Şirketler genellikle çalışanlarına güvenir, ancak "Güven kontrole mani değildir." Seyahat giderleri, nakit akışının yoğun olduğu ve denetimin zor olduğu alanlardan biridir. Manuel süreçlerde, kötü niyetli olmasa bile dikkatsizlik veya sistem açıkları nedeniyle şirket kaynakları boşa harcanabilir. İptal edilen biletin iadesini şahsi hesabına alanlar, iş seyahatini hafta sonu tatiliyle birleştirip tüm masrafı şirkete fatura edenler... Kurumsal.pro'nun dijital denetim araçları ile bu suiistimalleri önlemek ve şeffaf bir yapı kurmak mümkündür.
Görünmeyen Kaçaklar: En Sık Karşılaşılan Suiistimal Türleri
Manuel takip edilen sistemlerde, aşağıdaki durumlar genellikle gözden kaçar ve şirkete ciddi maliyetler yükler:
- İade Manipülasyonu: Çalışan, şirketin kredi kartıyla esnek bir bilet alır. Faturayı muhasebeye verir. Sonra bileti iptal edip, iade tutarını kendi şahsi kredi kartına veya hediye çekine (voucher) dönüştürür.
- Kişisel Harcamaların Dahil Edilmesi: Otel faturasına mini bar, spa veya kişisel yemek harcamalarının dahil edilmesi ve "konaklama bedeli" gibi gösterilmesi.
- Arkadaş/Aile Seyahati: İş seyahatine eşini veya arkadaşını götürüp, çift kişilik oda farkını şirkete ödetmek.
Dijital Ayak İzi ile Tam Kontrol
Kurumsal.pro gibi merkezi bir platform kullanıldığında, tüm rezervasyon, biletleme, iptal ve iade işlemleri sistem üzerinden yapılır. Hiçbir işlem kayıtsız kalmaz. Sistem, her hareketin dijital bir ayak izini (log) tutar.
Kurumsal.pro Suiistimalleri Nasıl Önler?
Otomatik İade Yönetimi
Sistem üzerinden iptal edilen bir biletin iadesi, otomatik olarak biletin satın alındığı karta veya şirketin cari hesabına yapılır. Çalışanın şahsi hesabına iade yapılması teknik olarak engellenir.
Detaylı Onay Ekranı
Yöneticiler onay verirken sadece toplam tutarı değil, harcamanın detaylarını (oda tipi, ekstra hizmetler vb.) görür. Şüpheli bir durum varsa (örneğin "Double Room" seçimi), tek tıkla reddedebilir veya açıklama isteyebilir.
Zaman ve Konum Doğrulaması
Uçuş tarihleri ve konaklama süreleri, personelin iş planı veya izin durumu ile otomatik olarak karşılaştırılır. İzinli olduğu güne iş seyahati girmesi engellenir.
Anormallik Tespiti (Anomaly Detection)
Sistem, geçmiş verileri analiz ederek standart dışı harcamaları tespit eder. "Bu departmanın ortalama otel harcaması 2000 TL iken, bu kişi neden 5000 TL harcadı?" gibi uyarılar üretir.
Sık Sorulan Sorular
Çalışanlara ne kadar kısıtlama koymalıyız?
Amaç çalışanı kısıtlamak değil, şirket kaynaklarını korumaktır. Makul ve piyasa koşullarına uygun limitler (harcırah) belirlerseniz, çalışanlar zaten sistem dışına çıkma ihtiyacı hissetmez.
Sistem geçmişe dönük denetim yapabiliyor mu?
Evet. Tüm işlemler ve değişiklikler (log kayıtları) süresiz olarak saklanır. İstediğiniz zaman geçmişe dönük bir "Audit Report" (Denetim Raporu) alabilir, kimin ne zaman ne yaptığını görebilirsiniz.
Sadece kredi kartı ile mi çalışıyor?
Hayır. Kurumsal.pro cari hesap (açık hesap) ve kredi kartı (şahsi veya şirket) ile çalışabilir. Her ödeme yönteminde de aynı sıkı denetim kuralları geçerlidir.