Çalışanlar için self booking: özgürlük ve şirket kontrolü bir arada

Çalışanlar için self booking, personelin seyahatini kendisinin araması ve rezerve etmesi, şirketin ise bu özgürlüğü politika, bütçe ve onay kurallarıyla çerçevelemesidir. Çalışan uygun seçenekleri anında görür ve karar verir; kuralın dışına çıktığında gerekçesini yazar ve talep onaycıya gider.

Self booking nedir?

Self booking, çalışanın seyahat rezervasyonunu bir aracıya iletmeden, şirketin belirlediği kurallar içinde kendisinin yapmasıdır. Kurumsal self booking'i tüketici seyahat sitelerinden ayıran şey, her seçeneğin şirket politikasına göre değerlendirilmesi ve faturanın şirkete kesilmesidir.

Geleneksel düzende çalışan talebini bir asistana veya acenteye iletir, seçenekler e-postayla gelir, çalışan beğenmezse süreç başa döner. Bu gidip gelme hem zaman alır hem de kararın kim tarafından, neye göre verildiğini belirsizleştirir. Online rezervasyon aracının (OBT) genel tanımı ve TMC ile farkı online rezervasyon aracı nedir yazısında ele alınır.

Çalışana özgürlük, şirkete kontrol nasıl birlikte sağlanır?

Denge, kontrolün seçim anına taşınmasıyla sağlanır. Sistem çalışana "istediğini al" demez; "politikaya uygun olanların arasından istediğini al, dışına çıkacaksan nedenini yaz" der.

Kurumsal.pro'da, yani acentenizin markasıyla sunulan DIJI.TECH altyapılı portalda, politika rezervasyonu yapana değil yolcuya uygulanır. Personel ana sayfada kendisine uygulanan politikayı bir kartta görür; aramada her satırda "Politika içi", "Politika dışı" ve nedeni ya da "Engellendi" işaretiyle karşılaşır. Sonuçları politikaya göre süzebilir. Böylece kural, sonradan gelen bir ret değil, karar anında görünen bir bilgi olur.

Self booking akışı adım adım nasıl işler?

Portaldaki akış dört adımdan oluşur: Seçim, Seyahat bilgileri, Onay veya Ödeme, Sonuç. Aynı seyahate birden çok ürün eklenebilir; uçuş, otel ve transfer tek sepette, tek talep olarak ilerler.

Yolcu bilgileri profilden gelir ve sepette salt okunur görünür; çalışan adını ve doğum tarihini her seferinde yeniden yazmaz. Fiyat değiştiğinde portal uyarır ve çalışan yeni fiyatı açıkça kabul etmeden satın alma yapılmaz.

Çalışan aramada hangi hizmetleri görür?

Portalda hangi ürünlerin açık olduğunu acenteniz belirler. Varsayılan olarak uçak, otel, transfer, araç kiralama, tur, villa, yat, etkinlik ve otobüs görünür; vize modülünü acente firma bazında açar.

• Uçak: Tek yön, gidiş-dönüş ve 2–6 bacaklı çoklu uçuş; 6 aylık fiyat takvimi; bagaj, iade ve değişiklik kuralına göre fiyat paketleri. Havayolunun sunduğu ek hizmetler kapsamında koltuk haritasından koltuk seçimi, ek bagaj ve yemek seçimi. Farklı havayollarından oluşan bacaklarda "iki ayrı bilet" uyarısı.
• Otel: 1–6 oda, harita, anında onay ve sor-sat filtresi; otel detayında oda bazında politika kararı ve iptal koşulları.
• Araç kiralama: Alış ve iade ofisi, sınıf, vites ve yakıt filtresi; tedarikçinin sunduğu güvence paketleri arasından seçim ve paket karşılaştırması.
• Transfer ve otobüs: Transferde araç sınıfı ve ücretsiz iptal filtresi; otobüste sefer arama, koltuk haritasından koltuk seçimi ve satın alma.
• Tur, villa, yat, etkinlik: Aynı sepet ve onay akışında; turlarda acentenizin kendi turları listelenir.

Ürün akışlarının ayrıntısı için kurumsal rezervasyon portalı ve uçuş tarafı için kurumsal uçak bileti sayfalarına bakabilirsiniz.

Şirket kontrolü hangi noktalarda devreye girer?

Kontrol üç noktada çalışır: seçimde, gönderimde ve onayda. Seçimde politika işareti görünür; gönderimde gerekçe ve bütçe kontrol edilir; onayda karar onaycıya geçer.

• Gerekçe: Politika gerekçeyi zorunlu tutuyorsa politika dışı bir sepet gerekçe girilmeden gönderilemez.
• Otomatik yol seçimi: Onay gerektiren bir ihlal ya da bütçe aşımı varsa talep "Onaya gönder" yoluna, yoksa "Satın al" yoluna gider. Çalışan hangi yolu seçeceğini düşünmez.
• Tek seyahat, tek onay: Sepetteki tüm kalemler tek talep olarak onaycıya gider.
• E-postadan onay: Onaycı e-postadaki tek kullanımlık bağlantıyla oturum açmadan onaylar veya reddeder.
• Son onayda satın alma: Son onay verildiğinde satın alma kurum cüzdanından otomatik başlar; tamamlanamazsa onay yetkili onaycı veya kurum yöneticisi "Satın almayı tamamla" adımıyla tamamlar.

