Seyahat Yönetimi ile Masraf Yönetimi Arasındaki Fark

Birçok şirkette iş seyahati parçalı yürür: bilet bir yerden, otel başka bir yerden alınır, onay e-postayla istenir, fişler bir tabloya girilir. Bu dağınıklık "her şeyi tek platformda toplayalım" fikrini doğurur. Ancak seyahat yönetimi ile masraf yönetimi farklı işleri çözer ve farklı verilerle çalışır. Bu yazı iki kavramı ayırıyor, kesişim noktalarını gösteriyor ve Kurumsal.pro portalının hangi tarafı karşıladığını açıkça yazıyor.

Seyahat yönetimi ile masraf yönetimi arasındaki fark nedir?

Seyahat yönetimi, seyahat satın alınmadan önce ve satın alınırken olanları yönetir: politika, onay, rezervasyon, bütçe kontrolü ve fatura. Masraf yönetimi ise seyahat sırasında yapılan küçük harcamaları yönetir: taksi, yemek, yakıt, otopark; bunların fişlerinin toplanması, onaylanması ve çalışana geri ödenmesi. İki alan aynı bütçeye dokunsa da farklı zamanlarda ve farklı belgelerle çalışır.

En önemli fark kontrolün zamanıdır. Seyahat yönetimi harcamayı yapılmadan önce yönlendirir; masraf yönetimi yapılmış harcamayı belgeler.

Seyahat yönetimi hangi soruları cevaplar?

Seyahat yönetimi "kim, nereye, hangi kurallarla ve kimin onayıyla gidiyor" sorusunu cevaplar. Bir talebin politikaya uyup uymadığı, onaya gerek olup olmadığı, hangi bütçeden düşüleceği ve faturanın hangi şirket adına kesileceği bu taraftadır. Veri rezervasyon anında oluşur. Bu yüzden kontrol, para harcanmadan önce devreye girer.

Kurumsal.pro portalında bu tarafın karşılıkları şunlardır:

• Politika: 13 kural türü; arama sonucunda her satırda politika kararı; politika dışı kalem için gerekçe.
• Onay: Sıralı veya paralel kademeler; tek seyahat, tek onay; e-postadan tek tıkla onay ve ret.
• Bütçe: Departman, şirket veya şube için dönemlik tavan; onaya giden tutar taahhüt olarak düşer, satın almada gerçekleşene döner.
• Rezervasyon: Uçak, otel, transfer, araç kiralama, otobüs, acentenin kendi turları, villa, yat, etkinlik ve vize (acentenin açtığı modüllere göre) aynı çok ürünlü sepette.
• Fatura: Şirket ve şube bazında fatura profilleri; rezervasyonda profil seçimi.
• Rapor: Harcama, politika uyumu, tasarruf, bütçe, finans ve satış dökümü dahil 11 rapor.

Rol ve modüllerin tamamı kurumsal seyahat yönetim sistemi özellikleri sayfasında listelenir.

Masraf yönetimi hangi soruları cevaplar?

Masraf yönetimi "seyahat sırasında ne harcandı, belgesi var mı, çalışana ne kadar ödenecek" sorusunu cevaplar. Fişin toplanması, harcamanın kategorisi, şirket politikasına uygunluğu, onayı ve çalışanın hesabına geri ödenmesi bu taraftadır. Veri, harcama yapıldıktan sonra çalışanın beyanıyla oluşur. Kontrol burada geriye dönüktür: harcama yapılmıştır, soru onun belgelenip belgelenmediğidir.

Masraf yönetiminin tipik adımları şunlardır:

1. Çalışan harcamayı yapar ve fişi saklar.
2. Fiş bir sisteme veya forma girilir; tutar, tarih ve kategori yazılır.
3. Yönetici veya finans beyanı kontrol eder.
4. Uygun bulunan tutar çalışana geri ödenir ya da avanstan mahsup edilir.
5. Kayıt muhasebeye aktarılır.

Yurt dışı seyahatlerde gündelik ve harcırah hesabı da bu tarafa girer. Konunun çerçevesi için yurt dışı harcırah yazısına bakabilirsiniz.

Kurumsal.pro portalında masraf yönetimi var mı?

Hayır. Kurumsal.pro portalında masraf girişi, fiş fotoğrafı yükleme, fişten veri okuma (OCR), harcırah veya gündelik hesaplama, çalışana geri ödeme ve şirket kartı yönetimi modülü yoktur. Portal seyahat yönetimi tarafını karşılar; masraf tarafı için şirketin kullandığı masraf aracı veya muhasebe süreci devam eder.

Portalda yerel mobil uygulama da yoktur; portal telefonun tarayıcısında çalışır ve onaylar e-postadaki tek tıkla onay bağlantısıyla verilebilir. Portaldan şirketin ERP'sine otomatik veri akışı da bulunmaz.

Ödeme tarafında da sınırları netleştirelim: portalda ödeme, acentenin yüklediği ön ödemeli kurum cüzdanından ya da acentenin izin verdiği durumda 3D Secure ile kartla yapılır. Şirkete özel kart, sanal kart, havale veya taksit seçeneği yoktur. Şirket kartı konusunu şirket kredi kartıyla iş seyahati ödemesi yazısında ayrıca ele aldık.

