Kurumsal müşterileri Excel yerine panelden yönetmek: seyahat acenteleri için rehber

Kurumsal seyahat acenteliği bilet satmaktan çok hizmet yönetmektir. Kurumsal müşteriler acentenin ne kadar hızlı cevap verdiğine, faturaların ne kadar düzenli geldiğine ve süreçlerin ne kadar şeffaf yürüdüğüne bakar. Müşteri bilgisi Excel'de, biletler WhatsApp'ta, faturalar e-posta zincirlerinde duruyorsa, bu beklentiyi karşılamak her ay daha zor hale gelir. Bu yazıda kurumsal müşteri yönetimini tablolardan bir acente paneline taşımanın neyi değiştirdiğini adım adım anlatıyoruz.

Excel ile kurumsal müşteri yönetmenin sorunu nedir?

Excel ile yürütülen kurumsal müşteri yönetiminde kurum bilgisi, fiyat anlaşması, bakiye, fatura ve personel listesi ayrı dosyalarda durur. Her müşteri sorusu, acente personelinin bu dosyaları açıp birleştirmesini gerektirir. Hata riski ve bilgi aktarmaya harcanan zaman, müşteri sayısıyla birlikte büyür; dosyanın güncel hali de çoğu zaman tek bir kişinin bilgisayarında kalır.

Tanıdık bir gün şöyle geçer: bir müşteri arar ve bir yöneticisinin biletinin durumunu sorar; personel notlarına bakar, rezervasyon ekranını açar, müşteriye geri döner. Başka bir müşteri geçen ayın faturalarını bulamadığını yazar; muhasebe aranır, belgeler bulunur, yeniden gönderilir. Üçüncü müşteri yeni bir şube açmıştır ve fatura unvanı değişmiştir; bu bilgi bir e-postada kalır, bir sonraki fatura yine eski unvanla kesilir.

Bu iletişim trafiğinin ortak nedeni, bilginin müşterinin değil acentenin dosyalarında olmasıdır. Çözüm de iki parçalıdır: acente için tek bir panel, müşteri için kendi portalı.

Acente panelinde kurumsal müşteri nasıl açılır?

Kurumsal.pro'nun acente panelinde yeni kurum üç adımlı bir sihirbazla açılır: kurum bilgileri, sözleşme modeli ve izinli e-posta alan adları, kurum yöneticisi. Sihirbaz tamamlandığında tek işlemde kök kurum, varsayılan fatura profili, kurum yöneticisi daveti ve varsayılan seyahat politikası oluşur. Excel'de ayrı ayrı hatırlanması gereken adımlar tek kayıtta birleşir.

Bu tek işlem, Excel döneminin en sık atlanan adımlarını birleştirir:

1. Kurum bilgileri: Unvan, kişi tipi, vergi bilgileri ve iletişim. Aynı vergi numarasıyla ikinci bir kurum açılamaz; mükerrer kayıt baştan engellenir.
2. Sözleşme modeli ve alan adları: Kurumun gizli marj ya da şeffaf modelle çalışacağı ve portala hangi e-posta alan adlarıyla personel davet edilebileceği belirlenir.
3. Kurum yöneticisi: Kurumun portalını yönetecek kişiye davet gider; personel, roller ve politikalar bundan sonra onun tarafında ilerler.

Portalın açılış sayfasındaki kurumsal hesap başvuru formundan gelen talepler de panelde "Başvurular" başlığında toplanır. Acente başvuruyu kuruma dönüştürdüğünde sihirbaz başvurudaki bilgilerle dolu açılır; reddederken neden yazmak zorunludur.

Mevcut müşteri listesi panele nasıl aktarılır?

Mevcut kurumsal müşteri listesi Excel veya CSV şablonuyla toplu aktarılır. Şablonda firma adı, vergi dairesi ve numarası, muhasebe kodu, kişi tipi, iletişim, muhasebe yetkilisi ile fatura unvanı, e-postası ve tipi bulunur. Dosya önce yazılmadan önizlenir; kurumlar vergi numarası veya muhasebe koduyla eşleştirilip oluşturulur ya da güncellenir.

Önizleme adımı, Excel'den geçişin en riskli kısmını yönetilebilir hale getirir: hangi satırın yeni kurum açacağını, hangisinin mevcut kaydı güncelleyeceğini kayıttan önce görürsünüz. Muhasebe kodunun aktarımı da önemlidir; kurumsal satışların muhasebe tarafında doğru cariye düşmesi bu koda dayanır.

Toplu aktarımın bir sınırı vardır: içe aktarılan kurumlarda kurum yöneticisi daveti ve varsayılan politika oluşmaz. Aktarım sonrasında her kurum için yönetici davetini ve politika kurulumunu ayrıca planlamanız gerekir.

Kurum detayında hangi bilgiler tek ekranda durur?

Kurum detayı on sekmeden oluşur: genel, ağaç, fatura profilleri, ayarlar, personel, SSO, cüzdan, fiyat, politika ve döküm. Ekranda "Portalı aç" ve "Kurum adına çalış" düğmeleri ile kurumun kurulum ilerlemesi de görünür. Excel'de ayrı dosyalarda duran bilgi burada tek kayıtta birleşir.

Kurum fiyat formundaki "diğer firmalara kopyala" özelliği, Excel'de satır satır kopyalanan fiyat anlaşmalarının yerini alır: seçilen bölümler hedef firmalara tek işlemde, önce önizlemeyle aktarılır. Ayrıntılı fiyat kuralları ve alt şirketlere miras kurumsal seyahat acentesi yazılımı sayfasında anlatılır.

