Kurumsal müşteri nasıl kazanılır? Seyahat acenteleri için kağıtsız süreç rehberi

Kurumsal müşteri, bireysel yolcudan farklı bir alıcıdır. Kararı tek kişi vermez; seyahat eden personel, onay veren yönetici, bütçeyi tutan finans ekibi ve faturayı işleyen muhasebe aynı hizmetten farklı şeyler bekler. Bu yüzden kurumsal müşteri kazanmak, iyi fiyat vermekten çok bu dört tarafın işini kolaylaştıran bir hizmet kurmaktır. Eski yazımızda kağıtsız ofise geçişi anlatmıştık; bu sürümde aynı dijital dönüşümü kurumsal müşteri kazanma sırasına yerleştiriyoruz.

Kurumsal seyahat acentesi olmak için hangi belgeler gerekir?

Türkiye'de seyahat acentalığı faaliyeti göstermek için Kültür ve Turizm Bakanlığı'ndan işletme belgesi almak ve Seyahat Acentaları Birliği'ne (TÜRSAB) üye olmak zorunludur. 1618 sayılı Kanun'un 4. maddesi işletme belgesini, 32. maddesi birlik üyeliğini zorunlu tutar. Kanun acenteleri verdikleri hizmete göre gruplandırır; kurumsal müşteriye satış için ayrı bir belge türü öngörmez.

Kanun'un 4. maddesine göre işletme belgesi tüzel kişilere verilir. Seyahat Acentaları Yönetmeliği'nin TÜRSAB'ın yayımladığı metnine göre süreç, acenta unvanının Bakanlık tarafından uygun bulunmasıyla başlar; ardından kuruluş belgeleriyle TÜRSAB'a başvurulur. Başvuru belgeleri ve ücretler zaman içinde değiştiği için güncel şartları başvuru öncesinde Bakanlık ve TÜRSAB'dan teyit etmenizi öneririz; bu yazıda ücret bilgisi vermiyoruz.

Yazılım tarafında da bu belgenin bir karşılığı vardır: kurumsal portalı kurulurken acentenin TÜRSAB numarası marka bilgileri arasında tanımlanır ve portalda gösterilir. DIJI.TECH altyapısıyla satış yapabilmek için de acentenin TÜRSAB belgesine sahip olması gerekir.

Kurumsal müşteri seyahat acentesinden ne bekler?

Kurumsal müşteri acenteden bilet fiyatından önce düzen bekler: seyahat politikasına uyan rezervasyon, açık bir onay süreci, tek bir fatura muhatabı, düzenli raporlar ve sorun çıktığında hızlı destek. Fiyat önemlidir ama şirketin asıl maliyeti, kontrolsüz harcama ve dağınık süreçlerin yarattığı iş yüküdür.

Bu beklentiyi taraf taraf ayırmak, hizmet paketini kurarken işe yarar:

• Personel: Kendi rezervasyonunu hızlıca yapabilmek, seyahat belgelerine tek yerden ulaşmak, değişiklik gerektiğinde muhatap bulmak.
• Onay veren yönetici: Talebi gerekçesi ve bütçe etkisiyle birlikte görmek, masa başında olmadan karar verebilmek.
• Finans: Bütçeyi dönem dönem izlemek, harcamayı departman ve kişi bazında görmek, bakiyesini ve faturalarını kendi ekranında bulmak.
• Muhasebe: Doğru unvan ve vergi bilgisiyle düzenlenmiş faturalar ve dönem sonunda mutabakatı kolaylaştıran bir döküm.

Bu dört beklentiyi karşılayan acente, rakibinden birkaç puan daha ucuz bilet satan acenteye karşı da güçlü bir teklif sunar.

Kurumsal müşteri kazanmanın adımları nelerdir?

Kurumsal müşteri kazanmanın sırası hedef segmenti seçmek, hizmet paketini ve gelir modelini belirlemek, pilot dönem önermek, müşteriye kendi portalını kurmak ve ilk raporlarla birlikte gözden geçirmektir. Bu adımlar sırayla ilerlediğinde satış görüşmesi bir fiyat pazarlığından çıkıp bir süreç önerisine dönüşür.

