Holdinglerde kurumsal seyahat yönetimi: çok şirketli yapıyı tek portalda kurmak

Holdinglerde kurumsal seyahat yönetimi, birden çok şirketin ve şubenin seyahatini tek bir kurum yapısı altında, her birinin kendi faturası, politikası ve bütçesiyle yürütmek demektir. Amaç iştirakleri tek tipe sokmak değil; merkezin bütün tabloyu görmesini, her şirketin de kendi kurallarıyla çalışmasını sağlamaktır.

Holding yapısında seyahat neden dağınık kalır?

Dağınıklık, iştiraklerin seyahati birbirinden bağımsız yönetmesinden doğar. Her şirket farklı bir acenteyle çalışır, farklı kurallar uygular ve harcamayı farklı biçimde raporlar; holding merkezi toplam tabloyu ancak aylar süren elle birleştirmeyle görebilir.

Bu durumun üç sonucu vardır:

• Toplam hacim görünmez. Holding olarak çok seyahat etseniz de veri parçalı olduğu için hangi güzergâhta, hangi otel bölgesinde yoğunlaştığınızı tek raporda göremezsiniz. Tedarikçi görüşmelerinde elinizdeki en güçlü veri eksik kalır.
• Raporlama gecikir. "Hangi iştirak ne kadar harcadı, hangi departman bütçeyi aştı?" sorusunun cevabı dönem kapandıktan sonra gelir.
• Kurallar tutarsızlaşır. Bir şirkette ekonomi sınıfı zorunluyken diğerinde serbest olabilir; çalışanlar arasında adaletsizlik algısı oluşur.

Çözüm, iştiraklerin farklılığını koruyan ama veriyi tek yapıda toplayan bir model kurmaktır.

Çok şirketli yapı kurumsal portalda nasıl modellenir?

Acentenin DIJI.TECH altyapısıyla kendi markası altında açtığı Kurumsal.pro portalında holding iki ağaçla modellenir: şirketlerin ve şubelerin tutulduğu kurum ağacı ve çalışanların bağlı olduğu departman ağacı.

Departman ağacında departman eklenir, başka bir üst departmana taşınır (döngü oluşturacak taşımaya izin verilmez), personeli hedef bir departmana aktarılarak pasifleştirilir ve gerekirse yeniden açılır. Yöneticisi tanımlanmamış departmanlar ekranda uyarıyla işaretlenir; bu uyarı önemlidir, çünkü onay akışı tanımlı değilse talep yolcunun yöneticisine, o da yoksa departman yöneticisine gider.

Her iştirak kendi adına fatura alabilir mi?

Evet; holding yapısında en çok sorulan konu budur. Fatura profilleri şirket ve şube bazında tanımlanır. Her profilde e-Fatura veya e-Arşiv türü, fatura e-postası ve varsayılan olup olmadığı tutulur; artık kullanılmayan profil pasife alınır.

Personel seyahat bilgilerini girerken fatura profilini seçer. Acentenin muhasebe hattında faturanın alıcısı bu profildir: rezervasyonda seçilen profil, yoksa kurumun varsayılanı, o da yoksa kök kurumun varsayılanı kullanılır. Alıcı her zaman tüzel kişidir; unvan, vergi numarası ve dairesi, adres ve fatura e-postası profilden gelir. Böylece bir şubenin seyahati holdingin değil, o şubenin bağlı olduğu şirketin adına faturalanabilir. Fatura tarafının ayrıntısı için kurumsal fatura ve ödeme yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.

Holding genelinde tek politika mı, şirket bazlı politika mı?

İkisi birlikte en iyi sonucu verir: holding düzeyinde bir çatı politika, iştirak, şube, departman veya kademe düzeyinde istisnalar. Kurumsal portalda politika kurum, şube, departman (alt birimleriyle), unvan kademesi veya tek bir kişi için yazılır ve her zaman yolcuya uygulanır, rezervasyonu yapana değil.

Aynı kişiye birden çok politika denk geldiğinde hangisinin geçerli olacağını çakışma kuralı belirler:

• En özel politika geçerli: Kişi, kademe, departman, şube ve kurum sırasıyla en dar kapsamlı politika uygulanır. İştiraklere esneklik vermek isteyen holdingler için uygundur.
• En sıkı kural geçerli: Kapsamlar arasında en kısıtlayıcı kural uygulanır. Merkezi maliyet kontrolünü öne alan yapılar için uygundur.

Geçişte politikayı önce "Yalnız bilgilendir" modunda çalıştırmak, hiçbir talebi engellemeden ihlallerin nerede oluştuğunu görmenizi sağlar. Bütçeler de departman, şirket veya şube için ay, çeyrek ya da mali yıl dönemiyle tanımlanır; onay akışları ise kurum, şube, departman veya kişi kapsamıyla kurulur. Politika kurallarının tamamı için seyahat politikası yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.

Holding merkezi hangi verileri görebilir?

