Bütçe taahhüdü nedir?

Bütçe taahhüdü, onaya gönderilmiş ya da onaylanmış ama henüz satın alınmamış bir seyahat tutarının bütçeden önceden ayrılmasıdır. Muhasebede "encumbrance" ya da "commitment" olarak bilinen bu yöntem, kalan bütçenin yalnız ödenmiş harcamalara göre değil, yolda olan taleplere göre de hesaplanmasını sağlar. Böylece aynı anda onaya giden talepler bütçeyi fark edilmeden aşamaz.

Bütçe taahhüdü nasıl çalışır?

Bütçe taahhüdü, bir talep onaya gittiği anda tutarının bütçede "ayrılmış" olarak işaretlenmesiyle çalışır. Bu tutar henüz harcanmamıştır ama başka bir talep için de kullanılamaz. Talebin sonucu belli olunca taahhüt ya gerçekleşen harcamaya dönüşür ya da bütçeye geri bırakılır.

Bütçe bu yüzden üç parçada izlenir:

• Gerçekleşen: Satın alınmış seyahatlerin tutarı.
• Taahhüt: Onay sürecindeki, henüz satın alınmamış taleplerin tutarı.
• Kalan: Bütçe tavanı − gerçekleşen − taahhüt.

Hesap örneği

Bir departmanın çeyreklik seyahat bütçesi 100.000 birim olsun. Çeyreğin ortasında 40.000 birimlik seyahat satın alınmış, toplamı 25.000 birim olan iki talep de onay bekliyor. Taahhüt hesaba katılmazsa kalan bütçe 60.000 birim görünür. Taahhüt düşüldüğünde gerçek kalan 35.000 birimdir.

Bu sırada 45.000 birimlik yeni bir talep gelirse, taahhüt gözetilmeyen bir sistemde talep bütçeye sığıyor gibi görünür ve onaylanabilir. Bekleyen talepler de onaylandığında departman bütçeyi aşmış olur. Taahhüt, bu aşımı onay anında görünür kılar.

Taahhüt hangi olaylarla değişir?

Taahhüt, talebin yaşam döngüsündeki her olayla güncellenir. Onaya gönderimle oluşur, satın almayla gerçekleşene geçer; ret, süre dolumu veya iptalle serbest kalır. Satın alınmış bir seyahatin iadesi ise gerçekleşen harcamayı azaltarak bütçeye geri döner.

Taahhüt ile tahmini bütçe farkı

Taahhüt, gerçek bir talebe bağlı tutardır; tahmini bütçe ise henüz talebi olmayan planlanmış harcamadır. Yıl başında "bu çeyrekte üç fuar katılımı" diye ayrılan pay bir plandır. O fuar için bir uçuş ve otel talebi onaya gönderildiğinde, tutar plandan çıkıp taahhüde dönüşür. Planlama ile taahhüdü ayrı tutmak, bütçe raporunun hem beklentiyi hem de kesinleşmeye yakın harcamayı göstermesini sağlar.

Bütçe taahhüdünde sık yapılan hatalar

Taahhüt mantığı doğru kurulmadığında bütçe raporu ya gereğinden fazla ya da gereğinden az harcama gösterir. Sık görülen hatalar şunlardır:

• Serbest kalmayan taahhüt: Reddedilen veya süresi dolan talebin tutarının bütçede ayrılmış olarak kalması.
• Çift sayım: Satın alınan talebin hem taahhüt hem gerçekleşen olarak görünmesi.
• İadenin unutulması: İptal edilen seyahatin iadesinin bütçeye geri yazılmaması.
• Dönem karışıklığı: Seyahat tarihi ile satın alma tarihinin farklı dönemlere düşmesinde kuralın belirsiz olması.

Bu hataların ortak çözümü, taahhüdün elle değil talebin durumuna bağlı olarak otomatik güncellenmesidir.

Kurumsal.pro'da bütçe taahhüdü

Acentenizin kurumsal müşterilerine sunduğu Kurumsal.pro portalında bütçe, departman, şirket veya şube için ay, çeyrek ya da mali yıl dönemiyle tanımlanır; tüm ürünlere veya seçili ürünlere uygulanabilir. Bütçe defteri taahhüt mantığıyla çalışır.

• Onaya giden tutar taahhüt olarak düşer; ret, süre dolumu ve iptalde serbest kalır.
• Satın almada taahhüt gerçekleşen harcamaya döner; iade bütçeye geri döner.
• Onay detayında ilgili bütçenin planlanan, gerçekleşen, taahhüt ve kalan tutarları onaycının önüne gelir.
• Bütçe kontrolü gönderimde yapılır; aşımda bilgilendir, gerekçe iste, onaya gönder veya engelle işlemlerinden biri uygulanır.
• Yönetici panosunda bütçe kullanımı çubuklarla görünür; bütçe raporu dışa aktarılabilir.
• Bütçeler arşivlenebilir, silinmez. Bütçe para birimi TRY'dir.

Bütçe tanımı ve aşım işlemleri için seyahat bütçesi yönetimi sayfasına, bütçeyi baştan kurmak için seyahat bütçesi oluşturma yazısına bakabilirsiniz.