1. Hedef segmenti seçin. Düzenli seyahat eden, birden çok şubesi veya departmanı olan şirketler politika ve onay ihtiyacını en çok hisseden gruptur. Mevcut bireysel müşterileriniz arasında şirket adına seyahat edenler iyi bir başlangıç listesidir.
2. Hizmet paketini tanımlayın. Hangi ürünlerin (uçak, otel, transfer, araç kiralama, otobüs, vize, acentenin kendi turları) portalda açılacağını, hangi taleplerin acente üzerinden yürüyeceğini ve ödeme yöntemini netleştirin.
3. Gelir modelini belirleyin. Hizmet bedeli, markup ve komisyon dengesini ve sözleşmenin şeffaf mı gizli marjlı mı olacağını müşteriyle konuşun.
4. Pilot dönem önerin. Politikayı engellemeden yalnız bilgilendiren bir dönemle başlayın; müşteri kuralların etkisini kendi verisinde görsün.
5. Portalı ve kurumu kurun. Kurumu panelde açın, kurum yöneticisini davet edin, personeli yükletin.
6. İlk raporla gözden geçirin. Pilot sonunda politika uyumu ve tasarruf raporlarını birlikte inceleyin, kuralları netleştirip uygulamaya alın.

Kazanılan müşteriyi elde tutmak ayrı bir konudur; temsilci ataması, zamanlanmış dökümler ve raporlarla ilişkiyi sürdürmeyi kurumsal müşteri sadakati yazısında anlattık.

Acentenin kurumsal gelir modeli nasıl kurulur?

Kurumsal satışta acentenin geliri genellikle faturada görünen hizmet bedeli ve fiyata eklenen paydan oluşur. Kurumsal.pro'nun kurum fiyat formu bu katmanları Hizmet Bedeli, Gizli markup ve Komisyon bölümleriyle kurum bazında tanımlatır: Hizmet Bedeli faturada ayrı satırda görünür, Gizli markup ve Komisyon katmanı fiyatın içinde kalır; uçak, otel, araç ve transfer için yurt içi ve yurt dışı ayrı satırlar vardır.

Sözleşme modeli, müşterinin faturada ne göreceğini belirler. Şeffaf modelde hizmet bedeli faturada ayrı "Hizmet Bedeli" satırı olarak yer alır. Gizli marj modelinde ise müşteri hizmet bedelini ayrı görmez; ücret kalem fiyatının içinde kalır. Hangi modelin uygun olduğu müşterinin satın alma alışkanlığına bağlıdır; bazı şirketler hizmet bedelini açıkça görmek ister, bazıları tek kalem fiyatla çalışmayı tercih eder.

Detaylı kural motoru, kuruma özel hizmet bedeli ve satış sonrası ücret kurallarını tanımlamaya izin verir; kurum kuralı acentenin genel kuralının yerine geçer, alt şirket ve şubeler miras alır. Benzer müşteriler için "diğer firmalara kopyala" özelliği aynı fiyat yapısını tek işlemde aktarır. Oranlar ve tutarlar acentenin ticari kararıdır; bu yazıda örnek oran vermiyoruz.

Pilot dönem satış görüşmesini nasıl kolaylaştırır?

Pilot dönem, müşterinin yeni kuralları risk almadan denemesini sağlar ve satış görüşmesindeki "personelimiz buna uyum sağlar mı" sorusunu veriye dayalı cevaplar. Kurumsal.pro'da seyahat politikası "Yalnız bilgilendir" modunda kurulduğunda hiçbir kural rezervasyonu engellemez veya onaya göndermez; ihlaller yalnız gösterilir ve raporlanır.

Pilot süresince personel her arama sonucunda kendisine uygulanan politika kararını görür, ancak satın alması engellenmez. Dönem sonunda politika uyumu raporu hangi kuralların en sık aşıldığını, tasarruf raporu ise seçilen seçenekle en uygun seçenek arasındaki farkı, yani kaçırılan tasarrufu gösterir. Bu tablo, müşteriyle kuralları birlikte netleştirmek ve politikayı "Uygula" moduna almak için somut bir başlangıç noktasıdır.

