Bir şirket büyüdükçe, çalışanların iş seyahatlerini kontrol etmek zorlaşır. "Kimin onayıyla gidiliyor?", "Bu harcama bütçeye uygun mu?", "Neden bu kadar pahalı bir otel seçildi?" gibi sorular, yöneticilerin ve finans departmanlarının kabusu haline gelir. E-postalarla veya WhatsApp gruplarıyla yürütülen onay süreçleri, izlenemez ve denetlenemez bir yapı oluşturur. Kurumsal.pro, şirketinizin organizasyon yapısını dijital ortama aktararak, şeffaf, hızlı ve denetlenebilir bir seyahat yönetim sistemi kurmanızı sağlar.
Onay Süreçlerindeki Gizli Maliyetler ve Riskler
Manuel yürütülen süreçlerde, onayın gecikmesi doğrudan maliyet artışına neden olur. Bir personel sabah 1000 TL'ye bulduğu uçak biletini yöneticisine iletir. Yönetici toplantıdadır ve e-postayı akşam görür. Onay verdiğinde bilet fiyatı 1500 TL olmuştur veya yer kalmamıştır. Bu "karar verme gecikmesi maliyeti", toplam seyahat bütçesinin %10-15'ini oluşturabilir.
Ayrıca, onay zincirinin belirsizliği (kimin kime onay vereceği), yetkisiz harcamalara ve şirket politikalarının ihlaline zemin hazırlar.
Manuel Sürecin Zararı: %20 Daha Fazla Harcama
Yapılan araştırmalar, entegre bir seyahat yönetim politikası ve otomatik onay mekanizması olmayan şirketlerin, olması gerekenden %20 daha fazla seyahat harcaması yaptığını gösteriyor. Excel tabloları arasında kaybolan veriler, ay sonunda sürpriz faturalar olarak karşınıza çıkıyor.
Kurumsal.pro ile Dijital Onay Hiyerarşisi Nasıl Kurulur?
Sistemimiz, şirketinizi departmanlara, şubelere ve ekiplere ayırmanıza olanak tanır. Her birim için farklı onaylayıcılar ve kurallar tanımlayabilirsiniz.
Departman Bazlı Yapı
Satış ekibinin onay yöneticisi Satış Direktörü iken, İK ekibinin onay yöneticisi İK Müdürü olabilir. Her departman kendi iç dinamiklerine göre yönetilir.
Tutar Bazlı Kural
"5000 TL altındaki harcamalar onaysız geçsin, 5000-10000 TL arası departman yöneticisine düşsün, 10000 TL üzeri Genel Müdüre gitsin" gibi akıllı kurallar tanımlayabilirsiniz.
Mobil Onay
Yöneticiler ofiste olmasalar bile, cep telefonlarına gelen bildirimle (Push Notification) talebi saniyeler içinde onaylayabilir veya reddedebilirler.
Politika İhlal Uyarısı
Çalışan şirket politikasının dışında bir seçim yaparsa (örn: Business Class), sistem otomatik olarak uyarır ve bu talebi "Kural Dışı" olarak işaretleyip özel onaya gönderir.
Onay Zinciri Nasıl İşler?
- Talep Oluşturma: Çalışan sisteme girer, uçak/otel/araç seçeneklerini belirler ve "Onaya Gönder" der.
- Otomatik Kontrol: Sistem, talebin bütçe ve politika kurallarına uygunluğunu kontrol eder.
- Yönetici Bildirimi: İlgili yöneticiye e-posta ve mobil bildirim gider. Yönetici talebin detaylarını, fiyatını ve alternatiflerini görür.
- Karar: Yönetici "Onayla" veya "Reddet" (gerekçesiyle) butonuna basar. Gerekirse "Revize Et" diyerek çalışana geri gönderebilir.
- Biletleme: Onay verildiği an, sistem otomatik olarak bileti keser (Auto-Ticketing) ve ilgili kişilere iletir.
Sık Sorulan Sorular
Yönetici onay vermezse ne olur?
Sisteme "Zaman Aşımı" (Timeout) kuralı koyabilirsiniz. Belirli bir süre (örn: 4 saat) içinde onaylanmayan talepler otomatik olarak iptal edilir veya bir üst yöneticiye yönlendirilir (Eskalasyon).
Acil durumlarda onaysız işlem yapılabilir mi?
Evet. "Acil Durum Modu" veya belirli yetkiye sahip kullanıcılar (örn: C-Level) için "Onaysız İşlem" yetkisi tanımlanabilir. Bu işlemler daha sonra raporlanır.
Birden fazla yönetici onayı gerekirse ne yapılır?
Sistemimiz "Sıralı Onay" (Sequential Approval) destekler. Önce Departman Müdürü, sonra Finans Müdürü, en son Genel Müdür onaylayacak şekilde çok katmanlı zincirler kurabilirsiniz.