Politika kurallarının tamamı seyahat politikası yönetimi, onay akışının kurulması seyahat onay sistemi sayfasında anlatılır.

Başkası adına ve misafir için rezervasyon nasıl yapılır?

Her çalışan kendi rezervasyonunu yapmak istemeyebilir; yönetici asistanları ve seyahat sorumluları başkaları adına da işlem yapar. Portalda rezervasyon yapan rolündeki kişi veya yönetici, rol kapsamındaki personelden birini seçip onun adına sepet açar. Politika yine yolcuya uygulanır.

Personel olmayan bir yolcu, örneğin bir müşteri veya danışman, misafir yolcu olarak eklenir. Bu ayrı bir yetkidir ve bir sepete en çok 9 misafir eklenebilir. Misafir için ad, soyad, cinsiyet, doğum tarihi, uyruk ve Kimlik No ya da pasaport bilgisi istenir; hangi alanın zorunlu olduğu sepetteki ürünlerin rezervasyon kurallarına göre belirlenir.

Self booking ne zaman acente desteğiyle tamamlanır?

Self booking acentenin rolünü ortadan kaldırmaz; rutin işleri çalışana, karmaşık işleri acenteye bırakır. Çok bacaklı ve kuralı karmaşık bir yurt dışı seyahat ya da son dakika değişiklikleri çoğu zaman bir temsilcinin desteğini gerektirir.

Bu durumlarda acente personeli kendi panelinden kurumu ve gerekirse kişiyi seçip kurum adına satış yapar. Arama fiyatları kurumun fiyat katmanıyla ve THY kurumsal koduyla gelir, sepet o kuruma kilitlenir, fatura profili ve personel eşleştirmesi satış sırasında seçilir. Politika bu satışta da değerlendirilir; satış onaya gitmez ama ihlal kayda geçer ve kurumun politika uyumu raporunda ayrı bir kanal olarak görünür. Böylece personelin kendi yaptığı rezervasyonlar ile acentenin kurum adına yaptığı satışlar aynı kurum kaydında ve aynı raporlarda buluşur. Ayrıntı için kurum adına satış sayfasına bakabilirsiniz.

Self booking'in şirkete ve çalışana faydası nedir?

Self booking zamandan kazandırır, çalışana uçuş saati, otel, koltuk ve yemek seçiminde söz hakkı verir, politika farkını karar anında göstererek maliyet bilinci yaratır ve yolcu bilgisini profilden alarak veri hatasını azaltır.

• Zaman: Seçenekler anında görünür, e-posta bekleme adımı ortadan kalkar.
• Çalışan memnuniyeti: Çalışan uçuş saatini, otelini, koltuğunu ve yemeğini kendisi seçer; seyahati üzerinde söz sahibi olur.
• Maliyet bilinci: Politika işareti ve en uygun seçenekle fark karar anında görünür; tasarruf raporu da seçilen ile en uygun seçenek arasındaki farkı ölçer.
• Daha az veri hatası: Yolcu bilgisi profilden gelir; THY Miles&Smiles numarası uçuş rezervasyonunda otomatik gönderilir.

Self booking'e geçerken nelere dikkat edilmeli?

Geçişte dört nokta önemlidir: politikayı önce yalnız bilgilendir modunda çalıştırmak, onaycıları ve vekilleri baştan tanımlamak, tercihlerin tedarikçiye otomatik iletilmediğini anlatmak ve portalın mobil tarayıcıda çalıştığını duyurmak.

1. Politikayı önce yalnız bilgilendir modunda çalıştırın. Bu modda hiçbir kural engellemez veya onaya göndermez; ihlaller yalnız gösterilir. Birkaç haftalık veriyle limitleri ayarlayın.
2. Onaycıları ve vekilleri baştan tanımlayın. Onay akışı tanımlı değilse talep yolcunun yöneticisine, o da yoksa departman yöneticisine gider; yöneticisi olmayan departmanları tamamlayın.
3. Beklentiyi doğru kurun. Profildeki koltuk, yemek ve oda tercihleri saklanır ama tedarikçiye otomatik iletilmez; koltuk ve yemek seçimi rezervasyon sırasında ek hizmet olarak yapılır. İptal ve değişiklik portalda talep olarak açılır, acente işler.
4. Mobil kullanımı anlatın. Portal mobil tarayıcıda çalışır; ayrı bir uygulama indirmek gerekmez.

Aramadan sonuca kadar dört adımlık self booking akışını, politika işaretleri ve onay yoluyla birlikte DIJI.TECH demo sayfasında deneyebilirsiniz.