Seyahat onay sistemi: tek seyahat, tek onay talebi

Seyahat onay sistemi, iş seyahatinin satın alınmadan önce kimin, hangi sırayla ve ne kadar sürede onaylayacağını belirler. Kurumsal portalda sepetteki tüm kalemler tek talep olarak onaya gider; onaycı e-postadan veya portaldan karar verir, son onayda fiyat yeniden alınır. Onay akışı, DIJI.TECH kurumsal seyahat yönetim sistemi üzerinde politikanın "onaya gönder" dediği her talebi karşılar.

Akış ekranı portalın kurum yönetimi altındadır ve kademeleri kurumun yöneticisi kurar. Acente panelindeki kurum detayı etkin akışları ve karar bekleyen talep sayısını salt okunur gösterir; temsilciniz kurumun onay yükünü buradan izler.

Seyahat onay sistemi nasıl çalışır?

Portal her gönderimde politikayı ve bütçeyi değerlendirir. Politika dışı kalem veya onay gerektiren bütçe aşımı varsa portal "Onaya gönder", yoksa "Satın al" yolunu kendisi seçer. Personel hangi yolu izleyeceğini seçmez; bu, kuralların her talepte aynı uygulanmasını sağlar.

Akış dört adımda ilerler:

1. Seçim: Personel uçak, otel, transfer ve diğer ürünleri aynı seyahat sepetine ekler.
2. Seyahat bilgileri: Yolcu bilgileri, fatura profili, politika dışı kalem için gerekçe ve onaycıya not girilir.
3. Onay veya ödeme: Sepet tek talep olarak onaya gider ya da doğrudan satın alınır.
4. Sonuç: Talep durumu seyahat dosyasında izlenir; son onayla birlikte satın alma adımına geçilir.

"Tek seyahat, tek onay" ilkesi, aynı seyahatin uçuşu ve oteli için iki ayrı onay beklenmesini önler. Hangi seyahatin onaya gideceğini belirleyen kurallar seyahat politikası yönetimi sayfasında anlatılır.

Onay akışı nasıl tanımlanır?

Onay akışı bir kapsama bağlanır ve o kapsamdaki yolcuların taleplerine uygulanır. Kapsam olarak kurum, şube, departman veya kişi seçilir. Her akış bir veya birden çok kademeden oluşur; kademeler sıralı ya da paralel çalışır.

Kurum için akış tanımlanmamışsa talep tek kademeyle yolcunun yöneticisine, yöneticisi yoksa departman yöneticisine gider. Yolcunun yöneticisi ve departman yöneticisi bilgisi firma yöneticisi panelindeki personel ve departman kayıtlarından okunur.

Tutara göre onay kademesi nasıl eklenir?

Sıralı akışta ikinci kademeden itibaren her kademeye alt ve üst tutar sınırı verilir. Talep tutarı bir kademenin bandının dışındaysa o kademe atlanır ve kalan kademeler yeniden numaralanır. Böylece aynı akış küçük talepleri tek onayla, büyük talepleri ek kademeyle sonuçlandırır.

Örnek bir kurgu şöyle olabilir: birinci kademede her tutarda yolcunun yöneticisi onaylar; ikinci kademe yalnız belirli bir tutarın üzerindeki taleplerde Finans rolüne açılır. Tutar sınırları kurumun kendi kararıdır; ürün bir eşik dayatmaz.

Onaycı süre içinde karar vermezse ne olur?

Her akışta kademe başına süre ve süre dolunca uygulanacak kural tanımlanır. Seçenekler bir üst kademeye eskale etmek, kurum yöneticisine eskale etmek veya talebi reddetmektir. Süresi dolan kademe, Onaylar ekranı, bekleyen talep sayacı ya da canlı onay akışı açıldığında işlenir.

Onay süresi sepetin opsiyon süresini aşamaz. Opsiyon, kademe süresinden kısaysa kademe süresi opsiyon bitişiyle sınırlanır. Opsiyonun dolmak üzere olduğu ayrıca bildirim olarak yayınlanır. Akışlarda kademe sürelerini kısa tutmak, talep ile satın alma arasındaki fiyat değişikliği riskini de azaltır.

Onay sırasında fiyat değişirse ne olur?

