Harcırah nedir, kimlere ödenir?

Harcırah, görev için bulunduğu yerden başka bir yere giden kişiye yol masrafı, gündelik ve benzeri giderler karşılığında yapılan ödemedir. Günlük dilde "yolluk" ya da "gündelik" kelimeleriyle de anılır; İngilizcedeki yakın karşılığı "per diem"dir. Türkiye'de kamu personeline ödenen harcırah ayrı bir kanunla düzenlenir, özel sektördeki iş seyahati ödemeleri ise vergi mevzuatı açısından değerlendirilir.

Bu madde yalnızca terimin tanımını verir. Kurumsal.pro harcırah, gündelik, yolluk veya iş avansı hesaplamaz; bu özellik üründe yoktur.

6245 sayılı Harcırah Kanunu harcırahı nasıl tanımlar?

6245 sayılı Harcırah Kanunu (kabul tarihi 10 Şubat 1954, Resmî Gazete 18 Şubat 1954, sayı 8637) harcırahı, Kanuna göre ödenmesi gereken yol masrafı, gündelik, aile masrafı ve yer değiştirme masrafından birini, birkaçını veya tamamını kapsayan ödeme olarak tanımlar (madde 3). Kanunun 5. maddesi de harcırahın bu dört unsurdan oluştuğunu belirtir.

Kanunun 1. maddesi kapsamı kamu kurumlarıyla sınırlar: genel, katma (mülhak) ve özel bütçeli idareler (köy bütçeleri hariç) ile bunlara bağlı sermayeli kuruluşlar, özel kanunla kurulmuş belirli banka ve teşekküller ile bunların sermayesinin yarısından fazlasına sahip olduğu kuruluşlar. Kanun birçok kez değiştirilmiştir; uygulamada her zaman güncel konsolide metin esas alınmalıdır.

Özel sektörde harcırah nasıl değerlendirilir?

Özel sektördeki şirketler 6245 sayılı Kanun'un kapsamında değildir; çalışana iş seyahati için yapılan ödemelerin vergisel durumu 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu'nun 24. maddesine göre değerlendirilir. Madde, gider karşılığı ödemeleri gelir vergisinden istisna eder ve iki durumu ayırır:

• Harcırah Kanunu'na tabi kurumların harcırah veya yolluk olarak yaptığı ödemeler istisnadır (bent 1).
• Kanun kapsamı dışındaki kuruluşların hizmet erbabına verdiği gerçek yol giderlerinin tamamı ile yemek ve yatma giderlerine karşılık verilen gündelikler istisnadır; ancak gündelik, aynı aylık seviyesindeki Devlet memurlarına verilen gündelikten fazlaysa veya Devletçe verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşarsa aradaki fark ücret olarak vergilendirilir (bent 2).

Bu yüzden özel sektörde gündelik tutarı belirlenirken kamu gündelik tutarları referans olarak izlenir. Tutarlar dönemsel olarak değiştiği için burada rakam verilmez; güncel değerler resmi kaynaklardan ve şirketin mali müşavirinden teyit edilmelidir. Yurt dışı harcırahın hesaplanma mantığı yurt dışı iş seyahatlerinde harcırah hesaplama yazısında ayrıntılı anlatılır.

Harcırah ile seyahat rezervasyonu arasındaki fark nedir?

Harcırah çalışana yapılan bir ödemedir; seyahat rezervasyonu ise uçak bileti, otel ve diğer hizmetlerin satın alınmasıdır. Şirket bileti ve oteli doğrudan satın aldığında, çalışana ayrıca gündelik ödenip ödenmeyeceği ve tutarı şirketin kendi politikasına bağlıdır; vergisel durumu GVK md. 24 çerçevesinde ayrıca değerlendirilir. İki süreç farklı ekipler ve farklı belgelerle yürür: rezervasyon fatura ile, harcırah ise bordro veya masraf kaydıyla izlenir.

Kurumsal.pro harcırah hesaplar mı?

Hayır. Kurumsal.pro harcırah, gündelik, yolluk veya iş avansı hesaplamaz ve ödemez; masraf, fiş toplama veya masraf merkezi modülü de yoktur. Portalın karşıladığı taraf seyahat rezervasyonudur:

• Seyahat politikası gecelik otel limitini (şehir bazlı), kişi başı ve seyahat toplamı tutar limitlerini tanımlar; bu limitler rezervasyonun fiyatını sınırlar, çalışana yapılacak ödemeyi değil.
• Seyahat bütçesi departman, şirket veya şube için dönemlik rezervasyon harcamasını izler.
• Rezervasyon belgeleri (e-bilet, voucher, fatura) ve satış dökümü, muhasebenin seyahat giderini kayda almasına yardım eder.

Seyahat yönetimi ile masraf yönetimi arasındaki farkın ayrıntısı seyahat ve masraf yönetimi yazısında, masraf merkezi kavramı masraf merkezi maddesinde anlatılır.