Android uygulaması yoktur; portal mobil tarayıcıda çalışır.
• SMS bildirimi: bildirimler uygulama içinde ve e-postayla gelir; SMS gönderilmez.
• Tren ve feribot: bu ürünler için modül yoktur.