Kurumsal seyahat yazılımı nasıl seçilir? Şirketler ve acenteler için kontrol listesi

Kurumsal seyahat yazılımı seçmenin en güvenilir yolu, "en iyi yazılım hangisi" sorusunu "hangi yazılım bizim kurallarımızı ekranda uygulayabiliyor" sorusuyla değiştirmektir. Her şirketin politikası, onay hiyerarşisi ve fatura düzeni farklıdır; doğru yazılım bu farkları ayar olarak karşılayan yazılımdır. Aşağıdaki 12 maddelik kontrol listesi, tedarikçi görüşmelerinde sorulacak soruları ve Kurumsal.pro'daki karşılıklarını birlikte verir.

Şirketler neden kurumsal seyahat yazılımına ihtiyaç duyar?

Kurumsal seyahat yazılımı, seyahat talebini, politikayı, onayı, ödemeyi ve raporu tek kayıtta topladığı için gereklidir. E-posta, mesajlaşma ve tablolarla yürütülen süreçte bu bilgiler dağınık kalır; "bu bilet kimin onayıyla alındı", "bu ay departman ne harcadı" gibi sorular her seferinde elle cevaplanır.

Şirket büyüdükçe sorun derinleşir. Yeni şube açılır, yeni bir onay kademesi eklenir, finans ekibi faturaların doğru tüzel kişiye kesilmesini ister. Yazılım bu kuralları bir kez tanımlatır ve her talepte aynı biçimde uygular. Seçim sürecinin amacı, bu tanımları sizin yapınıza en az zorlamayla uyduran yazılımı bulmaktır.

Seçime başlamadan önce ne hazırlanmalıdır?

Seçimden önce şirketin kendi ihtiyacı yazılı hale getirilmelidir: seyahat politikası, onay hiyerarşisi, bütçe yapısı, fatura düzeni ve kullanıcı sayısının kabaca dağılımı. Bu belge olmadan yapılan demolar tedarikçinin en güçlü ekranlarını göstermekle sınırlı kalır.

Pratik bir başlangıç, son birkaç aydan tipik birkaç seyahati örnek almaktır: yurt içi tek günlük bir toplantı, yurt dışı çok bacaklı bir uçuş, birden çok odalı bir ekip konaklaması. Demo sırasında bu senaryoları tedarikçiye verip yazılımın politikayı, onayı ve faturayı nasıl işlediğini izlemek, özellik listelerinden çok daha fazlasını gösterir. Politikanız henüz yazılı değilse seyahat politikası oluşturma rehberi iyi bir çıkış noktasıdır.

Kurumsal seyahat yazılımı seçerken hangi 12 madde kontrol edilmelidir?

Kontrol listesi, yazılımın günlük işleyişini belirleyen başlıklardan oluşur. Tablodaki üçüncü sütun, her madde için Kurumsal.pro portalındaki karşılığı gösterir; bu sütunu kendi değerlendirmenizde diğer tedarikçilerin cevaplarıyla doldurabilirsiniz.

Bu maddelerin her birinin ayrıntısı kurumsal seyahat yönetim sistemi özellikleri sayfasında tek tek anlatılır.

Politika motoru neden en önemli maddedir?

Politika motoru, şirket kurallarının ne zaman ve nerede uygulandığını belirlediği için seçimin merkezindedir. Kuralı satın alma sonrasında rapora yansıtan bir yazılımla, aramada her seçeneğin yanında "politika içi / politika dışı" kararını gösteren bir yazılım arasındaki fark, çalışan davranışında hemen görülür.

Sorulması gereken üç soru vardır. Birincisi kapsam: politika kuruma, şubeye, departmana, unvan kademesine ve kişiye ayrı ayrı uygulanabiliyor mu, çakıştıklarında hangisi geçerli? İkincisi sonuç: kural yalnız uyarıyor mu, onaya mı gönderiyor, engelliyor mu? Üçüncüsü değişim: kural değiştiğinde eski sürüm saklanıyor mu, iki sürüm karşılaştırılabiliyor mu? Kurumsal.pro'da çakışmada "en özel politika" veya "en sıkı kural" seçilir, dört kural sonucu vardır ve her kayıt yeni bir sürüm olarak saklanır. Ürünün tüm kural türleri seyahat politikası yönetimi sayfasındadır.

Onay, bütçe ve rapor birlikte nasıl değerlendirilir?

Onay, bütçe ve rapor aynı zincirin halkalarıdır ve birlikte test edilmelidir. Politika dışı bir talebin onaya gittiği, onay sırasında bütçeden taahhüt olarak düştüğü ve satın alındığında rapora gerçekleşen harcama olarak yansıdığı bir akış, finans ekibine tek ve tutarlı bir tablo verir.