Panelin genel bakış ekranı acenteye ne söyler?

Genel bakış ekranı, acentenin bütün kurumsal portföyünü tek bakışta özetler: aktif, kurulumda ve pasif kurum sayısı, dağıtılabilir bakiye, bekleyen işler (bekleyen onaylar ve yeni başvurular), personel sayısı, dikkat gerektiren cüzdanlar ve son eklenen kurumlar. Excel'de ay sonunda hazırlanan özet burada her gün günceldir.

Kurum listesi ad veya vergi numarasıyla aranır; durum sekmeleri, sözleşme modeli filtresi ve eşik altı cüzdan çipiyle daraltılır. Bakiyesi uyarı eşiğinin altına inen kurumlar ayrıca öne çıkar; bu, ön ödemeli çalışan acentenin bakiye dağıtımını zamanında yapmasını kolaylaştırır. Bakiye takibinin ayrıntısını kurumsal müşteride bakiye ve hareket takibi yazısında ele aldık.

Müşteriye kendi portalını vermek neyi değiştirir?

Müşteriye kendi portalını vermek, bilginin acentenin dosyalarından müşterinin ekranına taşınması demektir. Personel kendi rezervasyonunu yapar ve seyahatlerini izler; firma yöneticisi personelini, rollerini ve politikalarını kendisi yönetir; finans ekibi faturalarına ve bakiyesine acenteyi aramadan ulaşır. Acenteye gelen rutin bilgi talepleri bu yüzden azalır, acente personeli satışa ve operasyona odaklanır.

Eski yazımızdaki dört başlık bugün şu karşılıklarla geçerlidir:

• Şeffaflık: Şeffaf modelde hizmet bedeli faturada ayrı satırdır, gizli marj modelinde fiyatın içinde kalır; model kurumla yapılan anlaşmaya göre panelde seçilir.
• Hız ve bağımsızlık: Seyahat planı, e-bilet, voucher ve fatura PDF'leri portaldaki seyahat dosyasından indirilir. Cüzdan ve finans ekranında bakiye, hareket defteri (Excel), aylık ekstre (PDF) ve faturalar listelenir.
• Personel yönetimi: Firma yöneticisi personeli davet eder veya Excel şablonuyla en çok 5.000 satırlık toplu yükleme yapar; personel kendi profiline pasaport ve belge bilgilerini girer. Bu ayrıntı firma yöneticisi paneli sayfasında yer alır.
• Süreklilik: Onay, politika ve raporlarını acentenin portalında yürüten müşteri, iş akışını o portala göre kurar; acente için bu, ilişkinin günlük işe bağlanması demektir.

Portal acentenin markasıyla, acentenin alan adında açılır; e-postalar ve PDF belgeler de acentenin markasını taşır. Kurulumu DIJI.TECH platform yöneticisi yapar; teslim ortalama 1 hafta sürer. Ayrıntı için acenteler için kurumsal seyahat platformu sayfasına bakabilirsiniz.

Panel ile portal arasında iş bölümü nasıldır?

Panel acentenin arka ofisi, portal müşterinin ekranıdır. Acente kurumu açar, sözleşme modelini, fiyatı, ödeme yollarını ve görünür ürünleri belirler, bakiye dağıtır ve döküm gönderir. Kurumun personeli, rolleri, departmanları, politikaları, onay akışları ve bütçeleri ise portalda firma yöneticisi tarafından tanımlanır. Şirket ve şube ekleme ile fatura profilleri gibi bazı kayıtlar iki tarafta da düzenlenebilir; bu yüzden hangi bilgiyi kimin güncelleyeceğini müşteriyle baştan konuşmak gerekir.

Bazı işlemler panelde yoktur: personel düzenleme ve rol değiştirme firma yöneticisinin portalındaki ekranlardan yapılır. Kurum veya birim silme ve fatura profili silme ise ne panelde ne portalda bulunur; fatura profili portalda pasife alınabilir. Excel'den geçerken bu ayrımı müşteriyle baştan konuşmak, "bunu kim güncelleyecek" sorusunu ortadan kaldırır.

Excel'den panele geçiş nasıl planlanır?

Excel'den panele geçiş, önce müşteri listesinin temizlenmesiyle başlar, ardından toplu aktarım, kurum bazında kurulum ve müşteriye portal teslimiyle ilerler. En sık yapılan hata, aktarımı tamamlanmış sayıp yönetici davetlerini ve politikaları sonraya bırakmaktır; bu durumda kurum panelde görünür ama müşteri portalı kullanamaz.

Önerdiğimiz sıra şöyledir:

1. Müşteri listesini vergi numarası ve muhasebe koduyla tekilleştirin.
2. Şablonu doldurun, önizlemeyle hangi kaydın oluşacağını ve güncelleneceğini kontrol edin.
3. Her kurum için sözleşme modelini ve fiyat formunu tanımlayın; benzer müşterilere "diğer firmalara kopyala" ile aktarın.
4. Kurum yöneticisi davetlerini gönderin ve varsayılan politikayı kurumla birlikte gözden geçirin.
5. Ön ödemeli çalışan kurumlara bakiye dağıtın, uyarı eşiğini belirleyin.
6. Zamanlanmış döküm e-postasını kurumun muhasebe iletişim adresine yönlendirin.

Panelin ve müşteri portalının birlikte nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz.