İş seyahatinde tasarruf ipuçları: kaliteden ödün vermeden daha akıllı planlama

İş seyahatinde kaliteden ödün vermeden tasarruf etmenin yolu, daha ucuz otel ya da daha yorucu uçuş seçmek değil; erken rezervasyon yapmak, esnek tarihleri karşılaştırmak, ihtiyaca uygun fiyat paketini seçmek ve otelde konumla fiyatı birlikte değerlendirmektir. Bu yazı, yolcunun ve seyahati planlayan kişinin rezervasyon anında uygulayabileceği yöntemleri toplar. Şirket tarafındaki politika, bütçe ve rapor konuları kurumsal seyahat maliyetleri yazımızda ayrıca ele alınır.

Kaliteden ödün vermeden tasarruf mümkün mü?

Mümkün; çünkü maliyetin önemli bir kısmı kalitenin değil zamanlamanın ve seçim alışkanlıklarının sonucudur. Aynı uçuş, aynı kabin ve aynı otel farklı gün ve paketlerle farklı fiyatlarla satılabilir.

Eski yazımızın temel mesajı bugün de geçerli: personeli sürekli en kötü saatteki uçuşa ya da şehrin dışındaki otele yönlendirmek kısa vadede fatura tutarını düşürse de yorgunluk, kaybedilen çalışma saati ve memnuniyetsizlik olarak geri döner. Gerçek tasarruf, seyahatin amacını bozmadan aynı ihtiyacı daha uygun koşulla karşılamaktır.

Görünmeyen kalemler de hesaba katılmalıdır. Bagaj ücreti, iptal cezası, değişiklik farkı ve havalimanı ile otel arasındaki ulaşım, bilet ve konaklama tutarının yanında toplam maliyeti belirgin biçimde artırabilir.

Erken rezervasyon neden fark yaratır?

Seyahat tarihine yaklaştıkça uçuşlarda uygun fiyatlı sınıflar dolar ve otel müsaitliği daralır; bu yüzden tarih kesinleştiği anda rezervasyon yapmak çoğu zaman en kolay tasarruf yöntemidir. Erken davranmak, aynı kalitede daha fazla seçenek görmeyi sağlar.

Erken rezervasyonu kişisel disipline bırakmamak için kural hâline getirmek mümkündür. Kurumsal.pro portalında acentenizin kurumsal müşterisi, seyahat politikasına "satın alma öncesi en az gün" kuralı ekleyebilir. Kural; tüm ürünlere ya da yalnız seçilen ürüne uygulanır ve sonucu "engelle", "onaya gönder" veya "yalnız bilgilendir" olarak ayarlanır. Böylece son dakika rezervasyonu tamamen yasaklanmaz ama görünür hâle gelir.

Esnek tarihler fiyat takvimiyle nasıl karşılaştırılır?

Toplantı tarihi bir iki gün oynayabiliyorsa, uçuşu bir gün önce veya sonra almak fiyatı değiştirebilir. Bunu görmenin pratik yolu tarihleri tek tek aramak yerine fiyat takvimine bakmaktır.

Kurumsal portalın uçak aramasında 6 aylık fiyat takvimi bulunur; takvim, kiracının arama istatistiklerinden beslenir ve hangi günlerin görece uygun olduğunu gösterir. Arama sonucundaki önceki gün ve sonraki gün düğmeleri de komşu tarihleri tek tıkla açar. Sonuçlar fiyata, süreye veya kalkış saatine göre sıralanabilir; fiyat histogramı ve kalkış saati filtresi, makul saatteki uygun uçuşu bulmayı kolaylaştırır.

İade edilemez bilet mi, esnek fiyat paketi mi?

Planı kesin olan seyahatte iade edilemez paket uygun olabilir; planı belirsiz seyahatte iade veya değişiklik hakkı tanıyan paket toplamda daha ekonomik çıkabilir. Doğru seçim, paketin fiyatını değil, plan değişirse ortaya çıkacak toplam maliyeti karşılaştırarak yapılır.

Havayolları aynı uçuşu farklı fiyat paketleriyle (branded fare) satar. Paketler bagaj hakkı, iade ve değişiklik kuralı bakımından ayrışır. Kurumsal portalda uçuş seçildiğinde paketler, bagaj hakkı, iade/değişiklik kuralı ve paketler arası fark fiyatıyla birlikte listelenir; seçilen paketin bagaj hakları sepet satırında da görünür. "İade edilebilir" filtresi ise yalnız esnek seçenekleri göstermeye yarar. Kavramın kısa tanımı için fiyat paketi sözlük maddesine bakabilirsiniz.

Bagaj, koltuk ve yemek ihtiyacı fiyatı nasıl etkiler?

Bagajsız paket ilk bakışta ucuz görünür, ama yolcunun bavulu varsa ek bagajla birlikte toplam tutar bagajlı paketi geçebilir. Bu yüzden karşılaştırma her zaman ihtiyaç duyulan hizmetlerle birlikte yapılmalıdır.

Kurumsal portalda arama sonucunda "bagajlı" filtresi vardır ve havayolunun sunduğu ek hizmetler (koltuk haritasından koltuk seçimi, ek bagaj ve yemek seçimi) rezervasyona eklenebilir. Ek hizmetler sepete ve onay akışına dahil olduğu için, onaycı da yolcunun seçtiği paketi ve eklediği hizmetleri birlikte görür. Pratik kural şudur: uzun yolculukta koltuk ve bagajı baştan planlamak, havalimanında son anda yapılan değişikliklerden daha öngörülebilir bir maliyet sağlar.

Farklı havayolu kombinasyonlarında risk nedir?

Gidişi bir havayoluyla, dönüşü başka bir havayoluyla almak fiyat avantajı sağlayabilir; ancak bu, iki ayrı bilet demektir. Bir uçuş iptal olur veya saati değişirse diğer bilet buna göre uyarlanmaz ve iade ile değişiklik kuralları her bilete ayrı uygulanır.

Kurumsal portal, seçilen bacaklar farklı havayollarındaysa bu durumu arama sonucunda ve sepette açık bir uyarıyla gösterir. Böylece yolcu ucuz kombinasyonu bilerek seçer. Aynı mantık alternatif havalimanları için de geçerlidir: büyük şehirlerde ikinci havalimanı daha uygun uçuş sunabilir, ama ulaşım süresi ve maliyeti hesaba katılmadan yapılan seçim tasarrufu yok edebilir.

Otel seçerken konum ve gecelik limit nasıl dengelenir?

Otelde tasarrufun ilk adımı yıldızı düşürmek değil, konumu doğru seçmektir. Toplantı yerine yakın, iptal koşulu uygun bir otel; ucuz ama uzak bir otelde harcanan ulaşım süresinden ve maliyetinden çoğu zaman daha ekonomiktir.

Kurumsal portalın otel aramasında harita önizlemesi ve tam ekran harita, konum ağacı, gecelik fiyat, yıldız, pansiyon ve ücretsiz iptal filtreleri birlikte kullanılır. "Anında onay / sor-sat" filtresi, rezervasyonun hemen kesinleşip kesinleşmeyeceğini baştan gösterir. Otel detayında her oda için ayrı politika kararı, iptal koşulları ve otelde ödenecek vergiler görünür; bu son kalem, giriş sırasında karşılaşılan sürprizleri azaltır.

Şirket tarafında şehir bazlı gecelik limit tanımlanabilir: büyük şehirler için ayrı tutar, "diğer şehirler" için genel bir tutar. Böylece yolcu her şehirde aynı tavanla karşılaşmaz: pahalı bir şehirdeki makul otel politika dışı görünmez, ucuz bir şehirde gereğinden pahalı bir seçim ise politika dışı olarak işaretlenir. Ayrıntılar kurumsal otel rezervasyonu sayfasında yer alır.

Şirket politikası bu ipuçlarını nasıl destekler?

İpuçlarının kalıcı etkisi, politikaya dönüştüğünde ortaya çıkar. Kurumsal portalda arama sonuçlarının her satırında yolcuya uygulanan politika kararı görünür: politika içi, politika dışı (nedeniyle) veya engellendi.

Tasarrufu doğrudan destekleyen kurallar şunlardır:

• En uygundan en fazla yüzde fark: Seçilen seçenek, şirketin tanımladığı "en uygun seçenekten" belirlenen oranın üzerinde pahalıysa kural devreye girer. "En uygun seçenek" tanımı (kalkış saati aralığı, aktarma sayısı, aynı kabin, bagaj dahil) şirket tarafından ayarlanır.
• Kabin kuralları: En üst kabin ve uzun uçuşta izinli kabin, süre eşiğine göre ayrı tanımlanır.
• Gerekçe: Politika dışı seçimde şirketin ayarına göre gerekçe istenir; onaycı nedeni görür ve onay akışında alternatif seçimi açıksa daha uygun bir seçenekle onay verebilir.

Politikanın bütününü seyahat politikası yönetimi sayfasında anlattık. Uçuş aramasındaki filtreler ve fiyat paketleri için kurumsal uçak bileti sayfasına bakabilirsiniz.

Tasarrufun sonucu nasıl ölçülür?

Tasarruf, tahminle değil rezervasyon verisiyle ölçülür. Kurumsal portalın tasarruf raporu gerçekleşen tasarrufu, kaçırılan tasarrufu (seçilen ile en uygun seçenek arasındaki fark), en uygunu seçme oranını ve onaycının alternatif seçimiyle sağlanan tasarrufu gösterir.

Bu yazıda bilinçli olarak yüzde veya tutar vaadi vermiyoruz; sonuç her şirketin rotasına, seyahat sıklığına ve politika ayarına göre değişir. Yolcu tarafında bu yöntemlerin günlük kullanımını görmek için kurumsal rezervasyon portalı sayfasına göz atabilir, kurumsal müşterilerinize bu araçları kendi markanızla nasıl açabileceğinizi görmek için DIJI.TECH demo sayfasından bir tanıtım planlayabilirsiniz.