"Şirketimiz için en uygun otel hangisidir?", "Uçak bileti ne zaman alınmalı?", "Yemek harcırahı ne kadar?" Eğer çalışanlarınız bu soruları sürekli size soruyorsa veya her biri kendi kafasına göre hareket ediyorsa, bir Kurumsal Seyahat Politikası'na ihtiyacınız var demektir. İyi yazılmış bir politika, hem şirketin bütçesini korur hem de çalışanların konforunu ve güvenliğini sağlar.
Seyahat Politikası Neden Gereklidir?
Yazılı bir kural seti olmadığında, "gri alanlar" oluşur. Kimi çalışan en lüks otelde kalmayı hakkı olarak görürken, kimi şirketi düşünerek güvenli olmayan bir pansiyonda kalabilir. Bu tutarsızlık, hem maliyet kontrolünü zorlaştırır hem de çalışanlar arasında "adaletsizlik" algısı yaratır.
Politika dokümanı; kimin, ne zaman, nasıl ve ne kadar harcama yapabileceğini netleştirir. Süreçleri standartlaştırır ve karar verme mekanizmasını hızlandırır.
Dengeyi Bulmak
Çok katı bir politika, çalışan memnuniyetini düşürür ve iş seyahatini eziyete dönüştürür. Çok gevşek bir politika ise bütçeyi deler geçer. Amaç, "Konfor" ve "Maliyet" arasındaki altın oranı bulmaktır.
Etkili Bir Politikanın Temel Unsurları
Politikanızın başarılı olması için şu başlıkları net bir şekilde içermesi gerekir:
Harcama Limitleri
"Makul fiyatlı otel" yerine "İstanbul için gecelik tavan fiyat 3000 TL, Londra için 200 GBP" gibi somut rakamlar belirleyin.
Onay Zinciri
Hangi tutarın altındaki işlemler onaysız geçecek? Hangi tutarın üzerindekiler Genel Müdür onayı gerektirecek?
Erken Rezervasyon
"Seyahat tarihinden en az 7 gün önce biletleme yapılmalıdır" kuralı, maliyetleri %20 düşürebilir.
Uçuş Sınıfı
"4 saatin altındaki uçuşlarda Ekonomi sınıfı zorunludur." gibi uçuş süresine dayalı mantıklı kurallar koyun.
Kağıt Üzerinden Dijitale: Kuralları Sisteme Gömmek
En iyi yazılmış politika bile, eğer uygulanmıyorsa bir kağıt parçasından ibarettir. Çalışanlar kuralları unutabilir veya görmezden gelebilir. Çözüm, politikanızı yazılıma entegre etmektir.
Kurumsal.pro ile seyahat politikanızı sisteme tanımlarsınız:
- Çalışan sisteme girdiğinde sadece politikasının izin verdiği otelleri ve uçuşları görür.
- Limit dışı bir seçim yapmaya çalıştığında sistem "Politika Dışı" uyarısı verir.
- İstisnai durumlar için (örneğin son dakika acil toplantı) "Kural Dışı Talep" oluşturabilir ancak bu talep üst yöneticinin özel onayına düşer.
Sık Sorulan Sorular
Politikamızı ne sıklıkla güncellemeliyiz?
Enflasyon ve piyasa koşulları nedeniyle yılda en az bir kez harcırah ve otel limitlerini gözden geçirmeniz önerilir. Sistem üzerinden bu güncellemeleri saniyeler içinde yapabilirsiniz.
Her departmana farklı kural koyabilir miyim?
Evet. Satış ekibi için farklı, üst yönetim için farklı seyahat politikaları tanımlayabilirsiniz. Kurumsal.pro departman ve kişi bazlı özelleştirmeye izin verir.
Politikaya uymayanları nasıl takip ederim?
"Politika Uyum Raporu"muz sayesinde, hangi departmanın veya personelin kuralları ne sıklıkla ihlal ettiğini grafiklerle görebilirsiniz.