Seyahat acentesi muhasebe programı entegrasyonu: kurumsal satışta fatura, cari ve mutabakat

Seyahat acentesinde operasyon ve muhasebe çoğu zaman iki ayrı dünya gibi çalışır. Operasyon ekibi gün boyu rezervasyon yapar ve bilet keser; muhasebe ekibi faturaları eşleştirmeye, satışları doğru cariye işlemeye ve hesapları denkleştirmeye çalışır. Bu iki dünya arasındaki her elle aktarım, bir hata ve gecikme fırsatıdır. Bu yazıda muhasebe programı entegrasyonunun acenteye ne kazandırdığını ve kurumsal satışta nasıl işlediğini anlatıyoruz.

Seyahat acentesi muhasebe programı entegrasyonu nedir?

Muhasebe programı entegrasyonu, acentenin satış sisteminde oluşan rezervasyon, yolcu ve fiyat bilgisinin elle yeniden girilmeden muhasebe yazılımına ve e-belge sağlayıcısına aktarılmasıdır. Satış kaydı tek yerde oluşur, fatura ve cari hareketi bu kayıttan türetilir. Amaç, kesilmeyen faturayı, yanlış tutarı ve yanlış cariyi kaynağında önlemektir.

Entegrasyonun iki yüzü vardır. Birincisi belge üretimi: satıştan e-Fatura veya e-Arşiv belgesinin oluşturulması. İkincisi muhasebe aktarımı: satışın cari, gelir ve maliyet kırılımıyla turizm muhasebe programına işlenmesi. Bazı yazılımlar yalnız birini, bazıları ikisini birlikte yapar; acentenin hangi ihtiyaç için hangi bağlantıyı kullandığını bilmesi gerekir.

Operasyon ile muhasebe arasındaki kopukluk neye yol açar?

Kopukluğun üç tipik sonucu vardır: yoğun dönemde kesilmesi unutulan faturalar, operasyonda doğru ama muhasebede yanlış girilen tutarlar ve doğru şirkete değil başka bir cariye işlenen satışlar. Her biri ay sonunda mutabakatı uzatır, müşteriyle güveni zedeler ve mali kayıtlarda düzeltme işi doğurur.

Kurumsal satışta bu sorunlar katlanır. Bir holdingin farklı şirketleri ve şubeleri farklı unvanlarla fatura ister; aynı yolcu bir ay şirket A, ertesi ay şube B adına seyahat edebilir. Acentenin hizmet bedeli bazı müşterilerde faturada ayrı satır, bazılarında fiyatın içinde olmalıdır. Elle yürütülen bir süreçte bu kuralları her satışta doğru uygulamak, muhasebe ekibinin hafızasına kalır.

Tahsilat tarafında da benzer bir kopukluk vardır. Ön ödemeli çalışan kurumsal müşteride bakiye hareketleri muhasebe kayıtlarıyla aynı anda izlenmezse, "bakiyemiz neden bu kadar" sorusu her ay yeniden sorulur.

DIJI.TECH altyapısında hangi muhasebe entegrasyonları var?

DIJI.TECH altyapısında muhasebe tarafında beş bağlantı bulunur: e-Fatura ve e-Arşiv belge üreticisi olarak Paraşüt, Luca ve Logo Netsis; cari ve bilet aktarımı için Arkman; turizm muhasebe beslemesi olarak SYS. Kurumsal satışlar da acentenin diğer satışlarıyla aynı muhasebe belgesi hattından geçer.

Bu listenin dışında kalan programlar için hazır entegrasyon yoktur. "Logo" denince yalnız Logo Netsis kastedilir; Logo Tiger, Logo GO, Mikro, Uyumsoft, Nilvera, İzibiz ve Foriba için bağlantı bulunmaz. SAP veya genel ERP entegrasyonu da hazır özellik değildir. Entegrasyonların listesi ve ayrıntıları kurumsal seyahat muhasebe ve e-fatura entegrasyonu sayfasında yer alır.

Kurumsal satışın faturası kime ve nasıl kesilir?

Kurumsal satışta fatura alıcısı her zaman kurumun fatura profilindeki tüzel kişidir: unvan, vergi numarası ve dairesi, adres ve fatura e-postası. Profil, rezervasyonda seçilen profilden başlayarak kurumun varsayılan profiline, o da yoksa kök kurumun varsayılan profiline göre belirlenir. Satış notu faturanın notuna taşınır.

Fatura profili, holding yapısındaki karmaşayı çözen alandır. Firma yöneticisi portalda şirket ve şube bazında profil tanımlar; her profilin e-Fatura veya e-Arşiv türü, fatura e-postası ve varsayılan olup olmadığı belirlidir. Personel sepette hangi profile faturalanacağını seçer; acente personeli kurum adına satışta aynı seçimi ödeme adımındaki "Kurumsal satış" bölümünde yapar.

Sözleşme modeli faturanın görünüşünü belirler:

• Şeffaf model: Hizmet bedeli faturada ayrı "Hizmet Bedeli" satırıdır; müşteri acentenin ücretini açıkça görür.
• Gizli marj modeli: Hizmet bedeli satır fiyatına katlanır ve faturada satırlar tek satıra birleşir.

Model kurum kökünde tutulur ve kurum ağacına yayılır; holdingin tüm şirketleri aynı modelle faturalanır. Fatura profili kavramının kısa tanımı için fatura profili sözlük maddesine bakabilirsiniz.

SYS beslemesi kurumsal satışı nasıl işler?

