Seyahat satışında e-fatura entegrasyonu: kurumsal satışın belgeye dönüşmesi

Seyahat satışında e-fatura entegrasyonu, acentenin kurumsal satışlarının doğru alıcı bilgisiyle ve doğru belge türünde (e-Fatura veya e-Arşiv) muhasebe belgesine dönüştürülmesidir. Kurumsal.pro'da kurumsal satışlar acentenin muhasebe belgesi hattından geçer; alıcı bilgisi kurumun fatura profilinden gelir, belge acentenin muhasebe sağlayıcısında (Paraşüt, Luca veya Logo Netsis) üretilir.

Eski yazımız e-fatura ile masraf yönetimini aynı başlık altında anlatıyordu. Bu iki konu birbirine yakın görünse de farklı süreçlerdir: e-fatura, satıcının (acentenin) belgesidir; masraf yönetimi ise alıcının (şirketin) iç gider sürecidir. Aşağıda önce e-belge tarafını, sonra masraf sistemlerinin bu yapıdaki yerini dürüstçe ayırarak anlatıyoruz.

e-Fatura ve e-Arşiv fatura nedir, farkları ne?

Acente açısından fark, belgenin hangi kanaldan gideceğidir: kurum e-Fatura sistemine kayıtlıysa belge GİB platformu üzerinden e-Fatura olarak, değilse e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Hangi türün kullanılacağı kurumun fatura profilinde tutulur. Tanımın ayrıntısı e-Fatura ve e-Arşiv sözlük maddesindedir.

GİB bilgileri e-Belge portalından 4 Kasım 2026'da alınmıştır; zorunluluk kapsamı dönemsel düzenlemelerle değişebildiği için kurumun güncel durumu GİB'den ve mali müşavirden teyit edilmelidir.

Kurumsal seyahat satışında fatura kime kesilir?

Kurumsal satışta fatura, seyahat eden personele değil şirkete, yani tüzel kişiye kesilir. Bu nedenle alıcı bilgisinin her satışta doğru kurumdan gelmesi entegrasyonun en kritik noktasıdır; yanlış şubeye ya da yanlış vergi numarasına kesilen bir fatura, iptal ve yeniden düzenleme işi doğurur.

Kurumsal.pro'da alıcı bilgisi fatura profilinden gelir. Kurum yöneticisi portalda şirket ve şube bazında fatura profilleri tanımlar: unvan, vergi no ve vergi dairesi, adres, fatura e-postası ve belge türü (e-Fatura veya e-Arşiv). Personel rezervasyon sırasında sepetinde uygun profili seçer. Belge oluşturulurken alıcı şu sırayla belirlenir:

1. Rezervasyonda seçilen fatura profili,
2. Yoksa kurumun varsayılan fatura profili,
3. O da yoksa kök şirketin varsayılan profili.

Satış notu fatura notuna taşınır; böylece seyahat nedeni gibi bilgiler muhasebede de görünür. Fatura profillerinin yönetimi kurumsal fatura ve ödeme sayfasında anlatılır.

e-Fatura entegrasyonu nasıl çalışır?

Entegrasyonun işi, kesinleşen satışı muhasebe sağlayıcısının anladığı bir belge verisine çevirip göndermektir. Kurumsal satış, acentenin diğer satışlarıyla aynı muhasebe belgesi hattından geçer; farkı, alıcının kurumun fatura profilinden gelmesidir.

Hattın güvenilirliği birkaç kurala dayanır:

• Satır bazında idempotent üretim: Aynı satış satırı için ikinci kez belge oluşmaz; yeniden deneme mükerrer fatura yaratmaz.
• Otomatik yeniden deneme: Sağlayıcıdan geçici bir hata dönerse sistem en çok 8 kez otomatik dener.
• Eksik belge tarayıcısı: Belgesi oluşmamış satırlar düzenli olarak taranır ve bulunur.
• İletim sorumluluğu: Belgenin GİB'e iletimi acentenin belge sağlayıcısına bağlıdır; platformun kendisi özel entegratör değildir.

Acente panelindeki kurum faturaları ekranı belgeleri dönem, kurum, fatura profili ve duruma (Kesildi, Bekliyor, Gönderilemedi, İptal faturası) göre süzer; liste Excel'e aktarılır ve fatura PDF'i kurumsal portalın markasıyla, seçilen dilde alınır. Şirket tarafında ise finans yetkili kullanıcı faturaları portaldaki cüzdan ve finans ekranında listeler ve PDF olarak indirir.

Hangi muhasebe programlarıyla bağlantı vardır?

Altyapıda beş muhasebe bağlantısı vardır: e-Fatura ve e-Arşiv belgesi üreten Paraşüt, Luca ve Logo Netsis; cari ve bilet aktarımı yapan Arkman; kurumsal satışı o kurumun carisine aktaran turizm muhasebe beslemesi SYS. Aşağıdaki tablo her birinin rolünü özetler.

