SAP ve ERP ile Seyahat Yönetimi Entegrasyonu: Veri Akışı ve Gerçekçi Seçenekler

Şirketin omurgası olan ERP sistemi personeli, maliyetleri ve muhasebe kayıtlarını tutar; seyahat yönetimi ise bu kayıtlara her gün yeni harcama ekler. İki taraf birbirinden habersiz çalıştığında veri elle taşınır, bu da gecikme ve hata demektir. Bu yazı, iki sistem arasında hangi verinin akması gerektiğini, entegrasyon seçeneklerini ve Kurumsal.pro portalında bugün verinin hangi yollarla ERP'ye ulaştığını anlatır. Ürünün SAP veya ERP ile hazır bir entegrasyonu olmadığını baştan belirtelim.

Seyahat yönetimi ile ERP arasında hangi veriler akar?

Seyahat yönetimi ile ERP arasında üç veri grubu akar: personel kaydı (kim seyahat edebilir, hangi birimde), fatura ve muhasebe kaydı (harcama kime ve hangi hesaba yazılır) ve harcama raporu (hangi birim ne kadar harcadı). Bu üç akış doğru kurulduğunda seyahat verisi elle yeniden girilmez.

Her grup ayrı bir sistemde durduğunda ortaya çıkan bu soruna "veri adacıkları" denir: aynı bilgi birkaç kez girilir ve birbirini tutmayan kayıtlar oluşur.

ERP entegrasyonu neden önemlidir?

ERP entegrasyonunun değeri, aynı verinin bir kez üretilip her yerde aynı kalmasıdır. Seyahat faturası muhasebeye doğru cariyle gelir, harcama doğru birime yazılır, ayrılan çalışanın kaydı her iki sistemde birlikte kapanır. Entegrasyon yoksa bu eşleştirmeyi biri elle yapar ve hata ay sonunda ortaya çıkar.

En sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:

• Seyahat faturası muhasebeye geldiğinde hangi birime yazılacağı belirsizdir.
• Personel listesi iki sistemde farklı güncellenir; departman adları tutmaz.
• Finans ekibi ay kapanmadan toplam seyahat harcamasını göremez.
• Acenteden gelen döküm ile şirket kayıtları arasında mutabakat elle yapılır.

Bu sorunların bir kısmı tam entegrasyon olmadan da düzenli dosya aktarımı ve tutarlı fatura bilgisiyle çözülebilir.

SAP ve ERP entegrasyonu hangi yöntemlerle kurulur?

Seyahat ile ERP arasında veri; doğrudan API bağlantısı, standart bir dosya biçimiyle dönemsel aktarım ya da iki sistemin de bağlandığı bir ara katman üzerinden taşınır. SAP dünyasında seyahat ve masraf için ayrı bir ürün ailesi de vardır: SAP Concur kendini masraf, seyahat ve fatura çözümü olarak tanıtır.

Yöntem seçimi şu sorulara bağlıdır:

• ERP'niz dışarıdan veri alabilen hazır bir arayüz sunuyor mu?
• Aktarılacak kayıt hacmi ve sıklığı ne?
• Kayıtlar anlık mı gerekli, yoksa haftalık veya aylık yeterli mi?
• Kaynak sistemde masraf merkezi veya proje kodu gibi alanlar var mı?

Anlık entegrasyon her iki tarafta geliştirme ve bakım ister. Aylık kapanışla çalışan çoğu finans ekibi için düzenli ve tutarlı bir dosya akışı aynı işi görür.

Kurumsal.pro portalında SAP veya ERP entegrasyonu var mı?

Hayır. Kurumsal.pro portalında SAP ERP, SAP SuccessFactors, SAP Concur, Oracle, Microsoft Dynamics veya başka bir ERP ile hazır entegrasyon yoktur. Portalın API'si şirket sistemlerine açık değildir; webhook da yoktur. SSO ve Active Directory ile giriş de bulunmaz. Veri, acentenin muhasebe hattı ve portaldan alınan dosyalarla taşınır.

Portalda veri ERP'ye üç yoldan ulaşır: acentenin muhasebe hattından gelen fatura belgeleri, portaldan dışa aktarılan raporlar ve acentenin gönderdiği satış dökümü. Aşağıda her birini anlatıyoruz.

Kurumsal satışın faturası nasıl oluşur?

Kurumsal portalda yapılan satış, acentenin muhasebe belgesi hattından geçer. Fatura alıcısı her zaman kurumun fatura profilidir: rezervasyonda seçilen profil, yoksa kurumun varsayılan profili, o da yoksa kök şirketin varsayılan profili. Alıcı tüzel kişidir; unvan, vergi no ve dairesi, adres ve fatura e-postası profilden gelir.

Fatura profilleri şirket ve şube bazında tanımlanır ve e-Fatura veya e-Arşiv türünü taşır. Personel rezervasyon sırasında profil seçer; satış notu fatura notuna geçer. Gizli marj sözleşmesinde hizmet bedeli ayrı görünmez; satır fiyatına eklenir ve faturada kalemler tek satır olarak çıkar.