Onaya gönderim tedarikçide ön rezervasyon yapmaz; bu nedenle son onayda fiyat yeniden alınır. Akışta ürün grubu bazında fiyat toleransı tanımlanır ve fark bu tolerans içindeyse satın alma yapılır. Fark tolerans dışındaysa talep "yeniden onay" durumuna döner ve onaycı yeni fiyatla karar verir.

Tolerans ayrı ayrı tanımlanan ürün grupları şunlardır:

• Otel
• Transfer
• Araç kiralama
• Tur, villa, yat ve etkinlik

Her biri için 0 ile 50 arasında yüzde girilir. Talep durumu ekranında personel, talebin "fiyat toleransı aşıldı" nedeniyle yeniden onaya döndüğünü görür.

Onaycı başka bir seçenek önerebilir mi?

Akışta alternatif seçimi açıksa onaycı talebi reddetmek yerine kalem bazında başka bir seçenekle onay verebilir. Onaycı "alternatif seç" dediğinde arama bu moda geçer; onaycı uygun uçuşu veya odayı işaretler ve talep o seçenekle ilerler.

Alternatif seçildiğinde talep edene bildirim gider ve değişiklik seyahat dosyasında görünür. Otel detayında en iyi politika içi oda, onay için alternatif olarak ayrıca saklanır. Alternatif seçimi tasarruf raporunda "alternatif seçimiyle tasarruf" olarak da izlenir.

Onaycı e-postadan onay verebilir mi?

Evet. Onay talebi e-postasındaki bağlantı, oturum açmayı gerektirmeyen bir karar sayfası açar. Onaycı talebin özetini görür ve onay ya da ret verir; reddetmede neden ve açıklama zorunludur. Sayfa mobil tarayıcıda da çalışır.

Bağlantının güvenlik özellikleri şunlardır:

• Tek kullanımlık: Bir karar verildikten sonra bağlantı yeniden kullanılamaz.
• Hash ile saklama: Sistemde bağlantının kendisi değil, yalnız hash değeri tutulur.
• Sınırlı ömür: Sepetin opsiyon süresi boyunca, opsiyon yoksa 72 saat geçerlidir.

Kâğıt veya e-posta tabanlı seyahat talep formundan portala geçiş için örnek formları seyahat talep ve onay formu yazısında bulabilirsiniz.

Onaycı izindeyken talepler kime gider?

Onaycı tarih aralığıyla bir vekil atar. Vekil bu süre boyunca onaycının yerine onaylar, reddeder veya alternatif seçer. Onay geçmişinde vekilin kararları "vekil olarak" işaretlenir; böylece kararı kimin, kimin adına verdiği sonradan izlenir.

Vekâlet süresi bittiğinde kararlar yeniden asıl onaycıya döner. Vekil, kendisinin açtığı bir talebe vekil sıfatıyla da karar veremez.

Onaylar ekranında neler görünür?

Onaylar ekranı onaycının bütün işini tek yerde toplar. Bekleyen talepler, vekil olarak bekleyenler, sonuçlananlar ve vekil atamaları ayrı sekmelerdedir. Liste canlı güncellenir; yeni talep geldiğinde sayfa yenilenmeden görünür ve son onay hareketleri akış olarak listelenir.

Onay detayında onaycının karar için ihtiyaç duyduğu bilgiler bulunur:

• Kalemler ve fiyat dökümü: Seyahatteki tüm ürünler ve tutarları.
• İhlaller ve gerekçe: Hangi kuralın ihlal edildiği ve yolcunun açıklaması.
• En uygundan fark: Seçilen seçenekle en uygun seçenek arasındaki fark.
• Kademeler: Hangi kademenin onayladığı, kimin beklediği.
• Bütçe etkisi: İlgili bütçenin planlanan, gerçekleşen, taahhüt ve kalan tutarı.

Politika içi taleplerde hızlı onay vardır. Bütçe etkisinin nasıl hesaplandığı seyahat bütçesi yönetimi sayfasında anlatılır.

Talep eden kişi kendi talebini onaylayabilir mi?

Talebi açan kişi o talebe karar veremez. Talep eden bir kademenin onaycısı olarak çözülürse o kademe onun yöneticisine geçer; onaycısı kalmayan kademe düşer. Yalnız sıradaki kademenin onaycısı veya vekili karar verir ve kurum yöneticisinin "zorla onay" yetkisi yoktur.

Bu kural talebi açan kişiye göre işler. Bir asistan yöneticisi adına talep açtığında, yolcu olan yönetici bir kademenin onaycısıysa o kademede karar verebilir. Acentenizin kurumsal müşterilerine akışları kurarken bu durumu hesaba katmak, örneğin üst düzey yöneticiler için ayrı kişi kapsamlı akış tanımlamak gerekir.

Son onaydan sonra satın alma nasıl tamamlanır?

Son onay verildiğinde fiyat yeniden alınır ve satın alma kurum cüzdanından başlatılır. Satın alma tamamlanamazsa onay detayında "Satın almayı tamamla" düğmesi çıkar. Onaya giden sepet gönderim anında ödeme yapmaz ve son onaydaki satın almada kartla ödeme kullanılmaz.

E-postadan verilen son onaydan sonra satın almayı onay yetkili onaycı veya kurum yöneticisi tamamlar. Kurum cüzdanına bakiyeyi acente yükler; ödeme yolları kurumsal fatura ve ödeme sayfasında anlatılır.

Onay geçmişi nerede tutulur?

Her onay hareketi onay olayları kaydına yazılır; bu kayıt hem denetim izi hem de canlı akışın kaynağıdır. Personel seyahat dosyasında onay geçmişini, talep durumu ekranında ise talebin bekliyor, onaylandı, reddedildi ve nedeni, alternatif seçildi, fiyat toleransı aşıldı, süre doldu veya müsaitlik kalmadı durumlarını görür.

Kurum tarafında onay süreçleri raporu onay hareketlerini, özet ekranı ise ortalama onay süresini gösterir; raporlar kurumsal seyahat raporlama bölümündedir. Onay bildirimleri (onay talebi, onaylandı, reddedildi, alternatif seçildi, opsiyon dolmak üzere) portalın bildirim zilinde ve kurumsal e-posta şablonlarıyla gönderilir.

Yeni bir kurumda onay akışı hangi sırayla kurulur?

Onay akışı, kurum ağacı ve politika hazır olduğunda anlamlı çalışır; onaycılar bu kayıtlardan çözülür. Acentenizin yeni bir kurumsal müşteriyi portala alırken izleyebileceği sıra şudur:

1. Kurum ağacı ve yöneticiler: Şirket, şube ve departmanlar açılır; her personelin yöneticisi ve departman yöneticileri girilir.
2. Roller: Onaycı, Finans ve diğer roller kişilere atanır; rol kademesi kullanılacaksa rol üyeleri tamamlanır.
3. Politika: Hangi seyahatin onaya gideceğini belirleyen kurallar tanımlanır.
4. Akışlar: Kapsam bazında kademeler, tutar bantları, süreler ve fiyat toleransları girilir.
5. Pilot: Politika "Yalnız bilgilendir" modunda çalıştırılır ve ihlaller bir süre izlenir.
6. Canlı kullanım: Politika "Uygula" moduna alınır; onaya giden talepler akışlarla ilerler.

Üyesi olmayan bir rol kademesi atlandığı için ikinci adımın eksiksiz yapılması, kademelerin beklendiği gibi çalışmasını sağlar.

Onay sisteminde neler yok?

Onay sisteminde onaycıya otomatik hatırlatma, onay beklerken koltuk veya fiyat tutma, talebi portaldan geri çekme ve SMS bildirimi yoktur.

• Onaycıya otomatik hatırlatma gönderilmez; akış ekranındaki hatırlatma seçeneği kaydedilir ama bildirim üretmez.
• Onay beklerken koltuk veya fiyat tutulmaz; bu yüzden son onayda fiyat yeniden alınır.
• Talep sahibinin onay talebini geri çekmesi için portalda düğme yoktur.
• SMS ile onay bildirimi yoktur; bildirimler uygulama içi ve e-postadır.

Onay sürecini kurum içinde ilk kez tasarlıyorsanız kademe sayısı, tutar eşikleri ve vekâlet kuralları için şirket içi seyahat onay süreci nasıl kurulur yazısı adım adım bir kurgu önerir. Onay akışını kendi kurumsal müşterilerinizin yapısıyla görmek için demo talep edin.