Kurumsal satışta otomatik biletleme ve faturalama nasıl işler?

Kurumsal satışta otomatik biletleme, personelin seçtiği seyahatin politika ve bütçe kontrolünden geçip doğrudan satın alınması ya da son onayla birlikte kurum cüzdanından otomatik satın alınmasıdır. Kurumsal.pro'da iptal ve değişiklik gibi istisnalar operasyon kuyruğunda acentenin ekibine düşer.

Eski yazımız IATA acentelerinin operasyonel yükünü ele alıyordu; bu sürümde yalnız Kurumsal.pro kodunda karşılığı olan akışı anlatıyoruz. Yazı IATA akreditasyonlu acenteler kadar, konsolidatör hesaplarıyla bilet alan acenteleri de ilgilendirir.

IATA akreditasyonu otomatik biletleme için ne ifade eder?

IATA'ya göre akreditasyon, acenteye BSP (Billing and Settlement Plan) erişimi ve birden çok havayolu için tek bir satış acentesi sözleşmesi sağlar; havayolu bilet kesme yetkisine erişimi de kolaylaştırır. Kurumsal.pro bir IATA programı veya sertifikası değildir; bileti acentenin kendi tedarikçi hesaplarıyla alır.

IATA, BSP'yi havayolları ile akreditasyonlu acenteler arasında satış raporlama, ödeme ve mutabakatı standartlaştıran küresel bir çerçeve olarak tanımlar. Kurumsal.pro'nun bu süreçteki yeri farklıdır: portal, acentenin kiracısında aktif olan tedarikçilerden (havayolu NDC bağlantıları, GDS'ler, konsolidatörler) arama yapar ve satın almayı o hesaplar üzerinden tamamlar. Hangi tedarikçinin açık olduğu kurulumda belirlenir; liste kurumsal uçak bileti sayfasındaki tedarikçi bloğunda yer alır.

Kurumsal portalda satın alma ne zaman otomatik olur?

Personel sepeti gönderdiğinde portal yolu kendisi seçer: sepette onay gerektiren bir politika ihlali veya onaya gönderen bir bütçe aşımı yoksa "Satın al", varsa "Onaya gönder". Personelin hangi yolu izleyeceğine karar vermesi gerekmez; karar, kişiye uygulanan politika sürümüne ve ilgili bütçeye göre verilir.

Satın al yolunda ödeme, acentenin açtığı yönteme göre kurum cüzdanından veya kartla (3D Secure) yapılır; kart bilgisi saklanmaz ve tek çekim uygulanır. Fiyat seçimden sonra değiştiyse portal bunu bildirir ve personel yeni fiyatı açıkça kabul etmeden satın alma yapılmaz. Politika sepette "zorunlu gerekçe" istiyorsa ve sepet politika dışıysa, gerekçe girilmeden gönderim kabul edilmez.

Uçuşta personel, havayolunun sunduğu ek hizmetleri (koltuk haritasından koltuk seçimi, ek bagaj ve yemek) sepete ekleyebilir; bu hizmetler biletle aynı satın almada alınır. Kurumun THY kurumsal kodu aramaya otomatik eklenir, personelin Miles&Smiles numarası da uçuş rezervasyonuna otomatik gönderilir. Ayrıntılar THY NDC entegrasyonu sayfasındadır.

Onaylanan talep nasıl satın almaya dönüşür?

Onaya giden talepte son kademenin onayıyla satın alma kurum cüzdanından otomatik başlar. Satın alma herhangi bir nedenle tamamlanamazsa talepte "Satın almayı tamamla" adımı kalır. Son onay e-postadaki tek kullanımlık bağlantıyla verildiyse, satın almayı onay yetkisi olan onaycı veya kurum yöneticisi portaldan tamamlar.

Onaya gönderimde tedarikçide yer veya fiyat tutulmaz. Bu yüzden iki koruma vardır. Birincisi, onay kademesinin süresi uçuş opsiyonundan uzunsa onay süresi opsiyon bitişiyle sınırlanır. İkincisi, son onayda fiyat yeniden alınır; fark kurumun otel, transfer, araç ve tur·villa·yat·etkinlik için tanımladığı yüzde toleransın dışındaysa talep "yeniden onay"a döner. Onay akışının tüm seçenekleri seyahat onay sistemi sayfasında anlatılır.

Satın almanın sonucunda neler olur?