Demo sırasında şunu isteyin: bir çalışan politika dışı bir otel seçsin, gerekçe yazsın, talep onaycıya gitsin, onaycı alternatif bir otel seçsin. Ardından onay detayında bütçe etkisini, raporlarda da politika uyumunu ve kaçırılan tasarrufu görün. Bu tek senaryo, üç modülün gerçekten bağlı olup olmadığını gösterir.

Ödeme ve fatura tarafında nelere dikkat edilmelidir?

Türkiye'de fatura sorusu, yazılım seçiminde çoğu zaman özellik listesinden daha belirleyicidir. Faturanın hangi tüzel kişiye kesileceği, şirket ve şube bazında farklı fatura bilgilerinin tutulup tutulamadığı ve belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağı baştan netleşmelidir.

Kurumsal.pro'da fatura profilleri şirket ve şube bazında tanımlanır; çalışan rezervasyonda profil seçer. Ödeme tarafında portal, acentenin yönettiği ön ödemeli kurum cüzdanını ve acentenin izin verdiği durumda 3D Secure ile kartla ödemeyi kullanır; havale, taksit ve kredi limiti seçenekleri yoktur. Bu yapıyı şirketinizin ödeme alışkanlığıyla karşılaştırmanız gerekir; ayrıntılar kurumsal fatura ve ödeme sayfasındadır.

Yazılımda olmayan özellikler neden sorulmalıdır?

Tedarikçiye yalnız neyin olduğunu değil, neyin olmadığını da sormak seçimi sağlamlaştırır. Sonradan fark edilen bir eksik, iş akışını değiştirmeyi ya da ek bir araç almayı gerektirebilir.

Kurumsal.pro portalında bugün bulunmayanlar açıkça şunlardır:

• SSO ile giriş: SAML veya OIDC üzerinden tek oturum açma yoktur; giriş e-posta ve şifre, TOTP doğrulaması ve passkey ile yapılır.
• Masraf ve fiş yönetimi: Fiş toplama, masraf formu ve harcırah hesaplama modülü yoktur; ürün rezervasyon kaynaklı harcamayı yönetir. Kavram farkı için seyahat yönetimi ile masraf yönetimi farkı yazısına bakabilirsiniz.
• Yerel mobil uygulama: iOS veya Android uygulaması yoktur; portal duyarlı web olarak mobil tarayıcıda çalışır.
• SMS bildirimi: Bildirimler uygulama içi ve e-postayla gönderilir.
• İK ve ERP entegrasyonu: Personel Excel şablonuyla (en çok 5.000 satır) toplu yüklenir; SAP, Workday gibi sistemlerle hazır bağlantı yoktur.

Bu boşlukların sizin için ne kadar kritik olduğunu baştan tartmak, demo sonrasında sürprizle karşılaşmayı önler.

Güvenlik ve veri tarafında hangi sorular sorulmalıdır?

Seyahat sistemi kimlik numarası, pasaport ve iletişim bilgisi gibi hassas veriler taşır; güvenlik soruları bu yüzden zorunludur. Sorulacak başlıca konular verinin kiracılar arasında nasıl ayrıldığı, girişin nasıl korunduğu ve hassas alanların ekranda nasıl göründüğüdür.

Kurumsal.pro'da her kiracının verisi ayrı bir veritabanında tutulur; şifre kuralı, varsayılan olarak 5 hatalı denemede 15 dakikalık kilit, rol bazında zorunlu tutulabilen iki adımlı doğrulama ve passkey ile giriş vardır. Kimlik No ekranda ve yanıtlarda maskeli görünür, kart bilgisi saklanmaz. Ödeme altyapısı DIJI.TECH'in beyanıyla PCI DSS uyumludur ve altyapı AWS ile Cloudflare üzerindedir. Ayrıntılar güvenlik sayfasında yer alır.

Kurumsal.pro bu listenin neresinde durur?

Kurumsal.pro, seyahat acentelerinin kurumsal müşterilerine kendi markalarıyla sundukları portaldır ve DIJI.TECH altyapılı kurumsal seyahat yönetim sistemi üzerinde çalışır. Bu yüzden şirketler için doğru soru çoğu zaman "hangi yazılımı alalım" değil, "acentemiz bize nasıl bir portal veriyor" sorusudur.

Acenteler için ise liste ters yönde çalışır: kurumsal müşterilerinize bu 12 maddeyi kendi markanızla karşılayan bir portal sunabiliyor musunuz? DIJI.TECH, 2019'dan beri 50+ markanın teknoloji ortağı olduğunu ve 100+ API entegrasyonuna sahip olduğunu beyan eder. Acente tarafının işleyişi acenteler için kurumsal seyahat platformu, maliyet kalemleri kurumsal seyahat yazılımı fiyatları sayfasındadır. Kendi senaryonuzla bir tanıtım görmek için DIJI.TECH demo sayfasını kullanabilirsiniz.