İki taraf nerede kesişir?

Seyahat ve masraf yönetimi iki noktada kesişir: rezervasyonla alınan bilet ve konaklamanın harcama kaydı ve bu harcamanın faturası. Bu iki veri seyahat tarafında doğru oluşursa, masraf tarafında yeniden girilmesine gerek kalmaz; masraf sistemi yalnız seyahat sırasındaki anlık harcamalarla ilgilenir. Kesişimi doğru kurmak, aynı harcamanın iki sistemde iki kez görünmesini önler.

Portal üzerinden alınan bir uçuşta bu kesişim şöyle görünür:

• Fiyat, sepette personelin onayıyla kesinleşir; fiyat değişirse personel açıkça kabul etmeden satın alma olmaz.
• Faturanın alıcısı rezervasyonda seçilen kurum fatura profilidir (her zaman tüzel kişi); satış notu fatura notuna geçer.
• Harcama, raporlarda ürün, şirket/şube, departman ve kişi kırılımıyla görünür.
• Satış dökümü rezervasyon no, PNR, bilet no, fatura no, ücret, hizmet bedeli ve KDV kolonlarıyla dışa aktarılır.

Böylece bilet ve otel harcaması için çalışandan fiş istemek gerekmez. Bilet ve konaklama harcamasının izlenmesi için personel uçak bileti ve konaklama harcama takibi yazısına bakabilirsiniz.

Parçalı süreçte veri nerede kaybolur?

Seyahat ve masraf süreçleri ayrı ayrı ve elle yürütüldüğünde veri en çok el değiştirdiği noktalarda kaybolur. Onaylanan fiyat ile faturadaki tutar birbirini tutmaz, aynı yolcu bilgisi birkaç sisteme yeniden girilir, finans ekibi ay kapanana kadar toplam harcamayı göremez. Bu kayıpların çoğu, aynı bilginin birden fazla kişi tarafından yeniden yazılmasından doğar.

Bu "silo" sorununun çözümü, her verinin yalnız bir kez ve doğru yerde üretilmesidir. Bilet, konaklama ve diğer planlı kalemler rezervasyon anında seyahat tarafında oluşur; ad, soyad ve Kimlik No gibi yolcu bilgileri personel profilinden gelir. Masraf tarafına yalnız seyahat sırasındaki anlık harcamalar kalır. Böylece her iki sistem kendi işini yapar ve aynı veri iki kez yazılmaz.

Masraf merkezi ve bütçe hangi tarafta izlenir?

Bütçe seyahat tarafında izlenir: Kurumsal.pro portalında bütçe departman, şirket veya şube için ay, çeyrek ya da mali yıl bazında tanımlanır; aşımda bilgilendirme, gerekçe isteme, onaya gönderme veya engelleme seçilir. Masraf merkezi ise muhasebe kavramıdır ve portalda ayrı bir alan olarak tutulmaz.

Bütçe defteri, onaya giden tutarı taahhüt olarak ayırır; ret, süre dolumu veya iptalde serbest bırakır, satın almada gerçekleşene çevirir, iadede geri ekler. Bu, harcamanın daha onay aşamasında bütçeye yansımasını sağlar; masraf sisteminde ise harcama ancak beyandan sonra görünür. Bütçe kurgusu için seyahat bütçesi yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.

Şirketiniz için hangi araç gerekli?

Planlı seyahat harcaması (uçak, otel, transfer, araç, vize) toplam seyahat harcamasının ana kalemiyse, öncelik seyahat yönetimidir: politika ve onay harcamayı yapılmadan önce yönlendirir. Çalışanların sahada çok sayıda küçük harcama yaptığı yapılarda ayrıca bir masraf aracı gerekir. Çoğu şirkette ikisi birlikte kullanılır; önemli olan hangisinin ana ihtiyaç olduğunu belirlemektir.

Karar verirken şu soruları sorun:

• Seyahat harcamasının büyük kısmı bilet ve konaklama mı, yoksa sahadaki küçük harcamalar mı?
• Kontrol satın almadan önce mi, sonra mı yapılmalı?
• Çalışanlar harcamayı kendi cebinden yapıp geri ödeme mi alıyor?
• Faturalar şirket adına tek bir kaynaktan mı gelmeli?

Kurumsal seyahat hizmetini acenteniz üzerinden alıyorsanız, acentenizin size sunduğu portal seyahat tarafını karşılar; masraf tarafı mevcut sürecinizle devam eder. Seyahat acenteleri için bu, kurumsal müşteriye kurumsal seyahat yönetim sistemi sunmanın en net çerçevesidir: politika, onay, bütçe, rezervasyon ve fatura tek akışta, masraf ise şirketin kendi aracında. Fatura ve ödeme tarafının ayrıntısı için kurumsal fatura ve ödeme yönetimi sayfasına bakabilir, portalı canlı görmek için demo talep edebilirsiniz.