Acente tarafında belge üreten bağlantılar Paraşüt, Luca ve Logo Netsis'tir (e-Fatura / e-Arşiv). Arkman ise e-belge üretmeden cari hareketlerini ve bilet kayıtlarını taşır. Belgelerin GİB'e iletimi belge sağlayıcısı üzerinden yapılır; platformun kendisi entegratör değildir. Şirket bu faturaları kendi ERP'sine, diğer satıcı faturalarını aldığı e-belge kanalından alır. Ayrıntı için muhasebe entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.

SYS beslemesi kurumsal satışı nasıl aktarır?

SYS kullanan acentelerde kurumsal bağlamlı satış, SYS'de o kuruma şirket olarak faturalanır; kurumun muhasebe kodu cari kodu olarak kullanılır. Besleme uçuş, otel, tur, transfer, araç, villa, yat, aktivite, otobüs ve e-vize satışlarını kapsar; fiyat kırılımı net tutar, şirket hizmet bedeli ve acente komisyonu ile gizli markup olarak gider.

Bu, acentenin kendi muhasebesinde her kurumsal müşterinin ayrı bir cari olarak izlenmesini sağlar. İki tarafın kayıtlarını eşleştirmek için kurumun vergi numarası ile acentenin kuruma verdiği muhasebe (cari) kodu birlikte kullanılabilir. Ayrıntılar SYS muhasebe entegrasyonu sayfasında, acente tarafının genel muhasebe akışı ise seyahat acentesi muhasebe programı entegrasyonu yazısında anlatılır.

Portal raporları ERP'ye nasıl taşınır?

Portaldaki 11 raporun tamamı Excel, CSV veya PDF olarak dışa aktarılır ve aylık ya da haftalık olarak e-postayla zamanlanabilir. Satış dökümü raporu rezervasyon no, PNR, bilet no, güzergâh, otel, gece sayısı, cari, fatura no, ücret, hizmet bedeli, KDV ve toplam gibi kolonları ürüne göre içerir; bu dosya ERP'ye aktarım için uygun bir kaynaktır.

Raporlar ürün, şirket/şube, departman ve kişi kırılımı sunar. Masraf merkezi veya proje kodu kırılımı yoktur; bu eşleştirme şirketin muhasebesinde, departman ya da şube bilgisi üzerinden yapılır. Masraf merkezi kavramı için masraf merkezi sözlük maddesine bakabilirsiniz.

Acente panelinde ise kurum satış dökümü (kurum ve alt kurumlar, en çok 370 gün) haftalık veya aylık olarak kurumun muhasebe iletişim e-postasına gönderilebilir. Bu döküm markup ve komisyon göstermez ve iki taraf arasındaki mutabakatın temelidir.

Personel verisi ERP'den portala nasıl gelir?

Personel kaydı portala Excel şablonuyla toplu olarak yüklenir; tek dosyada en çok 5.000 satır kabul edilir ve yüklemeden önce doğrulama raporu üretilir. ERP veya İK sisteminden alınan güncel liste dönemsel olarak yeniden yüklendiğinde, aynı e-postayla kayıtlı kişiler güncellenir, yeni kişiler eklenir.

SCIM veya Active Directory eşitlemesi olmadığı için bu adım elle tetiklenir. Ayrılan bir çalışanın portal erişimini kapatmak da firma yöneticisinin elle yaptığı bir işlemdir. Ayrıntılar İK yazılımı ve seyahat yönetimi yazısında yer alır.

ERP entegrasyonu planlarken nelere dikkat edilmeli?

Entegrasyon kararından önce hangi verinin hangi sıklıkla gerektiğini netleştirmek, çoğu zaman anlık bir bağlantıya ihtiyaç olmadığını gösterir. Fatura, rapor ve personel akışı için ortak anahtarları (vergi no, kurum muhasebe kodu, iş e-postası) baştan sabitlemek mutabakatın en önemli adımıdır. Bu hazırlık, sonradan elle düzeltilecek kayıt sayısını en aza indirir.

Kısa bir kontrol listesi:

1. Seyahat faturalarının hangi fatura profiline ve hangi e-belge türüne kesileceğini belirleyin.
2. Şube ve departman adlarını ERP ile aynı yazımda tanımlayın.
3. Aylık Satış dökümü raporunu muhasebe ekibine zamanlayın.
4. Acenteden kurum satış dökümünün aynı dönemle gönderilmesini isteyin.
5. Personel listesinin ne sıklıkla yeniden yükleneceğini İK ile kararlaştırın.

Fatura ve ödeme akışının tamamı için kurumsal fatura ve ödeme yönetimi sayfasına bakabilirsiniz. Acenteniz Kurumsal.pro altyapısıyla portal sunuyorsa bu akışı demo üzerinden birlikte inceleyebilirsiniz.