Kimin hangi veriyi gördüğünü rol modeli belirler. Bir rol iki şeyi tanımlar: kişinin ne yapabileceği (rezervasyon, onay, rapor, finans, yönetim gibi eylemler) ve bunu kimin verisinde yapabileceği.

Yedi veri kapsamı vardır: kendisi, belirli kişiler, departmanı, şubesi, şirketi, şirketi ve alt şubeleri ile tüm kurum. Holding merkezindeki finans ekibine "tüm kurum", bir iştirakin yöneticisine "şirketi ve alt şubeleri", bir şube yöneticisine "şubesi" kapsamı verilebilir. Her firmaya Yolcu, Rezervasyon yapan, Onaycı, Kurum yöneticisi, Şube yöneticisi, Finans ve Rapor izleyici olmak üzere yedi hazır rol otomatik tanımlanır; gerekirse özel rol oluşturulur.

Dikkat edilmesi gereken bir sınır vardır: kapsam rol bazında ayrışmaz. Bir kişiye biri dar, biri geniş kapsamlı iki rol verilirse kişinin bütün eylemleri en geniş kapsamla çalışır. Bu yüzden holding yapısında rol atamasını kapsam düşünülerek yapmak gerekir.

Raporlar da çağıranın rol kapsamına daraltılır ve ürün, birim (şirket veya şube), departman ve kişi kırılımıyla alınır. Holding merkezi tüm iştiraklerin harcamasını tek raporda görürken bir iştirak yöneticisi yalnız kendi şirketini görür. Rapor türleri için kurumsal seyahat raporlama sayfası yol gösterir.

Holding merkezi hangi göstergeleri düzenli izlemeli?

Merkezin izlemesi gereken göstergeler, iştirakleri karşılaştırmaya imkân veren göstergelerdir. Portalın ana sayfasında yönetici ve finans rolleri harcama, politika uyumu yüzdesi, bekleyen onaylar ve ortalama onay süresi, cüzdan bakiyesi ve bütçe kullanım çubuklarını görür; son politika ihlalleri de aynı ekranda listelenir.

Aylık değerlendirmede iştirak bazında harcama değişimi, politika uyumu ve kaçırılan tasarruf yan yana konduğunda hangi şirketin kuralları zorladığı, hangisinin bütçesine yaklaştığı açıkça görülür. Onay süreçleri raporu ise ortalama onay süresini ve red oranını onaycı bazında gösterir; bir onaycıda biriken uzun süreler çoğu zaman eksik tanımlanmış bir onaycıya ya da vekil atanmamış bir yöneticiye işaret eder. Bu raporlar aylık veya haftalık e-postayla merkezdeki ilgili kişilere planlanabilir.

Acente tarafında holding müşterisi nasıl yönetilir?

Holding, acente için çok şirketli tek bir kurumsal müşteridir. Acente, kuruma özel hizmet bedeli, gizli markup ve komisyon kurallarını kök kurumda tanımlar; alt şirketler ve şubeler bu kuralları miras alır. Sözleşme modeli (gizli marj veya şeffaf) de kökte tutulur ve ağaca yayılır.

Acentenin kuruma tanımladığı THY kurumsal kodu uçuş aramasına eklenir ve şubeler üst firmanın kodunu kullanır; bugün yalnız THY kodu desteklenir. Kurum satış dökümü kurumu ve alt kurumlarını birlikte kapsar; böylece acente ile holding finans ekibi aynı dökümle mutabakat yapabilir.

Holdingde geçişe nereden başlanmalı?

Geçiş en sorunsuz, yapı önce kurulup veri sonra yüklendiğinde ilerler. Portalda şirket ve şube eklenip düzenlenebilir ama silinemez veya pasifleştirilemez; ağacı baştan doğru kurmak sonradan temizlik ihtiyacını azaltır.

1. Holding, şirket ve şube yapısını vergi kimlik numaralarıyla çıkarın ve kurum ağacını kurun.
2. Her şirket ve şube için fatura profillerini tanımlayın, varsayılanları seçin.
3. Departman ağacını ve departman yöneticilerini belirleyin.
4. Personeli Excel şablonuyla toplu yükleyin; tek seferde en çok 5.000 satır yüklenir ve doğrulama raporu hatalı satırları gösterir. Hazır İK yazılımı entegrasyonu yoktur; konu İK yazılımı ve seyahat yönetimi yazısında ayrıca ele alınır.
5. Rolleri kapsamlarıyla birlikte atayın.
6. Çatı politikayı "Yalnız bilgilendir" modunda yayımlayın, ihlal verisini görüp "Uygula" moduna geçin.

Bu çok şirketli yapıyı holding müşterilerinize kurmadan önce firma tarafındaki yönetim ekranları firma yöneticisi paneli sayfasında, kurum ağacıyla rol atamasının uygulamadaki hali ise DIJI.TECH demo sayfasında görülebilir.