Bir şirketin en karmaşık ve en çok zaman alan operasyonlarından biri, personel seyahat masraflarının takibidir. Çalışanlar seyahatten döner, ceplerinden buruşmuş taksi fişleri, yemek faturaları ve otel makbuzları çıkarır. Sonra bunları Excel'e girmek, form doldurmak ve muhasebeye teslim etmek için saatler harcarlar. Muhasebe ise bu fişleri tek tek kontrol eder, sisteme işler ve ödeme yapar. Bu manuel süreç, hem çalışan motivasyonunu düşürür hem de şirkete ciddi bir operasyonel yük bindirir. Kurumsal.pro ile bu süreci tamamen dijitalleştirin.
Geleneksel Yöntemin (Manuel Takip) Riskleri
- Kayıp Belge Riski: Fişlerin kaybolması veya silinmesi durumunda, şirket bu gideri vergiden düşemez ve maliyet artar.
- Hatalı Veri Girişi: Elle yapılan girişlerde rakam hataları (100 yerine 1000 yazmak vb.) sıkça yaşanır.
- Geç Raporlama: Masraflar haftalar sonra muhasebeleştiği için, şirket yönetimi anlık nakit akışını doğru göremez.
Harcama Anında Kayıt
Kurumsal.pro ile seyahat harcaması "yapıldığı anda" sisteme ve muhasebeye kaydolur. Uçak bileti alındığında veya otele giriş yapıldığında fatura otomatik oluşur. Ay sonunda form doldurmaya gerek kalmaz.
Dijital Dönüşümün Adımları
Merkezi Fatura Yönetimi
Tüm seyahat hizmetleri (uçak, otel, transfer) için tek bir hizmet sağlayıcı (Kurumsal.pro) üzerinden fatura alırsınız. Yüzlerce küçük fiş yerine, düzenli ve toplu faturalar işlersiniz.
ERP/Muhasebe Entegrasyonu
Logo, Netsis, SAP gibi ERP sistemlerinize entegre olarak, faturaların otomatik muhasebeleşmesini sağlarız. Masraf merkezi (Cost Center) bazında kırılımlar otomatik yapılır.
Zaman Tasarrufu
Çalışanlarınız masraf formu doldurmak yerine işlerine odaklanır. Muhasebe ekibiniz veri girişi yerine finansal analize zaman ayırır.
Hatasız Kayıt
Sistemden otomatik gelen veriler %100 doğrudur. KDV oranları, tevkifatlar ve toplam tutarlar hatasız olarak işlenir.
Sık Sorulan Sorular
Sadece uçak ve otel mi? Diğer masraflar ne olacak?
Kurumsal.pro üzerinden yapılan tüm işlemler (uçak, otel, transfer, araç kiralama) otomatik işlenir. Harici masraflar (taksi, yemek vb.) için mobil uygulamamız üzerinden fiş fotoğrafı çekerek sisteme yükleme özelliği mevcuttur.
E-fatura mükellefiyiz, sistem buna uygun mu?
Evet. Sistemimiz Türkiye'deki e-fatura standartlarına tam uyumludur. Faturalarınız UBL-TR formatında, e-arşiv veya e-fatura olarak otomatik düzenlenir.
Masraf onay süreci nasıl işliyor?
Harcama yapılmadan önce "Satın Alma Onayı", yapıldıktan sonra ise "Masraf Onayı" kurgulayabilirsiniz. Yöneticiler mobil uygulama üzerinden tek tıkla onay verebilir.