Portal başvuru formu yeni müşteri kazanımına nasıl yardım eder?

Acentenin kurumsal portalının açılış sayfasındaki başvuru formu, şirketlerin acenteye kendi başına başvurabildiği bir kanal açar. Form şirket adı, ad soyad, iş e-postası, telefon, unvan, not, ilgilenilen hizmetler ve KVKK onayını alır; başvuru acente panelindeki "Başvurular" listesine düşer. Böylece web sitesinden gelen ilgi, e-posta kutusunda kaybolmadan takip edilir.

Başvuru kuruma dönüştürülürken sihirbazın alanları formdaki bilgilerle önceden dolar; reddedilen başvuru için gerekçe girilmesi şarttır. Portal acentenin markası ve alan adıyla açıldığı için, acentenin web sitesinden veya satış sunumundan verilen bağlantı doğrudan bu forma götürür. White label kavramını ve maliyet kalemlerini white label ne demek yazısında anlattık; portalın kurulum ve marka ayrıntıları acenteler için kurumsal seyahat platformu sayfasındadır.

Seyahat acentesinde kağıtsız süreç nasıl kurulur?

Kağıtsız süreç, telefonla not alma, elle teklif hazırlama, kargoyla belge gönderme ve elle fatura yazma adımlarının dijital karşılıklarla değiştirilmesidir. Kurumsal satışta bu karşılıklar teklif PDF'i, e-postadan onay, PDF seyahat belgeleri, muhasebe belgesi hattı ve operasyon kuyruklarıdır. Her biri bir temas noktasını ve bir elle aktarımı ortadan kaldırır.

Eski düzende tipik bir kurumsal talep şöyle ilerlerdi: müşteri arar, not alınır, fiyat bakılır, müşteriye dönülür, onay beklenir, bilet kesilir, fatura elle hazırlanır ve gönderilir. Her adım bir temas noktası ve bir hata fırsatıdır. Dijital süreçte adımlar şöyle eşleşir:

Operasyon kuyrukları, eski yazımızdaki "iş takibi" ihtiyacının karşılığıdır: işler kuyruklarda görünür, kişiye atanır ve çözüldü olarak işaretlenir. Portaldan gelen iptal ve değişiklik talepleri de talep kaydı ve dosya notuyla bu kuyruklara düşer. Ödeme tarafında, acentenin izin verdiği durumda portal kartla ödemede 3D Secure kullanır, kart bilgisini saklamaz ve tek çekim yapar; ön ödemeli çalışan kurumlarda satın alma kurum cüzdanından yapılır.

Dijital altyapıya geçiş ne kadar sürer?

DIJI.TECH'in beyanına göre kurumsal portalın kurulumu ve teslimi ortalama 1 hafta, ek modül aktivasyonu 1 iş günü sürer. Kurulumu DIJI.TECH platform yöneticisi yapar; acente marka, alan adı, diller ve açılacak modüller için bilgi verir. Geçişin acenteye düşen kısmı veri ve süreç hazırlığıdır.

Veri tarafında kurumsal müşteri listesi Excel veya CSV ile acente paneline toplu aktarılır; her kurumun personeli ise firma yöneticisi tarafından portalda Excel ile en çok 5.000 satıra kadar yüklenebilir. Süreç tarafında hangi taleplerin portaldan, hangilerinin acente üzerinden yürüyeceği ve fiyat yapısı netleştirilir. Yazılım seçeneği kiralama veya kaynak kod olarak sunulur; fiyat yalnız kişiye özel teklifle verilir ve maliyet kalemleri kurumsal seyahat yazılımı fiyatları sayfasında anlatılır.

DIJI.TECH, 2019'dan beri 50+ markanın teknoloji ortağıdır. Kurumsal portalın ve acente panelinin müşteri kazanma sürecine nasıl oturduğunu görmek için demo talep edebilirsiniz.