Peter Drucker'ın ünlü sözü: "Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz." Seyahat harcamaları, birçok şirkette "genel giderler" havuzunun içinde kaybolur. Ancak bu kalemi detaylı analiz ettiğinizde, %20'ye varan tasarruf fırsatları olduğunu göreceksiniz. Peki, üst yönetime sunulacak etkili bir seyahat raporu nasıl olmalıdır? Hangi metrikler (KPI) gerçekten önemlidir? Kurumsal.pro Raporlama Modülü'nden alınan verilerle hazırlanmış örnek bir şablon üzerinden gidelim.
1. Toplam Harcama ve Bütçe Sapması
Raporun ilk satırı net olmalıdır: "Bu dönem ne kadar harcadık ve bütçemize göre neredeyiz?"
- Toplam Harcama: Geçen yılın aynı dönemine göre değişim oranı (YoY %).
- Bütçe Kullanımı: Yıllık seyahat bütçesinin ne kadarı tüketildi?
- Kişi Başı Ortalama Maliyet: Toplam harcama / Seyahat eden personel sayısı.
2. Ortalama Bilet Fiyatı (ATP - Average Ticket Price)
En önemli performans göstergelerinden biridir. Eğer ATP'niz sektör ortalamasının üzerindeyse, satın alma alışkanlıklarınızda bir sorun var demektir.
Analiz İpucu
En sık uçtuğunuz 5 parkur için (örn: İstanbul-Londra) ortalama bilet fiyatınızı çıkarın ve bunu piyasa fiyatlarıyla kıyaslayın.
3. Erken Rezervasyon Oranı (Advance Booking)
Tasarrufun en kolay yolu erken alımdır. Raporunuzda mutlaka şu veri olmalı:
- 0-3 gün kala alınan bilet oranı (Kırmızı Alarm!)
- 4-13 gün kala alınan bilet oranı
- 14+ gün kala alınan bilet oranı (İdeal)
Eğer 0-3 gün oranı %20'nin üzerindeyse, şirket içi planlama süreçlerinde bir aksaklık var demektir.
4. Online Benimseme Oranı (Online Adoption Rate)
Dijital dönüşümün başarısını ölçen metriktir. Rezervasyonların yüzde kaçı personel tarafından online sistemden (Self-Booking), yüzde kaçı acente aranarak (Offline) yapıldı? Online oran ne kadar yüksekse, operasyonel maliyet ve servis bedeli o kadar düşüktür.
Politika Uyumu
Şirket kurallarına uygun yapılan rezervasyonların oranı. %90'ın altı, politikanın gözden geçirilmesi gerektiğini gösterir.
Kayıp Tasarruf (Missed Savings)
Personel sistemin önerdiği en ucuz bileti seçmek yerine daha pahalı bir seçeneği tercih ettiyse, aradaki fark "kaçırılan tasarruf"tur.
5. Tedarikçi Dağılımı
Harcamalarınızın hangi havayollarına ve otel zincirlerine gittiğini görmek, bir sonraki yıl yapılacak kurumsal anlaşmalar için elinizi güçlendirir. "Size yılda 500.000 TL ciro yapıyoruz, özel indirim istiyoruz" diyebilmek için bu veriye ihtiyacınız var.
Sık Sorulan Sorular
Bu raporları hazırlamak ne kadar sürer?
Manuel olarak hazırlamak günler sürer. Ancak Kurumsal.pro Raporlama Modülü ile bu raporları tek tıkla, saniyeler içinde oluşturabilir ve Excel/PDF olarak indirebilirsiniz.
Raporlar otomatik gönderilebilir mi?
Evet. "Aylık Yönetim Raporu" şablonunu bir kez oluşturup zamanlayabilirsiniz. Her ayın 1'inde sistem otomatik olarak CFO ve Genel Müdüre e-posta atar.
Karbon ayak izi raporu alabilir miyiz?
Evet. Sürdürülebilirlik hedefleriniz için, uçuşlarınızdan kaynaklanan CO2 emisyonlarını hesaplayan özel bir raporumuz mevcuttur.