Yurt dışı iş seyahatlerinde en çok kafa karıştıran konu, kuşkusuz "harcırah" (per diem) hesaplamalarıdır. Her ülkenin, hatta bazen her şehrin farklı bir yaşam standardı ve maliyeti vardır. Buna ek olarak, devletin belirlediği vergi muafiyet sınırları (vergiden düşülebilen günlük tutar) da sürekli değişir. Excel tablolarında yapılan manuel hesaplamalar, hem zaman kaybına hem de mali hatalara açıktır. Kurumsal.pro Harcırah Modülü, tüm bu karmaşık formülleri otomatikleştirir.
Harcırah Hesaplamanın Zorlukları
Manuel bir harcırah hesaplamasında dikkate alınması gereken onlarca değişken vardır:
- Ülke/Şehir Farklılıkları: Almanya'nın harcırahı ile Çin'in harcırahı farklıdır. Hatta Almanya içinde Münih ile küçük bir kasaba bile farklı olabilir.
- Süre Hesabı: Seyahatin başladığı saat ile bittiği saat arasındaki süre (tam gün, yarım gün, çeyrek gün) doğru hesaplanmalıdır.
- Yemek Kesintisi: Otel kahvaltı dahilse veya uçakta yemek verildiyse, harcırahtan ne kadar kesinti yapılacağı bir tartışma konusudur.
Otomatik Güncellenen Veriler
Kurumsal.pro, Resmi Gazete'de yayınlanan yıllık harcırah tutarlarını ve vergi muafiyet sınırlarını sistemine otomatik olarak entegre eder. Sizin bir şey takip etmenize gerek kalmaz.
Kurumsal.pro Harcırah Modülü Nasıl Çalışır?
1. Seyahat Tanımlama
Çalışan sisteme seyahat tarihlerini ve gidilecek ülkeleri girer. Sistem, uçuş saatlerine göre süreyi otomatik hesaplar.
2. Tutar Hesaplama
Sistem, gidilen ülkenin günlük harcırah tutarını (örn: 180 Euro) baz alarak toplam hak edişi hesaplar. Varsa yemek kesintilerini otomatik düşer.
3. Onay ve Ödeme
Hesaplanan tutar yöneticinin onayına sunulur. Onaylandığı anda muhasebeye ödeme emri olarak iletilir.
4. Vergi Muafiyeti
Sistem, ödenen harcırahın ne kadarının vergiden muaf olduğunu otomatik hesaplar ve muhasebe kaydını buna göre oluşturur.
Sık Sorulan Sorular
Hafta sonları harcıraha dahil mi?
Eğer seyahat hafta sonunu da kapsıyorsa ve personel iş nedeniyle oradaysa, evet, hafta sonu günleri de harcırah hesabına dahil edilir.
Fatura ibraz etmek gerekir mi?
Harcırah (gündelik), yeme-içme ve ufak harcamalar için verilir ve fatura ibrazı gerektirmez. Ancak konaklama ve ulaşım giderleri için fatura şarttır.
Avans talebi yapılabilir mi?
Evet. Sistem üzerinden seyahat öncesi tahmini harcırah tutarı kadar avans talep edilebilir. Seyahat dönüşü kesin hesaplama ile mahsuplaşma yapılır.