Satın alma sonucu personelin ekranında açıkça gösterilir: kesinleşti, işleniyor, sor-sat otelde talep alındı, kısmi veya başarısız. Kısmi sonuçta alınamayan kalemin tutarı otomatik olarak iade edilir. Kesinleşen seyahatin belgeleri seyahat dosyasında hazırdır.

Belgeler veritabanından üretilir ve acentenin markasını taşır. Personel bunları Seyahatlerim ekranından indirir; belgelerin otomatik e-postayla gönderilmesi bu akışın parçası değildir.

Kurumsal satışın faturası nasıl kesilir?

Kurumsal satışlar acentenin diğer satışlarıyla aynı muhasebe belgesi hattından geçer. Alıcı, rezervasyonda seçilen fatura profilidir; seçilmediyse kurumun, o da yoksa kök kurumun varsayılan profili kullanılır. Alıcı her zaman tüzel kişidir: unvan, vergi no, vergi dairesi, adres ve fatura e-postasıyla.

Belge üretimi için kodda üç e-Fatura / e-Arşiv sağlayıcısı vardır: Paraşüt, Luca ve Logo Netsis. Arkman cari ve bilet aktarımı yapar (e-belge üretmez); SYS beslemesinde kurumsal bağlamlı satış o kuruma, kurum muhasebe kodu cari kodu olarak, şirket adına faturalanır. Belgeler satır bazında idempotent üretilir, yani aynı satır iki kez faturalanmaz; eksik belge tarayıcısı atlanan satırları bulur ve geçici hatada en çok 8 otomatik deneme yapılır. Belgenin GİB'e iletimi seçilen sağlayıcıya bağlıdır; platformun kendisi entegratör değildir.

Satış notu fatura notuna taşınır. Gizli marj sözleşme modelinde hizmet bedeli satır fiyatına katlanır ve faturada satırlar tek satırda birleşir. Acente panelinde kurum faturaları dönem, kurum, fatura profili ve durum (Kesildi, Bekliyor, Gönderilemedi, İptal faturası) ile süzülür ve Excel'e aktarılır. Sağlayıcıların ayrıntısı muhasebe entegrasyonu ve SYS muhasebe entegrasyonu sayfalarında, e-belge tarafı seyahat satışında e-fatura entegrasyonu yazısındadır.

İstisnalar operasyon ekibine nasıl düşer?

Otomasyonun dışında kalan işler acente panelindeki iş kuyruklarına düşer: opsiyon, ödeme, havayolu, mutabakat, kısmi, talep ve vize (belge, randevu, karar) kuyrukları. Kuyruktaki iş bir kullanıcıya atanır ve çözüldüğünde kapatılır. Kuyruklar kullanıcının ürün atamasına göre daraltılır.

Personelin portaldan açtığı iptal veya değişiklik talebi; bir talep kaydı, seyahat dosyasına not ve kuyrukta "talep" işi olarak acenteye ulaşır. Personel iptal talebinde saklı iptal koşullarından ceza ve iade önizlemesini, acentenin iptal hizmet bedelini görür; gerçek iptali acente yapar. Reissue ve iade akışları acente panelindedir. Acentenin kendi envanterindeki otelde ise yetkili personel yeni tarih, oda veya pansiyon seçer; fiyat farkı ve değişiklik hizmet bedeli ayrı satırlarda gösterilir ve talep doğrudan otele gider.

Otomasyonun sınırları nelerdir?

Kurumsal.pro doğrudan satın almayı ve onay sonrası satın almayı otomatikleştirir; iptal, reissue ve iade kararlarını acenteye bırakır. Bu bilinçli bir ayrımdır: ceza, iade ve tedarikçi kuralları acentenin uzmanlık alanıdır ve kurumsal müşteriyle ilişkiyi de acente yönetir.

Ödeme tarafında havale/EFT, taksit ve portaldan bakiye yükleme yoktur; kurum cüzdanına bakiyeyi acente yükler. Portalın bildirimleri uygulama içinde ve e-postayla gider; SMS gönderimi yoktur. Bu sınırlar içinde rezervasyon, onay ve belgeler aynı seyahat dosyasında toplanır. Acente tarafındaki tüm ekranlar için kurumsal seyahat acentesi yazılımı, ödeme ve fatura ayrıntıları için kurumsal fatura ve ödeme sayfalarına bakabilirsiniz. Akışı canlı görmek için demo talep edebilirsiniz.