SYS beslemesinde kurumsal bağlamlı satış o kurumun kendisine şirket olarak faturalanacak biçimde gönderilir ve kurumun muhasebe kodu SYS'deki cari kodu olarak kullanılır. Besleme uçuş, otel, tur, transfer, araç, villa, yat, aktivite, otobüs ve e-vize satışlarını kapsar; her satır net tutar, şirket hizmet bedeli, acente komisyonu ve gizli markup olarak kırılır.

Bu kırılım, acentenin kurumsal kârlılığını muhasebe tarafında görmesini sağlar: aynı satırda maliyet, müşteriye yansıyan ücret ve acentenin payı ayrı ayrı durur. Kurum muhasebe kodunun doğru girilmesi bu yüzden kritiktir. Acente panelindeki toplu kurum aktarım şablonu muhasebe kodu alanını içerir; kurum açılırken bu kodun SYS'deki cari koduyla aynı tutulması, satışların doğru cariye düşmesinin ön koşuludur. Ayrıntı SYS muhasebe entegrasyonu sayfasındadır.

Belge üretiminde hatalar nasıl önlenir?

Muhasebe belgeleri satır bazında idempotent üretilir: aynı satır için ikinci kez belge oluşmaz. Eksik belge tarayıcısı belgesi oluşmamış satırları bulur; geçici bir hata olduğunda sistem en çok 8 kez otomatik olarak yeniden dener. Bu üç mekanizma, eski düzenin "faturası unutuldu" ve "iki kez kesildi" sorunlarına karşılık gelir.

Acente tarafında kurum faturaları ekranı dönem, kurum, fatura profili ve durum (Kesildi, Bekliyor, Gönderilemedi, İptal faturası) filtreleriyle izlenir; liste Excel'e alınabilir ve fatura PDF'i kurumsal site markasıyla, seçilen dilde üretilir. "Gönderilemedi" durumundaki belgeler, muhasebe ekibinin günlük kontrol listesinin başına konabilir.

Bir sınırı açıkça belirtelim: e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin GİB'e iletimi belge sağlayıcısına bağlıdır; platformun kendisi e-belge entegratörü değildir. Belge üretimi ve e-belge tarafının ayrıntısını seyahat satışında e-fatura entegrasyonu yazısında ele aldık.

Mutabakat ve tahsilat tarafında neler değişir?

Muhasebe entegrasyonu mutabakatı kısaltır, çünkü acente ile kurum aynı kayıtlara bakar. Kurumun finans yetkisi olan kullanıcıları portalda faturaları, ön ödemeli cüzdanın bakiyesini, hareket defterini (Excel) ve aylık ekstreyi (PDF) görür. Acente de kurum satış dökümünü haftalık veya aylık zamanlanmış e-postayla kurumun muhasebe iletişim adresine gönderebilir.

Kurum satış dökümü kurum ve alt kurumları kapsar, en çok 370 günlük dönem için alınır, xlsx, csv ve pdf olarak üretilir; markup ve komisyon dökümde gösterilmez. Kurum cüzdanının defteri değiştirilemez: dağıtım, geri alma, satış, iade ve düzeltme hareketleri sırayla kayıtlıdır. Bu yapı, eski yazımızdaki "otomatik mutabakat" fikrinin doğru karşılığıdır; mutabakat iki tarafın aynı belgelere bakmasıyla kolaylaşır.

Eski yazıda geçen bazı başlıkları da düzeltelim. Kurumsal müşteri için kredi limiti veya vadeli cari tanımlanmaz; kurumsal kanalda ödeme ön ödemeli kurum cüzdanından ya da acentenin izin verdiği durumda kartla yapılır. Kartla ödeme 3D Secure ile, tek çekim olarak yapılır ve kart bilgisi saklanmaz; taksit yoktur. Kart tahsilatı acentenin panelde kullandığı sanal POS hattıyla yapılır; desteklenen ödeme sağlayıcıları ödeme entegrasyonları sayfasında listelenir. Mutabakat sorunlarının kurum tarafındaki görünümünü acente ile şirket arasında seyahat mutabakatı yazısında anlattık.

Muhasebe entegrasyonuna geçerken neler hazırlanmalı?

Geçişten önce acentenin üç şeyi netleştirmesi gerekir: hangi belge sağlayıcısını kullanacağı, kurumsal müşterilerinin muhasebe kodlarının muhasebe programındaki cari kodlarıyla eşleşip eşleşmediği ve her kurumun hangi sözleşme modeliyle faturalanacağı. Bu hazırlık yapılmadan bağlantı açılırsa, entegrasyon hatalı veriyi yalnız daha hızlı taşır.

Pratik bir kontrol listesi:

1. Belge sağlayıcınızı (Paraşüt, Luca veya Logo Netsis) ve turizm muhasebe programınızı (SYS veya Arkman) belirleyin.
2. Kurumsal müşteri listenizi vergi numarasıyla tekilleştirin; her kurumun muhasebe kodunu muhasebe programındaki cari koduyla eşleyin.
3. Kurum bazında şeffaf veya gizli marj modelini ve hizmet bedeli kurallarını tanımlayın.
4. Firma yöneticileriyle şirket ve şube fatura profillerini, e-Fatura / e-Arşiv türlerini ve fatura e-postalarını doğrulayın.
5. İlk dönem sonunda kurum faturaları ekranındaki durumları ve satış dökümünü muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.

Muhasebe hattının kurumsal satışta nasıl çalıştığını kendi senaryonuzla görmek için demo talep edebilirsiniz.