Logo ürün ailesinde bağlantı yalnız Netsis içindir; Tiger veya GO kullanan acenteler ile Mikro, Uyumsoft, Nilvera, İzibiz ya da Foriba kullananlar için hazır bağlantı bulunmaz. SYS beslemesinde kurumsal bağlamlı satış o kuruma şirket olarak faturalanır ve kurumun muhasebe kodu cari kodu olarak kullanılır; ayrıntı SYS muhasebe entegrasyonu sayfasındadır. Acentenin muhasebe programı seçimi seyahat acentesi muhasebe programı entegrasyonu yazısında ayrıca ele alınır.

Hizmet bedeli faturada nasıl görünür?

Acentenin kurumsal müşteriden aldığı hizmet bedelinin faturadaki görünümü, kurumla yapılan sözleşme modeline bağlıdır. Bu ayrım hem şirketin muhasebesi hem de acentenin kâr görünürlüğü için önemlidir.

Şeffaf modelde hizmet bedeli faturada ayrı "Hizmet Bedeli" satırı olarak yer alır; şirket bilet veya konaklama bedelini ve acentenin ücretini ayrı görür. Gizli marj modelinde hizmet bedeli satır fiyatına katlanır ve fatura satırları tek satırda birleşir. Sözleşme modeli kurumun kökünde tutulur ve alt şirketlere yayılır.

Masraf yönetim sistemi entegrasyonu ne demek, üründe var mı?

Masraf yönetim sistemi, şirket çalışanlarının seyahat ve diğer iş giderlerini (taksi fişi, yemek, harcırah, şirket kartı harcaması) toplayan, onaylatan ve geri ödemeye bağlayan bir iç gider yazılımıdır. Fiş fotoğrafından veri okuma, harcırah hesabı ve muhasebeye gider kaydı gönderme bu sistemlerin tipik işleridir.

Kurumsal.pro'da masraf yönetimi modülü yoktur. Fiş toplama, fiş okuma, harcırah hesabı ve KDV iadesi ürünün kapsamında değildir; SAP Concur gibi masraf sistemleriyle ya da SAP ve diğer ERP'lerle hazır entegrasyon da bulunmaz. Eski yazımızdaki "gider kategorizasyonu", "ERP'ye iki yönlü entegrasyon" ve "harcırah takibi" ifadeleri bu nedenle bu sürümden çıkarıldı.

Ürünün kapsadığı kısım, şirket giderlerinde önemli bir kalem olan seyahat satın alımıdır: rezervasyonun politikaya göre yapılması, onaylanması, bütçeden düşülmesi ve doğru kuruma faturalanması. Şirketin masraf sistemine veri gerekiyorsa, harcama ve satış dökümü raporları Excel, CSV veya PDF olarak dışa aktarılır; satış dökümü rezervasyon no, PNR, bilet no, güzergâh, fatura no, ücret, hizmet bedeli, KDV ve toplam gibi kolonları içerir. Seyahat yönetimi ile masraf yönetimi arasındaki farkın tamamı seyahat yönetimi ile masraf yönetimi farkı yazısında anlatılır.

Acente e-fatura entegrasyonunu kurarken neye dikkat etmeli?

Entegrasyon teknik olarak hazır olsa da doğru çalışması, verinin baştan doğru kurulmasına bağlıdır. Aşağıdaki kontroller, kurumsal müşteri açılırken yapılırsa sonradan iptal faturası ihtiyacını azaltır.

• Fatura profilleri eksiksiz mi? Her şirket ve şube için unvan, vergi no, vergi dairesi, adres, fatura e-postası ve belge türü doğru girilmeli.
• Varsayılan profil belli mi? Personel profil seçmezse kullanılacak varsayılan profil tanımlı olmalı.
• Sözleşme modeli netleşti mi? Şeffaf mı gizli marj mı olduğu, faturadaki satır yapısını belirler.
• Sağlayıcı hesabı hazır mı? Paraşüt, Luca veya Logo Netsis hesabı ve e-belge yetkileri acente tarafında açık olmalı.
• Kurum muhasebe kodu girildi mi? SYS kullanılıyorsa kurumun muhasebe kodu cari kodu olarak doğru tanımlanmalı.

Şirket tarafında uçak bileti ve otel faturasının şirkete nasıl kesildiği, KDV ve e-belge soruları kurumsal seyahatlerde fatura süreçleri yazısında ele alınır. Muhasebe bağlantılarının tamamı kurumsal seyahat muhasebe ve e-fatura entegrasyonu sayfasında listelenir; kendi muhasebe kurgunuzu DIJI.TECH demo sayfasından görüşebilirsiniz.